¿Qué es un servidor de archivos y cómo funciona?

Servidor de archivos

Un servidor de archivos en la empresa es un repositorio de almacenamiento central o un espacio de trabajo que permite a los empleados en los dispositivos conectados colaborar en archivos y carpetas directamente, o mediante aplicaciones de línea de negocio.

El servidor de archivos en pocas palabras

Un servidor de archivos en una empresa es un repositorio de almacenamiento central o un espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados (como PC con Windows, macOS o incluso dispositivos móviles) acceder a archivos y carpetas, y configurar un flujo de trabajo para colaborar a diario en el trabajo relacionado con la empresa. El término "servidor de archivos" suele ser intercambiable con administración de documentos, repositorio de archivos, uso compartido de archivos o colaboración de archivos y carpetas. 

Acceso a un servidor de archivos

El acceso a un servidor de archivos suele estar protegido por un servicio de identidad para la autenticación del usuario, y además protegido por una estructura de permisos para ver (lista), leer o escribir (control total) archivos específicos y carpetas individuales.

Técnicamente hablando, un servidor de archivos se refiere a una instancia de servidor central en una red informática genérica. Sin embargo, la red de computadoras en el contexto anterior generalmente se refiere a una red de área local (LAN) en lugar
de una red de área amplia (la nube).

¿Qué es un servidor de archivos?

Como componente de software, un servidor de archivos es parte de un sistema operativo como el sistema operativo Windows. Un servidor de archivos permite que un dispositivo de cliente conectado extienda su sistema de archivos local (como los de una unidad C o D) para incluir un sistema de archivos de red. Por supuesto, acceder a archivos a través de una red no es tan rápido como leer o escribir archivos desde una unidad C local. Aún así, el efecto de red habilita inmediatamente a los agentes de cliente autorizados y conectados para operaciones básicas como enumerar archivos y carpetas, leer y escribir archivos y, lo más importante, bloquear archivos para facilitar la colaboración grupal. Los beneficios de un servidor de archivos como plataforma de colaboración para toda la empresa son enormes.

Los administradores del servidor deben definir quiénes son los usuarios, a qué conjunto de archivos y carpetas pueden acceder los usuarios, y los permisos de acceso. Los administradores del servidor también deben definir políticas de retención de archivos y versiones, y cuidar la continuidad de las actividades de la empresa, como realizar copias de seguridad de los servidores de archivos. 

Servidor de archivos de Windows

Hoy en día, la mayoría de las empresas se estandarizan en la plataforma Windows en el trabajo. El servidor de archivos de Windows se remonta a Windows NT 3.1 en los años 90 y progresó hasta el actual Windows Server 2019. Muchas tecnologías subyacentes han cambiado y Microsoft ha agregado muchas funciones a la línea de productos de Windows File Server. Sin embargo, hay un tema central que permanece: el servidor de archivos de Windows, en teoría, todavía pertenece a la red de área local de la oficina central de la empresa. Esto siempre favorece a los empleados que tienen dispositivos conectados en la misma red de área local para facilitar el acceso. Los empleados remotos confían en una VPN (red privada virtual) para extender la red corporativa al hogar y a ubicaciones remotas para acceso remoto.

VPN y acceso remoto

La historia de las VPN se remonta a 1996. Es una tecnología cliente-servidor típica. En primer lugar, la empresa necesita implementar un servidor de VPN. En segundo lugar, los usuarios finales de los dispositivos conectados a internet deben instalar un agente de cliente de VPN. Con la ayuda de un servidor de VPN y con los dispositivos de los clientes configurados en consecuencia, los usuarios pueden acceder al servidor de archivos de forma remota, lo que permite acceder a los archivos y guardarlos en el servidor de archivos incluso cuando los usuarios están en movimiento. Sin embargo, la VPN se está convirtiendo en un problema para los usuarios corporativos. Principalmente porque la tecnología de VPN es una tecnología que extiende una red privada a los dispositivos conectados. Obliga a que los usuarios finales comprendan la topología y la tecnología de la red y, con bastante frecuencia, el equipo de soporte corporativo se ocupa de los tickets relacionados con la VPN que generan los trabajadores remotos.

¿Cómo funcionan los servidores de archivos?

Para cualquier servidor de archivos confiable, su base es la cantidad adecuada de recursos informáticos, recursos físicos o recursos virtuales. Los servidores de archivos se miden con mayor frecuencia por la cantidad de espacio de almacenamiento que proporcionan, generalmente medido en el rango de Terabytes (TB) o cientos de Gigabytes (GB). Sin embargo, el sistema operativo, la memoria y la interfaz de red son partes esenciales de un servidor de archivos. Tradicionalmente, cuando el espacio de almacenamiento se proporcionaba mediante discos duros giratorios, los servidores de archivos tenían capacidad fija. Muy a menudo, las empresas necesitan comprar capacidad de almacenamiento una vez cada 3 a 5 años. Cuando compran servidores de archivos, generalmente compran el alojamiento más avanzado que el consumo de uso para guardar espacio para los próximos años. Hoy en día, la tecnología de almacenamiento en la nube y las tecnologías como Storage Space Direct (espacio de almacenamiento directo) pueden conectar múltiples nodos de servidor de archivos en un anillo de almacenamiento de servidor de archivos, y así proporcionar servicios de almacenamiento completos y tolerantes a fallas. También vemos configuraciones híbridas avanzadas como la puerta de enlace de almacenamiento de AWS, que puede ampliar el servidor de archivos local con capacidad de almacenamiento de servicios de almacenamiento en la nube como los de Amazon S3 (Amazon Simple Storage Service).

Los protocolos de red únicos son los responsables de la comunicación entre los servidores de archivos y los clientes.

Protocolo SMB

SMB es el protocolo utilizado entre un servidor de archivos de Windows y un dispositivo de cliente de Windows, mientras que SAMBA se implementó en dispositivos de clientes de Linux para comunicarse con un servidor de archivos de Windows. SAMBA también se implementa en la mayoría de los dispositivos NAS, actuando como servidores de archivos locales.

Protocolo NFS

Un sistema de archivos de red (NFS) es la contraparte del protocolo SMB en el mundo UNIX/Linux. El servidor de archivos basado en UNIX/Linux implementa de forma predeterminada el protocolo NFS, mientras que la mayoría de los dispositivos NAS también implementan protocolos SMB debido a que la mayoría de la fuerza laboral usa Windows en el trabajo.

¿Qué es un protocolo de Bloque de mensajes del servidor (protocolo SMB)?

El protocolo de Bloque de mensajes del servidor (protocolo SMB), creado por IBM en los años 80, es un protocolo de comunicación cliente-servidor utilizado en redes locales con dispositivos Windows y macOS. El protocolo SMB permite que una aplicación, o que el usuario de una aplicación, acceda a archivos en un servidor remoto. De este modo, una aplicación cliente puede abrir, leer, trasladar, crear y actualizar archivos en el servidor remoto. El protocolo SMB es un protocolo de solicitudes y respuestas, lo que significa que transmite múltiples mensajes entre el cliente y el servidor para establecer una conexión. Una de las funciones más criticadas del SMB es que era muy "hablador", lo que significa que el servidor de archivos y el dispositivo del cliente están frecuentemente en una charla de solicitudes y respuestas paquete por paquete. La versión 3 de SMB (v3) es la más reciente al momento de escribir este artículo. La v3 agrega muchas optimizaciones para transferir archivos a través de internet en lo que respecta al rendimiento y la seguridad. Sin embargo, debido a que el protocolo SMB está diseñado teniendo en cuenta el acceso a nivel de bloque (como el acceso desde programas de base de datos), puede aplicar algunas técnicas de transmisión de archivos. Aún así, no puede aliviar por completo toda esta charla a través de internet. El protocolo SMB tiene dos hermanos: CIFS y SAMBA, que están implementando los protocolos SMB. 

Protocolo FTP

Se suele acceder al servidor de archivos a través de Internet mediante el protocolo de transferencia de archivos (protocolo FTP) o el FTP seguro cifrado (SFTP). Se puede utilizar el SCP (protocolo de copia segura) cifrado
y también protocolos WebDAV basados en HTTP. Sin embargo, el FTP fue diseñado antes de la World Wide Web y antes de que el protocolo HTTP se hiciera popular. Es más difícil atravesar firewalls y tiene problemas de
codificación de caracteres entre el servidor FTP incompatible y el agente de cliente FTP. Desde la perspectiva de un usuario final, es incluso más difícil de usar que una VPN para asignar una unidad de nuevo a los servidores de archivos en la
oficina central corporativa. Es un protocolo desactualizado que todavía está en uso.

Protocolo WebDav

El protocolo WebDAV tiene una ventaja sobre FTP o SCP ya que utiliza el mismo puerto que HTTP (80), que es un puerto estándar ya abierto en el cliente y permite el uso de la World Wide Web (www). Es más fácil atravesar un firewall. Sin embargo, el protocolo WebDAV no era tan moderno como un protocolo basado en REST como vimos en los servicios de almacenamiento en la nube actuales. El dialecto de WebDAV es relativamente ampuloso
y complejo, lo que introduce incompatibilidades entre los clientes WebDAV y los servidores WebDAV. Es otro protocolo obsoleto.

Movilidad en la nube

Para los servicios de almacenamiento en la nube, Windows Azure Files y el sistema de archivos AWS FSx implementan el protocolo SMB con casos de uso principales para alternar la carga de trabajo del servidor de archivos de Windows al almacenamiento en la nube.

Sin embargo, lo que es más importante, con el grupo de servicios de almacenamiento en la nube, incluidos Dropbox, Google Drive y OneDrive, se popularizaron las ideas del acceso a archivos y carpetas desde dispositivos móviles, y desde navegadores web y dispositivos remotos sin la necesidad de usar una VPN.

La movilidad en la nube es el futuro, y estaremos viendo cómo se amplía el protocolo de acceso a archivos para incluir el acceso y uso compartido del navegador web y el teléfono móvil.

Funcionalidad y opciones del servidor de archivos

La función principal del servidor de archivos es permitir que varios usuarios accedan a los archivos almacenados en un repositorio de archivos centralizado. Por lo tanto, el servidor de archivos es muy popular como medio de almacenamiento central para los archivos internos de la empresa. Los usuarios suelen utilizar un servidor de archivos de forma indirecta a través de un conjunto de aplicaciones de línea de negocio como QuickBook, AutoCAD, Photoshop y Microsoft Office. Los usuarios utilizan estas aplicaciones de línea de negocio para abrir y guardar archivos en un conjunto de servidores de archivos corporativos. Muchas de estas aplicaciones de línea de negocio son aplicaciones de bases de datos, como QuickBooks, Microsoft Access, Microsoft SQL Server y otros programas de bases de datos.

Unidad asignada y almacenamiento en la nube

Los empleados interactúan con los servidores de archivos corporativos a través de unidades asignadas. Estas unidades asignadas (en Windows) o volúmenes montados (en macOS) están disponibles en las interfaces de escritorio de Windows y macOS. Accionar en los archivos, como hacer doble clic en un archivo, generalmente invocará las aplicaciones empresariales más apropiadas para abrir el archivo. Por ejemplo, se invocará el lector de Adobe Acrobat para abrir un archivo con un sufijo .pdf.

Hay algunos temas avanzados para un servidor de archivos que vale la pena mencionar en el año 2020. Primero está Azure Files, que puede extender un servidor de archivos de Windows local a la nube de Windows Azure. El segundo es la puerta de enlace de almacenamiento de AWS, capaz de presentar un volumen iSCSI a los servidores de archivos locales para expandir la capacidad de almacenamiento del servidor de archivos local a la nube de AWS. El tercero es Windows Storage Space Direct (espacio de almacenamiento directo), capaz de usar múltiples servidores de archivos de Windows de un solo nodo para construir un servidor de archivos más grande con mayor capacidad y mejor tolerancia a fallas.

ventajas de un servidor de archivos

Servidores de archivos en el trabajo

Muchas organizaciones están usando servidores de archivos por diversas razones que incluyen:

Aplicaciones

La mayoría de las aplicaciones de línea de negocio dependen de un servidor de archivos centralizado para funcionar para varios o todos los empleados

Colaboración

Los servidores de archivos son la plataforma de colaboración centralizada para que los empleados compartan elementos de trabajo diario como informes de estado, trabajos creativos y generación de inteligencia empresarial con Excel, PowerBI, etc.

Sistema operativo

Las organizaciones se estandarizan en un entorno de trabajo de Windows, que incluye servidores de dominio y servidores de archivos.

Administración

Los perfiles de trabajo de los empleados se administran de forma centralizada en servidores de archivos para permitir la itinerancia dentro de la organización. Cuando los usuarios inician sesión en diferentes estaciones de trabajo, ven el mismo conjunto de archivos y carpetas.

Otra ventaja clave de usar servidores de archivos es que los dispositivos de los clientes, excepto para documentos personales, no necesitan mucha capacidad de almacenamiento ni potencia informática. La empresa puede almacenar todos sus archivos y copias de seguridad empresariales en el servidor de archivos central. Y con la organización adecuada (que comprenda directorios, carpetas, etc.), los usuarios tendrán automáticamente una visión mucho más clara de toda la estructura de archivos y carpetas.

Resumen de las ventajas del servidor de archivos:

  1. APLICACIÓN - Dependencia de aplicaciones de línea de negocio
  2. COMPATIBILIDAD - Acceso a archivos a nivel de bloque para permitir el 100% de compatibilidad de las aplicaciones
  3. ORGANIZACIÓN - Mejor organización de los archivos
  4. SEGURIDAD - Seguridad de datos y copia de seguridad de volumen
  5. CONTROL - Administración centralizada de permisos
  6. COLABORACIÓN - Uso compartido de archivos y colaboración convenientes
  7. BLOQUEO DE ARCHIVOS - Bloqueo de archivos para evitar el daño y la sobrescritura de archivos 
  8. ADMINISTRACIÓN CENTRAL - No se requiere mucha capacidad de almacenamiento en los dispositivos del cliente
  9. CONTINUIDAD DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA - Prevención y control de pérdida de datos
  10. SIN CRECIMIENTO DE DATOS - Almacenamiento de datos centralizado para tener un solo lugar para almacenar archivos

Lleve el servidor de archivos al futuro

Las ventajas descritas anteriormente son un testimonio de lo vital y valioso que puede ser un servidor de archivos para una organización. En el mundo empresarial, las organizaciones siempre necesitan más capacidad de almacenamiento, mejor
tolerancia a fallas, seguridad de datos más sólida y cumplimiento normativo estricto. 

Al mismo tiempo, las organizaciones también desean un aumento sencillo de la capacidad de almacenamiento, una configuración de seguridad simple y un informe de cumplimiento, y movilidad en la nube para la fuerza laboral móvil y remota.

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