Un servidor de archivos empresarial es un lugar de almacenamiento centralizado o espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados colaborar en archivos y carpetas. Hay varias razones para migrar servidores de archivos a otra ubicación. Este artículo se centra en las razones que apoyan a los trabajadores remotos y móviles.
Un servidor de archivos empresarial servidor de archivos es un almacenamiento o espacio de trabajo centralizado que permite a los empleados en dispositivos conectados (portátiles, PC, tabletas o incluso teléfonos móviles) acceder a archivos y carpetas y establecer un flujo de trabajo para la colaboración diaria en tareas relacionadas con el negocio. El término "servidor de archivos" generalmente se limita al acceso a través de una red local. Desde 2006, con la llegada de AWS y Amazon S3 y las diversas plataformas de sincronización y compartición de archivos como Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive, el concepto de servidor de archivos también está entrando en una nueva era en la nube. La abundancia de herramientas de sincronización hizo que la migración de servidores de archivos (también conocida como sincronización y compartición de archivos) se convirtiera en un tema candente a medida que la gente se daba cuenta de cómo Dropbox y OneDrive aseguraban que los archivos y carpetas estuvieran sincronizados y disponibles para los usuarios en todo momento. Hemos visto olas de migración donde los servidores de archivos han sido retirados y el contenido ha sido migrado de servidores de archivos a servicios externos de compartición de archivos como Dropbox y OneDrive. La motivación es hacer que los empleados sean más móviles y productivos. Algunas empresas encuentran las migraciones de servidores de archivos muy exitosas y útiles, mientras que otras tienen pocas esperanzas y algunas empresas ni siquiera quieren intentar la migración. Entonces, ¿cuáles son las razones de las diferentes experiencias de migración de diferentes empresas?
Estrictamente hablando, la sincronización y compartición de archivos y la migración de servidores de archivos son dos conceptos diferentes. La migración de servidores de archivos generalmente implica trasladar servidores de archivos de una versión antigua a una más nueva, como de Windows 2012 a Windows 2019, o migrar servidores de archivos físicos a un entorno virtualizado o a un entorno en la nube como VMWare o Azure Files.
Dado que este artículo se centra en apoyar a los trabajadores remotos y móviles, trataremos la migración de servidores de archivos como si fuera sinónimo de sincronización y compartición de archivos, y nos centraremos en la opción más popular: migrar servidores de archivos a SharePoint y Azure Files.
Muchas empresas encuentran que las migraciones de servidores de archivos a Microsoft SharePoint son muy exitosas y útiles, mientras que otras tienen pocas esperanzas y algunas empresas ni siquiera quieren intentar la migración. Entonces, ¿cuáles son las razones de las diferentes experiencias de migración de diferentes organizaciones? Antes de responder a esa pregunta, primero veamos algunas de las limitaciones de SharePoint.
De acuerdo con la documentación de SharePoint Online:
"Aunque SharePoint Online puede almacenar 30 millones de documentos por biblioteca, para un rendimiento óptimo, recomendamos sincronizar no más de 300,000 archivos en todas las bibliotecas de documentos. Además, los mismos problemas de rendimiento pueden ocurrir si tienes 300,000 elementos o más en todas las bibliotecas que estás sincronizando, incluso si no estás sincronizando todos los elementos en esas bibliotecas..."
Anecdóticamente, sin embargo, el rendimiento comienza a degradarse después de 100,000 elementos. Y curiosamente, este número se menciona en la documentación de SharePoint en otros contextos. Ya sea 300,000 o 100,000, la conclusión es que en muchos entornos empresariales del mundo real con más archivos, el cliente de sincronización de OneDrive tiene serios problemas de rendimiento, por lo que los usuarios eventualmente tienen que cambiar a la interfaz web. Solo las organizaciones más pequeñas con los conjuntos de datos más pequeños pueden beneficiarse de la facilidad de uso de una unidad de red mapeada.
En comparación con la limitación de sincronización de OneDrive, la limitación de 5000 elementos de vista en una biblioteca es un problema más grave. Una vez que excedes los 5,000 elementos en una biblioteca, se vuelve casi inutilizable.
Posible Solución Alternativa
Reorganice los datos a través de múltiples sitios y bibliotecas de modo que ninguno tenga más de 100,000 archivos y carpetas. Si el cliente de OneDrive se conecta a sitios con más de 300,000 elementos en total, cambie a la interfaz web y no use la sincronización de OneDrive. Si el número total de sus archivos es pequeño, esta solución alternativa está bien.
Esta limitación es otro problema común al migrar archivos compartidos a SharePoint Online. Generalmente se manifiesta en un error como este:
"El nombre del archivo o carpeta especificado es demasiado largo. La ruta URL para todos los archivos y carpetas debe ser de 400 caracteres o menos (y no más de 400 caracteres para cualquier nombre de archivo o carpeta individual en la URL). Por favor, escriba un nombre de archivo o carpeta más corto."
La migración fallará para cualquier archivo que no cumpla con este requisito. Y dado que este es el límite superior para la URL relativa que contiene la ruta completa y el nombre de la biblioteca de documentos, esto sucede con demasiada frecuencia. El resultado es una migración incompleta o abortada.
Otro límite más serio que puede encontrar es el límite de 256 caracteres en su PC con Windows, cuando los usuarios sincronizan las bibliotecas de documentos de SharePoint Online con sus PCs. El mensaje de error puede parecerse al siguiente:
"El nombre del archivo(s) sería demasiado largo para la carpeta de destino. Puede acortar el nombre del archivo e intentarlo de nuevo, o probar una ubicación que tenga una ruta más corta".
Posible Solución Alternativa
Utilice herramientas que acorten automáticamente los nombres para cumplir con los requisitos. Esto es una solución provisional arriesgada sugerida porque los archivos no están aislados. Tipos de archivos comunes como Adobe InDesign o AutoCAD tienen archivos vinculados desde el archivo principal a los archivos de soporte. Si el nombre del archivo se trunca, la integridad del conjunto de archivos ya no está garantizada. Utilice esta solución provisional solo si sus archivos están aislados.
Además de reorganizar los datos del servidor de archivos en diferentes silos en diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar los permisos también es un gran dolor de cabeza.
Las siguientes citas ilustran por qué algunas personas sienten que la herencia de permisos no es compatible con SharePoint, mientras que otras señalan que sí lo es. Es confuso porque el soporte está ahí, pero solo para conjuntos de datos relativamente pequeños. La documentación explica:
"Una lista puede tener hasta 30 millones de elementos, y una biblioteca puede tener hasta 30 millones de archivos y carpetas. Cuando una lista, biblioteca o carpeta contiene más de 100,000 elementos, no puedes romper la herencia de permisos en la lista, biblioteca o carpeta. Tampoco puedes volver a heredar los permisos en ella. Sin embargo, aún puedes romper la herencia en los elementos individuales dentro de esa lista, biblioteca o carpeta, hasta el número máximo de permisos únicos en la lista o biblioteca..."
Esto puede convertir la migración y gestión de permisos en una pesadilla de reorganización de datos para evitar romper manualmente la herencia de permisos para elementos en la lista, biblioteca o carpeta.
Posible Solución Alternativa
Reorganice los datos en múltiples sitios y bibliotecas de modo que ninguno tenga más de 100,000 archivos y carpetas. Rehaga los permisos de carpetas y archivos cuando se reorganicen los archivos y carpetas. Esto no es una solución temporal, sino más bien una forma tediosa de migrar datos.
Muchas empresas también encuentran útil la migración de servidores de archivos a Microsoft Azure Files. La migración es más complicada e implica la sincronización de Active Directory Sync para sincronizar las identidades de Azure AD, Azure File Sync para sincronizar archivos del servidor de archivos local a Azure File Server, y también la apertura de puertos que no son HTTP y no HTTPS en el firewall para permitir la transferencia de archivos. Debido al proceso complicado y los requisitos del firewall, la migración de archivos de Azure generalmente está reservada para organizaciones que migran todos los activos digitales a la nube de Microsoft Azure. También es buena por otras razones, como la reducción de la carga administrativa, pero no ofrece mucha ventaja sobre la configuración original en las instalaciones desde la perspectiva de apoyo a trabajadores remotos y móviles.
Dado que SharePoint está estrechamente integrado con OneDrive y OneDrive ha adoptado el método general de sincronización y compartición de archivos para transferir archivos, la función tradicional de mapeo de unidades es reemplazada por una carpeta de sincronización en el escritorio. Muchos procesos de negocio y aplicaciones dependen del antiguo método de mapeo de unidades. Si su negocio depende de este tipo de mapeo de unidades, la migración a SharePoint no es para usted.
Debido a que SharePoint está alojado por Microsoft y sirve a múltiples organizaciones de manera multiusuario, tiene políticas predefinidas para la copia de seguridad y restauración de datos. Si necesita un servicio especial de copia de seguridad de datos o una política de retención de datos avanzada, no puede depender de SharePoint para proporcionarle esos servicios de datos.
Como se documenta en las limitaciones de SharePoint mencionadas anteriormente, una migración exitosa de SharePoint puede requerir una reorganización del repositorio de datos. Sin embargo, la reorganización puede provocar que las aplicaciones existentes ya no funcionen en SharePoint. Ciertas aplicaciones, como AutoCAD, SolidWorks y Adobe InDesign, pueden dejar de funcionar con documentos en SharePoint. Muchas empresas del sector del diseño y la arquitectura encuentran muy difícil migrar a SharePoint.
A veces es necesario almacenar archivos en una región específica para cumplir con las regulaciones. Ciertas industrias tienen sus propias políticas que rigen el acceso y seguimiento de datos. Si necesita saber exactamente dónde se alojan sus datos, mantener el rastro de auditoría del historial de acceso a archivos y conservar un período de retención de datos de 3 a 6 años, la migración a SharePoint no es la solución adecuada para usted.
Cuanto más grande es el conjunto de datos, más complejo se vuelve el proceso de migración. Cuanto más tiempo lleva, más propenso a errores se vuelve el proceso y mayor es el costo. La migración de servidores de archivos a SharePoint generalmente se realiza utilizando la Herramienta de Migración de SharePoint (SPMT). A menudo, el SPMT emite mensajes de error pidiéndote que acortes los nombres de los archivos o dividas los archivos en diferentes bibliotecas, lo que hace que la migración sea aún más compleja.
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