Um servidor de arquivos empresarial é um local de armazenamento centralizado ou espaço de trabalho que permite aos funcionários em dispositivos conectados colaborar em arquivos e pastas. Existem várias razões para migrar servidores de arquivos para outro local. Este artigo concentra-se em razões que apoiam trabalhadores remotos e móveis.
Um servidor de arquivos empresarial servidor de arquivos é um armazenamento centralizado ou espaço de trabalho que permite que funcionários em dispositivos conectados (laptops, PC, tablets ou até celulares) acessem arquivos e pastas e estabeleçam um fluxo de trabalho para a colaboração diária em tarefas relacionadas aos negócios. O termo "servidor de arquivos" geralmente se limita ao acesso por uma rede local. Desde 2006, com o advento da AWS e do Amazon S3 e as várias plataformas de sincronização e compartilhamento de arquivos como Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive, o conceito de servidor de arquivos também está entrando em uma nova era na nuvem. A abundância de ferramentas de sincronização tornou a migração de servidores de arquivos (também conhecida como sincronização e compartilhamento de arquivos) um tópico quente à medida que as pessoas perceberam como Dropbox e OneDrive garantiam que arquivos e pastas estivessem sincronizados e disponíveis para os usuários o tempo todo. Vimos ondas de migração onde servidores de arquivos foram aposentados e o conteúdo foi migrado de servidores de arquivos para serviços externos de compartilhamento de arquivos como Dropbox e OneDrive. A motivação é tornar os funcionários mais móveis e produtivos. Algumas empresas acham as migrações de servidores de arquivos muito bem-sucedidas e úteis, enquanto outras têm pouca esperança e algumas empresas nem mesmo querem tentar a migração. Então, quais são as razões para as diferentes experiências de migração de diferentes empresas?
Falando estritamente, sincronização de arquivos e compartilhamento e migração de servidores de arquivos são dois conceitos diferentes. Migração de servidor de arquivos normalmente envolve migrar servidores de arquivos de uma versão antiga para uma mais recente, como de Windows 2012 para Windows 2019, ou migrar servidores de arquivos físicos para um ambiente virtualizado ou para um ambiente na nuvem como VMWare ou Azure Files.
Uma vez que este artigo se concentra no apoio a trabalhadores remotos e móveis, vamos tratar a migração de servidores de arquivos como se fosse sinônimo de sincronização e compartilhamento de arquivos, e focar na opção mais popular - migrar servidores de arquivos para o SharePoint e Azure Files.
Muitas empresas consideram as migrações de servidores de arquivos para o Microsoft SharePoint muito bem-sucedidas e úteis, enquanto outras têm pouca esperança e algumas empresas nem mesmo querem tentar a migração. Então, quais são as razões para as diferentes experiências de migração de diferentes organizações? Antes de respondermos a essa pergunta, vamos primeiro olhar para algumas das limitações do SharePoint.
De acordo com a documentação do SharePoint Online:
"Embora o SharePoint Online possa armazenar 30 milhões de documentos por biblioteca, para um desempenho ótimo, recomendamos sincronizar não mais do que 300.000 arquivos em todas as bibliotecas de documentos. Além disso, os mesmos problemas de desempenho podem ocorrer se você tiver 300.000 itens ou mais em todas as bibliotecas que está sincronizando, mesmo que não esteja sincronizando todos os itens nessas bibliotecas..."
Anedoticamente, no entanto, o desempenho começa a degradar após 100.000 itens. E curiosamente, esse número é mencionado na documentação do SharePoint em outros contextos. Seja 300.000 ou 100.000, o fato é que em muitos ambientes empresariais reais com mais arquivos, o cliente de sincronização do OneDrive apresenta sérios problemas de desempenho, então os usuários eventualmente têm que mudar para a interface Web. Apenas as organizações menores com os menores conjuntos de dados podem se beneficiar da facilidade de uso de um drive mapeado.
Comparado à limitação de sincronização do OneDrive, a limitação de 5000 itens em visualização em uma biblioteca é um problema mais sério. Uma vez que você exceda 5.000 itens em uma biblioteca, ela se torna quase inutilizável.
Solução Alternativa Possível
Reorganize os dados entre vários sites e bibliotecas de forma que nenhum tenha mais de 100.000 arquivos e pastas. Se o cliente OneDrive se conectar a sites com mais de 300.000 itens no total, mude para a interface web e não use a sincronização do OneDrive. Se o número total de seus arquivos for pequeno, essa solução alternativa é aceitável.
Esta limitação é outro problema comum ao migrar compartilhamentos de arquivos para o SharePoint Online. Geralmente se manifesta em um erro como este:
"O nome do arquivo ou pasta especificado é muito longo. O caminho da URL para todos os arquivos e pastas deve ter 400 caracteres ou menos (e não mais do que 400 caracteres para qualquer nome de arquivo ou pasta único na URL). Por favor, digite um nome de arquivo ou pasta mais curto."
A migração falhará para quaisquer arquivos que não atendam a este requisito. E como este é o limite superior para a URL relativa contendo todo o caminho e nome da biblioteca de documentos, isso acontece com muita frequência. O resultado é uma migração incompleta ou abortada.
Outro limite, mais sério, que você pode encontrar é o limite de 256 caracteres no seu PC Windows, quando os usuários sincronizam bibliotecas de documentos do SharePoint Online com seus PCs. A mensagem de erro pode parecer com a seguinte:
"O(s) nome(s) do(s) arquivo(s) seria(m) muito longo(s) para a pasta de destino. Você pode encurtar o nome do arquivo e tentar novamente, ou tentar um local que tenha um caminho mais curto".
Solução Alternativa Possível
Utilize ferramentas que automaticamente encurtam nomes para atender aos requisitos. Este é um paliativo arriscado sugerido porque os arquivos não estão isolados. Tipos comuns de arquivos como Adobe InDesign ou AutoCAD têm arquivos vinculados, do arquivo principal para os arquivos de apoio. Se o nome do arquivo for truncado, a integridade do conjunto de arquivos não é mais garantida. Utilize este paliativo apenas se seus arquivos estiverem isolados.
Além de reorganizar os dados do servidor de arquivos em diferentes silos em diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar as permissões também é uma grande dor de cabeça.
As seguintes citações ilustram por que algumas pessoas acham que a quebra de herança de permissões não é suportada pelo SharePoint, enquanto outras apontam que é. É confuso porque o suporte existe, mas apenas para conjuntos de dados relativamente pequenos. A documentação explica:
"Uma lista pode ter até 30 milhões de itens, e uma biblioteca pode ter até 30 milhões de arquivos e pastas. Quando uma lista, biblioteca ou pasta contém mais de 100.000 itens, você não pode quebrar a herança de permissões na lista, biblioteca ou pasta. Também não é possível re-herdar as permissões nela. No entanto, você ainda pode quebrar a herança nas itens individuais dentro dessa lista, biblioteca ou pasta, até o número máximo de permissões únicas na lista ou biblioteca..."
Isso pode transformar a migração e o gerenciamento de permissões em um pesadelo de reorganização de dados para evitar quebrar manualmente a herança de permissões para elementos na lista, biblioteca ou pasta.
Solução Alternativa Possível
Reorganize os dados em vários sites e bibliotecas de modo que nenhum tenha mais de 100.000 arquivos e pastas. Refaça as permissões de pastas e arquivos quando os arquivos e pastas forem reorganizados. Isso não é uma solução alternativa, mas sim uma maneira trabalhosa de migrar dados.
Muitas empresas também acham útil a migração de servidores de arquivos para o Microsoft Azure Files. A migração é mais complicada e envolve a sincronização do Active Directory Sync para sincronizar identidades do Azure AD, Azure File Sync para sincronizar arquivos do servidor de arquivos local para o Servidor de Arquivos Azure, e também a abertura de portas que não são HTTP e não são HTTPS no firewall para permitir a transferência de arquivos. Devido ao processo complicado e aos requisitos de firewall, a Migração de Arquivos Azure geralmente é reservada para organizações que estão migrando todos os ativos digitais para a nuvem da Microsoft Azure. Também é boa por outras razões, como a redução da sobrecarga administrativa, mas não oferece muita vantagem sobre a configuração original no local do ponto de vista de suporte a trabalhadores remotos e móveis.
Uma vez que o SharePoint está intimamente integrado com o OneDrive e o OneDrive adotou o método geral de sincronização e compartilhamento de arquivos para transferir arquivos, a função tradicional de mapeamento de unidades é substituída por uma pasta de sincronização na área de trabalho. Muitos processos de negócios e aplicações dependem do antigo método de mapeamento de unidades. Se o seu negócio depende deste tipo de mapeamento de unidades, a migração para o SharePoint não é para você.
Como o SharePoint é hospedado pela Microsoft e atende a várias organizações de maneira multi-tenant, ele possui políticas predefinidas para backup e restauração de dados. Se você precisar de um serviço especial de backup de dados ou de uma política avançada de retenção de dados, não pode contar com o SharePoint para fornecer esses serviços de dados.
Como documentado nas limitações do SharePoint acima, uma migração bem-sucedida do SharePoint pode exigir uma reorganização do repositório de dados. No entanto, a reorganização pode fazer com que aplicativos existentes não funcionem mais no SharePoint. Certos aplicativos, como AutoCAD, SolidWorks e Adobe InDesign, podem não funcionar mais com documentos no SharePoint. Muitas empresas do setor de design e arquitetura acham muito difícil migrar para o SharePoint.
Por vezes, os ficheiros precisam de ser armazenados numa região específica para cumprir com as regulamentações. Certas indústrias têm as suas próprias políticas que governam o acesso e o rastreamento de dados. Se precisa de saber exatamente onde os seus dados estão hospedados, manter o rastro de auditoria do histórico de acesso aos ficheiros, e manter um período de retenção de dados de 3 a 6 anos, a migração para o SharePoint não é a solução adequada para si.
Quanto maior o conjunto de dados, mais complexo se torna o processo de migração. Quanto mais tempo demora, mais propenso a erros o processo se torna e maiores são os custos. A migração de servidores de arquivos para o SharePoint é geralmente realizada utilizando a Ferramenta de Migração do SharePoint (SPMT). Frequentemente, o SPMT exibe mensagens de erro solicitando que você encurte os nomes dos arquivos ou divida os arquivos em diferentes bibliotecas, o que torna a migração ainda mais complexa.
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