Qu’est-ce que la migration de serveur de fichiers et quelles sont les limites ?

Migration du serveur de fichiers

Un serveur de fichiers d'entreprise est un emplacement de stockage centralisé ou un espace de travail qui permet aux employés utilisant des appareils connectés de collaborer sur des fichiers et des dossiers. Il existe plusieurs raisons de migrer les serveurs de fichiers vers un autre emplacement. Cet article se concentre sur les raisons qui soutiennent les travailleurs distants et mobiles.

File Server Migration

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Les serveurs de fichiers à l'ère du cloud

Un serveur de fichiers est un stockage ou espace de travail centralisé qui permet aux employés utilisant des appareils connectés (ordinateurs portables, PC, tablettes ou même téléphones portables) d'accéder aux fichiers et aux dossiers et d'établir un flux de travail pour une collaboration quotidienne sur les tâches liées à l'entreprise. Le terme « serveur de fichiers » est généralement limité à l'accès via un réseau local. Depuis 2006, avec l'avènement de AWS et Amazon S3 et les différentes synchronisations de fichiers et Sur les plateformes de partage telles que Box, Dropbox, Google Drive et OneDrive, le concept de serveur de fichiers entre également dans une toute nouvelle ère du cloud. L'abondance d'outils de synchronisation a fait de la migration des serveurs de fichiers (c'est-à-dire synchronisation et partage de fichiers) un sujet brûlant, car les gens ont réalisé comment Dropbox et OneDrive garantissaient que les fichiers et les dossiers étaient synchronisés et disponibles pour les utilisateurs à tout moment. Nous avons assisté à des vagues de migration au cours desquelles les serveurs de fichiers ont été retirés et le contenu a été migré des serveurs de fichiers vers des services de partage de fichiers externes comme Dropbox et OneDrive. La motivation est de rendre les employés plus mobiles et plus productifs. Certaines entreprises trouvent les migrations de serveurs de fichiers très réussies et utiles, tandis que d'autres ont peu d'espoir et certaines entreprises ne veulent même pas tenter la migration. Alors, quelles sont les raisons des différentes expériences de migration des différentes entreprises ?

File Servers in the Cloud Era

Synchronisation et partage de fichiers et migration de serveur de fichiers

À proprement parler, la synchronisation et le partage de fichiers et la migration de serveur de fichiers sont deux concepts différents. La migration de serveurs de fichiers implique généralement la migration de serveurs de fichiers d'une ancienne version vers une version plus récente, par exemple de Windows 2012 vers Windows 2019, ou la migration de serveurs de fichiers physiques vers un environnement virtualisé ou un environnement cloud tel que VMWare ou Azure Files.

File Sync and Share and File Server Migration
  • File-Sync-and-Share a été lancé comme espace réservé pour Dropbox, car Dropbox a rendu File-Sync-and-Share populaire.
  • De nombreux services de synchronisation et de partage de fichiers ont vu le jour après Dropbox, notamment Box, Citrix ShareFile, Google Drive et OneDrive. Tous ces services occupaient ensemble le marché de la synchronisation et du partage de fichiers.
  • Si la plupart des services de synchronisation et de partage de fichiers ont commencé comme services grand public, nombre d’entre eux ont également été utilisés dans les entreprises.
  • Microsoft a combiné OneDrive, SharePoint et Microsoft Teams pour créer le service de migration de serveur de fichiers le plus populaire dans le monde des affaires.
  • La migration des serveurs de fichiers d'entreprise signifiait généralement la migration des serveurs de fichiers Windows internes vers des services Microsoft tels que SharePoint ou Azure Files.
  • Amazon Web Service et Google Cloud continuent de défier Microsoft pour la position de leader en matière de migration de serveurs de fichiers. Par conséquent, la migration des serveurs de fichiers signifie également migrer les serveurs de fichiers vers les cloud publics des 3 grands ou vers des services de stockage objet comme Amazon S3.

Étant donné que cet article se concentre sur la prise en charge des travailleurs distants et mobiles, nous traiterons la migration de serveur de fichiers comme si elle était synonyme de synchronisation et de partage de fichiers et nous concentrerons sur l'option la plus populaire : la migration des serveurs de fichiers vers SharePoint et Azure Files.

File Server Migration to SharePoint

Migration du serveur de fichiers vers SharePoint

De nombreuses entreprises trouvent les migrations de serveurs de fichiers vers Microsoft SharePoint très réussies et utiles, tandis que d'autres ont peu d'espoir et certaines entreprises ne souhaitent même pas tenter la migration. Alors, quelles sont les raisons des différentes expériences de migration des différentes organisations ? Avant de répondre à cette question, examinons d'abord certaines des limitations de SharePoint.

Limite SharePoint n° 1 : éléments à synchroniser et éléments de la bibliothèque

Selon la cible Documentation SharePoint Online :

"Bien que SharePoint Online puisse stocker 30 millions de documents par bibliothèque, pour des performances optimales, nous recommandons de ne pas synchroniser plus de 300 000 fichiers dans toutes les bibliothèques de documents. De plus, les mêmes problèmes de performances peuvent survenir si vous disposez de 300 000 éléments ou plus dans toutes les bibliothèques que vous synchronisez, même si vous ne synchronisez pas tous les éléments de ces bibliothèques..."

Cependant, de manière anecdotique, les performances commencent à se dégrader après 100 000 éléments. Et curieusement, ce numéro est mentionné dans la documentation SharePoint dans d'autres contextes. Qu'il s'agisse de 300 000 ou de 100 000, l'essentiel est que dans de nombreux environnements d'entreprise réels comportant davantage de fichiers, le client de synchronisation OneDrive présente de sérieux problèmes de performances, de sorte que les utilisateurs doivent finalement passer à l'interface Web. Seules les plus petites organisations disposant des plus petits ensembles de données peuvent bénéficier de la facilité d'utilisation d'un lecteur mappé.

Par rapport à la limitation de synchronisation OneDrive, la limitation de 5 000 éléments d'affichage dans une bibliothèque est un problème plus grave. Une fois que l’on dépasse les 5 000 éléments dans une bibliothèque, celle-ci devient quasiment inutilisable.

Solution de contournement possible

Réorganisez les données sur plusieurs sites et bibliothèques afin qu'aucun ne contienne plus de 100 000 fichiers et dossiers. Si le client OneDrive se connecte à des sites contenant plus de 300 000 éléments au total, passez à l'interface Web et n'utilisez pas la synchronisation OneDrive. Si le nombre total de vos fichiers est petit, cette solution de contournement est correcte.

Maximum Name Length Limitations

Limite SharePoint n°2 : limitations maximales de la longueur du nom

Cette limitation constitue un autre problème courant lors de la migration de partages de fichiers vers SharePoint Online. Cela se manifeste généralement par une erreur comme celle-ci :

"Le nom du fichier ou du dossier spécifié est trop long. Le chemin de l'URL de tous les fichiers et dossiers doit contenir au maximum 400 caractères (et pas plus de 400 caractères pour tout nom de fichier ou de dossier unique dans l'URL). Veuillez saisir un nom de fichier ou de dossier plus court."

La migration échouera pour tous les fichiers qui ne répondent pas à cette exigence. Et comme il s'agit de la limite supérieure pour l'URL relative contenant le chemin complet et le nom de la bibliothèque de documents, cela arrive beaucoup trop souvent. Le résultat est une migration incomplète ou interrompue.

Une autre limite plus sérieuse que vous pouvez rencontrer est la limite de 256 caractères sur votre PC Windows, lorsque les utilisateurs synchronisent les bibliothèques de documents SharePoint Online avec leur PC. Le message d'erreur peut ressembler à ce qui suit :

"Le(s) nom(s) de fichier seraient trop longs pour le dossier de destination. Vous pouvez raccourcir le nom du fichier et réessayer, ou essayer un emplacement dont le chemin d'accès est plus court. ".

Solution de contournement possible

Utilisez des outils qui raccourcissent automatiquement les noms pour répondre aux exigences. Il s'agit d'une solution de contournement effrayante suggérée car les fichiers ne sont pas isolés. Les types de fichiers courants comme Adobe InDesign ou AutoCAD ont tous des fichiers liés du fichier principal aux fichiers de support. Si le nom du fichier est tronqué, l'intégrité du groupe de fichiers n'est plus garantie. Utilisez cette solution de contournement uniquement si vos fichiers sont isolés.

SharePoint Online Limitation

Limite SharePoint n°3 : coûts prohibitifs de la réorganisation des données

En plus de réorganiser les données du serveur de fichiers dans différents silos dans différentes bibliothèques de documents, la réorganisation des autorisations est également un véritable casse-tête.

Les citations suivantes illustrent pourquoi certaines personnes estiment que la rupture de l'héritage des autorisations n'est pas prise en charge par SharePoint, tandis que d'autres soulignent que c'est le cas. C'est déroutant car le support existe, mais uniquement pour des ensembles de données relativement petits. La documentation explique :

"Une liste peut contenir jusqu'à 30 millions d'éléments et une bibliothèque peut contenir jusqu'à 30 millions de fichiers et de dossiers. Lorsqu'une liste, une bibliothèque ou un dossier contient plus de 100 000 éléments, vous pouvez Vous ne pouvez pas interrompre l'héritage des autorisations sur la liste, la bibliothèque ou le dossier. Vous ne pouvez pas non plus réhériter des autorisations sur celui-ci. Cependant, vous pouvez toujours interrompre l'héritage sur les éléments individuels de cette liste, bibliothèque ou dossier, jusqu'au nombre maximum de autorisations uniques dans la liste ou la bibliothèque..."

Cela peut transformer la migration et la gestion des autorisations en un cauchemar de réorganisation des données pour éviter de rompre manuellement l'héritage des autorisations pour les éléments de la liste, de la bibliothèque ou du dossier.

Solution de contournement possible

Réorganisez les données sur plusieurs sites et bibliothèques afin qu'aucun ne contienne plus de 100 000 fichiers et dossiers. Rétablissez les autorisations des dossiers et des fichiers lorsque les fichiers et les dossiers sont réorganisés. Il ne s'agit pas d'une solution de contournement, mais plutôt d'une manière fastidieuse de migrer des données.

File Server Migration to Azure Files

Migration du serveur de fichiers vers Azure Files

De nombreuses entreprises trouvent également utiles les migrations de serveurs de fichiers vers Microsoft Azure Files. La migration est plus compliquée et implique Active Directory Sync pour synchroniser les identités Azure AD, Azure File Sync pour synchroniser les fichiers du serveur de fichiers local vers Azure File Server, ainsi que l'ouverture de ports non HTTP et non HTTPS sur le pare-feu pour permettre le transfert de fichiers. En raison du processus complexe et des exigences en matière de pare-feu, Azure File Migration est généralement réservé aux organisations migrant tous les actifs numériques vers le cloud Microsoft Azure. Cette solution est également intéressante pour d'autres raisons, telles que la réduction des frais administratifs, mais n'offre pas beaucoup d'avantages par rapport à la configuration sur site d'origine du point de vue de la prise en charge des travailleurs distants et mobiles.

Les cinq obstacles - Migration du serveur de fichiers vers SharePoint

Compatibilité du mappage de lecteur vers l'arrière

Service de données flexible

Compatibilité des applications

Propriété et contrôle

Complexité migratoire

Backward Drive Mapping Compatibility

Compatibilité du mappage de lecteur vers l'arrière

Étant donné que SharePoint est étroitement intégré à OneDrive et que OneDrive a adopté la méthode générale de synchronisation et de partage de fichiers pour transférer des fichiers, la fonction traditionnelle de mappage de lecteur est remplacée par un dossier de synchronisation sur le bureau. De nombreux processus métier et applications dépendent de l’ancienne méthode de mappage des lecteurs. Si votre entreprise dépend de ce type de mappage de lecteurs, la migration SharePoint n'est pas pour vous.

Flexible Data Service

Service de données flexible

Étant donné que SharePoint est hébergé par Microsoft et dessert plusieurs organisations de manière mutualisée, il dispose de politiques prédéfinies pour la sauvegarde et la restauration des données. Si vous avez besoin d'un service de sauvegarde de données spécial ou d'une politique avancée de conservation des données, vous ne pouvez pas compter sur SharePoint pour vous fournir ces services de données.

Application Compatibility

Compatibilité des applications

Comme indiqué dans les limitations SharePoint ci-dessus, une migration SharePoint réussie peut nécessiter une réorganisation du référentiel de données. Cependant, la réorganisation peut entraîner la non-exécution des applications existantes sur SharePoint. Certaines applications, telles qu'AutoCAD, SolidWorks et Adobe InDesign, peuvent ne plus fonctionner avec des documents sur SharePoint. De nombreuses entreprises du secteur du design et de l’architecture éprouvent de nombreuses difficultés à migrer vers SharePoint.

Ownership and Control

Propriété et contrôle

Les fichiers doivent parfois être stockés dans une région spécifique pour se conformer à la réglementation. Certains secteurs ont leurs propres politiques qui régissent l'accès et le suivi des données. Si vous avez besoin de savoir exactement où vos données sont hébergées, de conserver la trace d'audit de l'historique d'accès aux fichiers et de conserver 3 à 6 ans de période de conservation des données, la migration SharePoint n'est pas la bonne solution pour vous.

Migration Complexity

Complexité migratoire

Plus l’ensemble de données est volumineux, plus le processus de migration est complexe. Plus cela prend de temps, plus le processus devient sujet aux erreurs et plus le coût est élevé. La migration des serveurs de fichiers vers SharePoint s'effectue généralement à l'aide de l'outil de migration SharePoint (SPMT). Souvent, le SPMT affiche des messages d'erreur vous demandant de raccourcir les noms de fichiers ou de diviser les fichiers en différentes bibliothèques, ce qui rend la migration encore plus complexe.

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