Ein Unternehmensdateiserver ist ein zentralisierter Speicherort oder Arbeitsbereich, der es Mitarbeitern auf verbundenen Geräten ermöglicht, gemeinsam an Dateien und Ordnern zu arbeiten. Es gibt mehrere Gründe, Dateiserver an einen anderen Ort zu migrieren. Dieser Artikel konzentriert sich auf Gründe, die Fern- und mobile Mitarbeiter unterstützen.
Ein Unternehmens-Dateiserver ist ein zentralisierter Speicher- oder Arbeitsbereich, der es Mitarbeitern auf verbundenen Geräten (Laptops, PCs, Tablets oder sogar Mobiltelefone) ermöglicht, auf Dateien und Ordner zuzugreifen und einen Arbeitsablauf für die tägliche Zusammenarbeit bei geschäftsbezogenen Aufgaben zu etablieren. Der Begriff "Dateiserver" ist normalerweise auf den Zugriff über ein lokales Netzwerk beschränkt. Seit 2006, mit dem Aufkommen von AWS und Amazon S3 und den verschiedenen Plattformen für Dateisynchronisation und -freigabe wie Box, Dropbox, Google Drive und OneDrive, tritt der Begriff Dateiserver auch in eine ganz neue Cloud-Ära ein. Die Fülle an Synchronisationswerkzeugen machte die Migration von Dateiservern (auch bekannt als Dateisynchronisation und -freigabe) zu einem heißen Thema, als die Menschen erkannten, wie Dropbox und OneDrive sicherstellten, dass Dateien und Ordner synchronisiert und jederzeit für die Benutzer verfügbar waren. Wir haben Migrationswellen gesehen, bei denen Dateiserver stillgelegt und Inhalte von Dateiservern zu externen Dateifreigabediensten wie Dropbox und OneDrive migriert wurden. Das Ziel ist es, die Mitarbeiter mobiler und produktiver zu machen. Einige Unternehmen finden Dateiservermigrationen sehr erfolgreich und hilfreich, während andere wenig Hoffnung haben und einige Unternehmen nicht einmal den Versuch einer Migration unternehmen wollen. Also, was sind die Gründe für die unterschiedlichen Migrationserfahrungen verschiedener Unternehmen?
Streng genommen sind Dateisynchronisation und -freigabe und die Migration von Dateiservern zwei verschiedene Konzepte. Die Migration von Dateiservern beinhaltet typischerweise die Übertragung von Dateiservern von einer alten Version auf eine neuere Version, wie zum Beispiel von Windows 2012 auf Windows 2019, oder die Migration physischer Dateiserver in eine virtualisierte Umgebung oder eine Cloud-Umgebung wie VMWare oder Azure Files.
Da dieser Artikel die Unterstützung von Remote- und mobilen Mitarbeitern behandelt, werden wir die Migration von Dateiservern behandeln, als wäre sie synonym mit Datei-Synchronisation und -Teilung und uns auf die beliebteste Option konzentrieren - die Migration von Dateiservern zu SharePoint und Azure Files.
Viele Unternehmen finden die Migration von Dateiservern zu Microsoft SharePoint sehr erfolgreich und hilfreich, während andere wenig Hoffnung haben und einige Unternehmen den Versuch der Migration gar nicht erst unternehmen wollen. Was sind also die Gründe für die unterschiedlichen Migrationserfahrungen verschiedener Organisationen? Bevor wir diese Frage beantworten, sollten wir uns zunächst einige der Einschränkungen von SharePoint ansehen.
Laut der SharePoint Online-Dokumentation:
"Obwohl SharePoint Online 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek speichern kann, empfehlen wir für eine optimale Leistung, nicht mehr als 300.000 Dateien über alle Dokumentbibliotheken hinweg zu synchronisieren. Zusätzlich können die gleichen Leistungsprobleme auftreten, wenn Sie 300.000 Elemente oder mehr über alle Bibliotheken, die Sie synchronisieren, haben, selbst wenn Sie nicht alle Elemente in diesen Bibliotheken synchronisieren..."
Anekdotisch gesehen beginnt die Leistung jedoch nach 100.000 Elementen zu sinken. Und seltsamerweise wird diese Zahl in anderen Kontexten in der SharePoint-Dokumentation erwähnt. Ob es nun 300.000 oder 100.000 sind, das Fazit ist, dass in vielen realen Unternehmensumgebungen mit mehr Dateien der OneDrive-Synchronisierungsclient ernsthafte Leistungsprobleme hat, sodass die Benutzer letztendlich auf die Weboberfläche umsteigen müssen. Nur die kleinsten Organisationen mit den kleinsten Datensätzen können von der Benutzerfreundlichkeit eines zugeordneten Laufwerks profitieren.
Im Vergleich zur OneDrive-Synchronisierungsbegrenzung ist die Begrenzung von 5000 Elementen in der Ansicht in einer Bibliothek ein ernsteres Problem. Sobald Sie mehr als 5.000 Elemente in einer Bibliothek haben, wird diese nahezu unbrauchbar.
Möglicher Umweg
Organisieren Sie Daten über mehrere Standorte und Bibliotheken neu, sodass keiner mehr als 100.000 Dateien und Ordner enthält. Wenn der OneDrive-Client eine Verbindung zu Websites mit mehr als 300.000 Gesamtobjekten herstellt, wechseln Sie zur Weboberfläche und verwenden Sie nicht die OneDrive-Synchronisierung. Wenn die Gesamtzahl Ihrer Dateien gering ist, ist dieser Workaround in Ordnung.
Diese Einschränkung ist ein weiteres häufiges Problem beim Migrieren von Dateifreigaben zu SharePoint Online. Sie äußert sich normalerweise in einer Fehlermeldung wie dieser:
"Der angegebene Datei- oder Ordnername ist zu lang. Der URL-Pfad für alle Dateien und Ordner darf 400 Zeichen oder weniger betragen (und für keinen einzelnen Datei- oder Ordnernamen in der URL mehr als 400 Zeichen). Bitte geben Sie einen kürzeren Datei- oder Ordnernamen ein."
Die Migration wird für alle Dateien fehlschlagen, die diese Anforderung nicht erfüllen. Und da dies das obere Limit für die relative URL ist, die den gesamten Pfad und Namen der Dokumentbibliothek enthält, tritt dies viel zu oft auf. Das Ergebnis ist eine unvollständige oder abgebrochene Migration.
Ein weiteres, ernsteres Limit, auf das Sie stoßen könnten, ist das 256-Zeichen-Limit auf Ihrem Windows-PC, wenn Benutzer SharePoint Online-Dokumentbibliotheken mit ihren PCs synchronisieren. Die Fehlermeldung könnte wie folgt aussehen:
"Der Dateiname wäre für den Zielordner zu lang. Sie können den Dateinamen kürzen und es erneut versuchen, oder einen Ort auswählen, der einen kürzeren Pfad hat."
Möglicher Umweg
Verwenden Sie Werkzeuge, die Namen automatisch kürzen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Dies ist ein riskanter Umweg, der vorgeschlagen wird, weil die Dateien nicht isoliert sind. Gängige Dateitypen wie Adobe InDesign oder AutoCAD haben alle verknüpfte Dateien vom Hauptdokument zu den unterstützenden Dateien. Wenn der Dateiname gekürzt wird, ist die Integrität des Dateipakets nicht mehr gewährleistet. Verwenden Sie diesen Umweg nur, wenn Ihre Dateien isoliert sind.
Neben der Neuorganisation von Dateiserverdaten in verschiedenen Silos in unterschiedlichen Dokumentbibliotheken ist auch die Neuorganisation von Berechtigungen ein großes Problem.
Die folgenden Zitate veranschaulichen, warum einige Leute der Meinung sind, dass das Aufheben der Berechtigungsvererbung von SharePoint nicht unterstützt wird, während andere darauf hinweisen, dass es unterstützt wird. Es ist verwirrend, weil die Unterstützung vorhanden ist, aber nur für relativ kleine Datensätze. Die Dokumentation erklärt:
"Eine Liste kann bis zu 30 Millionen Elemente enthalten, und eine Bibliothek kann bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner haben. Wenn eine Liste, Bibliothek oder ein Ordner mehr als 100.000 Elemente enthält, können Sie die Berechtigungsvererbung für die Liste, Bibliothek oder den Ordner nicht aufheben. Sie können auch keine Berechtigungen darauf erneut vererben. Sie können jedoch weiterhin die Vererbung für die einzelnen Elemente innerhalb dieser Liste, Bibliothek oder dieses Ordners aufheben, bis zur maximalen Anzahl von eindeutigen Berechtigungen in der Liste oder Bibliothek..."
Dies kann die Berechtigungsmigration und -verwaltung zu einem Albtraum der Datenreorganisation machen, um das manuelle Aufheben der Berechtigungsvererbung für Elemente in der Liste, Bibliothek oder dem Ordner zu vermeiden.
Möglicher Umweg
Organisieren Sie Daten über mehrere Standorte und Bibliotheken neu, sodass keiner mehr als 100.000 Dateien und Ordner enthält. Setzen Sie die Ordner- und Dateiberechtigungen zurück, wenn Dateien und Ordner neu organisiert werden. Dies ist keine Umgehungslösung, sondern eine mühsame Methode zur Datenmigration.
Viele Unternehmen finden auch die Migration von Dateiservern zu Microsoft Azure Files hilfreich. Die Migration ist komplizierter und beinhaltet die Synchronisation von Active Directory Sync, um Azure AD-Identitäten zu synchronisieren, Azure File Sync, um Dateien vom lokalen Dateiserver zum Azure File Server zu synchronisieren, sowie das Öffnen von nicht-HTTP- und nicht-HTTPS-Ports in der Firewall, um die Dateiübertragung zu ermöglichen. Aufgrund des komplizierten Prozesses und der Firewall-Anforderungen ist die Azure-Dateimigration in der Regel Organisationen vorbehalten, die alle digitalen Assets in die Microsoft Azure-Cloud migrieren. Es ist auch aus anderen Gründen gut, wie zum Beispiel reduzierter administrativer Aufwand, bietet jedoch aus der Perspektive der Unterstützung von entfernten und mobilen Mitarbeitern kaum Vorteile gegenüber der ursprünglichen lokalen Konfiguration.
Da SharePoint eng mit OneDrive integriert ist und OneDrive die allgemeine Methode des Datei-Synchronisierens und -Teilens zum Übertragen von Dateien übernommen hat, wird die traditionelle Funktion des Laufwerksmappings durch einen Synchronisierungsordner auf dem Desktop ersetzt. Viele Geschäftsprozesse und Anwendungen sind von der alten Methode des Laufwerksmappings abhängig. Wenn Ihr Geschäft auf diese Art von Laufwerksmapping angewiesen ist, ist eine SharePoint-Migration nichts für Sie.
Da SharePoint von Microsoft gehostet wird und mehrere Organisationen auf eine Multi-Tenant-Weise bedient, gibt es vordefinierte Richtlinien für die Datensicherung und -wiederherstellung. Wenn Sie einen speziellen Datensicherungsdienst oder eine erweiterte Datenbehalterichtlinie benötigen, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass SharePoint Ihnen diese Datendienste bietet.
Wie oben in den SharePoint-Beschränkungen dokumentiert, kann eine erfolgreiche SharePoint-Migration eine Neuorganisation des Datenrepositories erfordern. Die Umstrukturierung kann jedoch dazu führen, dass bestehende Anwendungen nicht mehr auf SharePoint laufen. Bestimmte Anwendungen, wie AutoCAD, SolidWorks und Adobe InDesign, funktionieren möglicherweise nicht mehr mit Dokumenten auf SharePoint. Viele Unternehmen aus dem Design- und Architekturbereich finden es sehr schwierig, zu SharePoint zu migrieren.
Dateien müssen manchmal in einer bestimmten Region gespeichert werden, um Vorschriften einzuhalten. Bestimmte Branchen haben eigene Richtlinien, die den Datenzugriff und die Nachverfolgung regeln. Wenn Sie genau wissen müssen, wo Ihre Daten gehostet werden, die Prüfspur der Dateizugriffshistorie behalten und einen Datenhaltungszeitraum von 3 bis 6 Jahren einhalten müssen, ist die SharePoint-Migration nicht die richtige Lösung für Sie.
Je größer der Datensatz ist, desto komplexer wird der Migrationsprozess. Je länger er dauert, desto fehleranfälliger wird er und desto höher sind die Kosten. Die Migration von Dateiservern zu SharePoint wird in der Regel mit dem SharePoint Migration Tool (SPMT) durchgeführt. Oft gibt das SPMT Fehlermeldungen aus, die Sie auffordern, Dateinamen zu kürzen oder Dateien in verschiedene Bibliotheken aufzuteilen, was die Migration noch komplexer macht.
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