Een enterprise-bestandsserver is een gecentraliseerde opslaglocatie of werkruimte die medewerkers op aangesloten apparaten in staat stelt om samen te werken aan bestanden en mappen. Er zijn verschillende redenen om bestandsservers naar een andere locatie te migreren. Dit artikel richt zich op redenen die ondersteuning bieden aan externe en mobiele werknemers.
Een enterprise fileserver is een gecentraliseerde opslag of werkruimte die werknemers op verbonden apparaten (laptops, pc's, tablets of zelfs mobiele telefoons) in staat stelt om bestanden en mappen te benaderen en een workflow te vestigen voor dagelijkse samenwerking aan zakelijke taken. De term "fileserver" wordt meestal beperkt tot toegang via een lokaal netwerk. Sinds 2006, met de komst van AWS en Amazon S3 en de verschillende platforms voor bestandssynchronisatie en -deling zoals Box, Dropbox, Google Drive en OneDrive, is het concept van de fileserver ook een geheel nieuw cloudtijdperk binnengegaan. De overvloed aan synchronisatietools maakte de migratie van fileservers (ook bekend als bestandssynchronisatie en -deling) een hot topic omdat mensen zich realiseerden hoe Dropbox en OneDrive ervoor zorgden dat bestanden en mappen gesynchroniseerd waren en altijd beschikbaar voor gebruikers. We hebben migratiegolven gezien waarbij fileservers werden afgeschaft en inhoud werd gemigreerd van fileservers naar externe bestandsdelingsdiensten zoals Dropbox en OneDrive. De motivatie is om werknemers mobieler en productiever te maken. Sommige bedrijven vinden migraties van fileservers zeer succesvol en nuttig, terwijl anderen weinig hoop hebben en sommige bedrijven willen zelfs de migratie niet eens proberen. Dus wat zijn de redenen voor de verschillende migratie-ervaringen van verschillende bedrijven?
Strikt genomen zijn bestandssynchronisatie-en-delen en bestandsservermigratie twee verschillende concepten. Bestandsservermigratie houdt typisch in dat bestandsservers worden gemigreerd van een oude versie naar een nieuwere versie, zoals van Windows 2012 naar Windows 2019, of het migreren van fysieke bestandsservers naar een gevirtualiseerde omgeving of een cloudomgeving zoals VMWare of Azure Files.
Aangezien dit artikel zich richt op het ondersteunen van externe en mobiele werknemers, zullen we bestandsservermigratie behandelen alsof het synoniem is met bestandssynchronisatie-en-delen en ons concentreren op de meest populaire optie - het migreren van bestandsservers naar SharePoint en Azure Files.
Veel bedrijven vinden migraties van bestandsservers naar Microsoft SharePoint zeer succesvol en nuttig, terwijl anderen weinig hoop hebben en sommige bedrijven de migratie zelfs niet willen proberen. Wat zijn de redenen voor de verschillende migratie-ervaringen van verschillende organisaties? Voordat we die vraag beantwoorden, laten we eerst eens kijken naar enkele van de beperkingen van SharePoint.
Volgens de SharePoint Online documentatie:
"Hoewel SharePoint Online 30 miljoen documenten per bibliotheek kan opslaan, raden we voor optimale prestaties aan om niet meer dan 300.000 bestanden te synchroniseren over alle documentbibliotheken. Daarnaast kunnen dezelfde prestatieproblemen optreden als u 300.000 items of meer heeft over alle bibliotheken die u synchroniseert, zelfs als u niet alle items in die bibliotheken synchroniseert..."
Anecdotisch gezien begint de prestatie echter te verslechteren na 100.000 items. En vreemd genoeg wordt dit aantal in andere contexten in de SharePoint-documentatie genoemd. Of het nu 300.000 of 100.000 is, de kern van de zaak is dat in veel echte bedrijfsomgevingen met meer bestanden, de OneDrive-synchronisatieclient ernstige prestatieproblemen heeft, dus gebruikers moeten uiteindelijk overschakelen naar de webinterface. Alleen de kleinste organisaties met de kleinste datasets kunnen profiteren van het gebruiksgemak van een gekoppelde schijf.
In vergelijking met de OneDrive-synchronisatielimiet is de limiet van 5000 weergave-items in een bibliotheek een ernstiger probleem. Zodra u meer dan 5.000 items in een bibliotheek heeft, wordt het bijna onbruikbaar.
Mogelijke Oplossing
Herstructureer gegevens over meerdere sites en bibliotheken zodat geen enkele meer dan 100.000 bestanden en mappen bevat. Als de OneDrive-client verbinding maakt met sites met meer dan 300.000 totale items, schakel dan over naar de webinterface en gebruik de OneDrive-synchronisatie niet. Als het totale aantal van uw bestanden klein is, is deze oplossing OK.
Deze beperking is een ander veelvoorkomend probleem bij het migreren van bestandsdelingen naar SharePoint Online. Het manifesteert zich meestal in een fout zoals deze:
"De opgegeven bestands- of mapnaam is te lang. Het URL-pad voor alle bestanden en mappen moet 400 tekens of minder zijn (en niet meer dan 400 tekens voor elke afzonderlijke bestands- of mapnaam in de URL). Typ alstublieft een kortere bestands- of mapnaam."
De migratie zal mislukken voor alle bestanden die niet aan deze vereiste voldoen. En aangezien dit de bovengrens is voor de relatieve URL die het volledige pad en de naam van de documentbibliotheek bevat, gebeurt dit veel te vaak. Het resultaat is een onvolledige of afgebroken migratie.
Een andere, ernstigere limiet die u kunt tegenkomen, is de 256-tekenslimiet op uw Windows-pc, wanneer gebruikers SharePoint Online-documentbibliotheken synchroniseren met hun pc's. Het foutbericht kan er als volgt uitzien:
"De bestandsnaam(en) zouden te lang zijn voor de doelmap. U kunt de bestandsnaam verkorten en het opnieuw proberen, of een locatie proberen die een korter pad heeft".
Mogelijke Oplossing
Gebruik hulpmiddelen die automatisch namen inkorten om aan de vereisten te voldoen. Dit is een riskante tijdelijke oplossing die wordt voorgesteld omdat de bestanden niet geïsoleerd zijn. Gangbare bestandstypen zoals Adobe InDesign of AutoCAD hebben allemaal gekoppelde bestanden van het hoofdbestand naar de ondersteunende bestanden. Als de bestandsnaam wordt ingekort, is de integriteit van de bestandsbundel niet langer gegarandeerd. Gebruik deze tijdelijke oplossing alleen als uw bestanden geïsoleerd zijn.
Naast het herindelen van bestandsservergegevens in verschillende silo's in verschillende documentbibliotheken, is ook het herindelen van machtigingen een grote hoofdpijn.
De volgende citaten illustreren waarom sommige mensen vinden dat het breken van machtigingsovererving niet wordt ondersteund door SharePoint, terwijl anderen erop wijzen dat dit wel het geval is. Het is verwarrend omdat de ondersteuning er is, maar alleen voor relatief kleine gegevenssets. De documentatie legt uit:
"Een lijst kan tot 30 miljoen items bevatten, en een bibliotheek kan tot 30 miljoen bestanden en mappen bevatten. Wanneer een lijst, bibliotheek of map meer dan 100.000 items bevat, kun je de machtigingsovererving voor de lijst, bibliotheek of map niet verbreken. Ook kun je de machtigingen er niet opnieuw op erven. Je kunt echter nog steeds de overerving van machtigingen voor de afzonderlijke items binnen die lijst, bibliotheek of map verbreken, tot het maximale aantal unieke machtigingen in de lijst of bibliotheek..."
Dit kan de migratie en het beheer van machtigingen veranderen in een nachtmerrie van gegevensherindeling om handmatig het verbreken van machtigingsovererving voor elementen in de lijst, bibliotheek of map te vermijden.
Mogelijke Oplossing
Herstructureer gegevens over meerdere locaties en bibliotheken zodat geen enkele meer dan 100.000 bestanden en mappen bevat. Pas de map- en bestandsrechten opnieuw aan wanneer bestanden en mappen worden geherstructureerd. Dit is geen tijdelijke oplossing, maar eerder een omslachtige manier om gegevens te migreren.
Veel bedrijven vinden het ook nuttig om bestandsservers te migreren naar Microsoft Azure Files. De migratie is ingewikkelder en omvat Active Directory Sync om Azure AD-identiteiten te synchroniseren, Azure File Sync om bestanden van lokale bestandsserver naar Azure File Server te synchroniseren, en ook het openen van niet-HTTP en niet-HTTPS poorten op de firewall om bestandsoverdracht toe te staan. Vanwege het ingewikkelde proces en de firewallvereisten, is Azure File Migratie over het algemeen voorbehouden aan organisaties die alle digitale activa migreren naar de Microsoft Azure cloud. Het is ook goed om andere redenen, zoals verminderde administratieve overhead, maar biedt vanuit het perspectief van ondersteuning van externe en mobiele werkers weinig voordeel ten opzichte van de oorspronkelijke on-premises configuratie.
Aangezien SharePoint nauw geïntegreerd is met OneDrive en OneDrive de algemene methode van bestandssynchronisatie en -deling heeft overgenomen voor het overdragen van bestanden, wordt de traditionele functie van schijfmapping vervangen door een synchronisatiemap op het bureaublad. Veel bedrijfsprocessen en applicaties zijn afhankelijk van de oude methode van schijfmapping. Als uw bedrijf afhankelijk is van dit type schijfmapping, is SharePoint-migratie niets voor u.
Omdat SharePoint wordt gehost door Microsoft en meerdere organisaties bedient op een multi-tenant manier, heeft het vooraf gedefinieerde beleidsregels voor het back-uppen en herstellen van gegevens. Als u een speciale gegevensback-updienst nodig heeft of een geavanceerd gegevensbehoudbeleid, kunt u niet vertrouwen op SharePoint om u die gegevensdiensten te bieden.
Zoals gedocumenteerd in de bovengenoemde SharePoint-beperkingen, kan een succesvolle SharePoint-migratie een reorganisatie van de gegevensopslag vereisen. Echter, de reorganisatie kan ervoor zorgen dat bestaande applicaties niet langer op SharePoint werken. Bepaalde applicaties, zoals AutoCAD, SolidWorks en Adobe InDesign, werken mogelijk niet meer met documenten op SharePoint. Veel bedrijven in de ontwerp- en architectuurbranche vinden het erg moeilijk om naar SharePoint te migreren.
Bestanden moeten soms in een specifieke regio worden opgeslagen om te voldoen aan regelgeving. Bepaalde industrieën hebben hun eigen beleid dat de toegang tot en het bijhouden van gegevens reguleert. Als u precies wilt weten waar uw gegevens worden gehost, de audittrace van de toegangsgeschiedenis van bestanden wilt bijhouden en een gegevensretentieperiode van 3 tot 6 jaar wilt aanhouden, dan is SharePoint-migratie niet de juiste oplossing voor u.
Hoe groter de gegevensset, hoe complexer het migratieproces. Hoe langer het duurt, hoe foutgevoeliger het proces wordt en hoe hoger de kosten. Het migreren van bestandsservers naar SharePoint wordt meestal gedaan met behulp van de SharePoint Migration Tool (SPMT). Vaak geeft de SPMT foutmeldingen waarin u wordt gevraagd om bestandsnamen in te korten of bestanden in verschillende bibliotheken te splitsen, wat de migratie nog complexer maakt.
Neem contact met ons op om te bespreken wat uw organisatie nodig heeft met betrekking tot
migratie van bestandsservers en het alternatieve mobilisatie van bestandsservers traject.
We voorzien u direct van best practices, productexpertise, referentieontwerp, demo en ondersteuning!
© Auteursrecht 2023 - Gladinet, Inc. Alle rechten voorbehouden
