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¿Te encuentras con limitaciones al migrar servidores de archivos?
¿Te frustran las limitaciones de SharePoint y OneDrive?
SharePoint Online está incluido como parte de la oferta de Office 365. Los beneficios animan a las empresas a migrar su servidor de archivos a SharePoint Online, ahorrando el costo de mantener un servidor de archivos local.
Sin embargo, hay algunas limitaciones que debe conocer antes de embarcarse en la migración a SharePoint Online. Si encuentra estos problemas, esta puede no ser la solución adecuada para usted.
Antes de entrar en los puntos individuales, aquí hay un ejemplo real de una conversación reciente con un cliente:
¿Desea subdividir y reorganizar el repositorio original de 700,000 archivos únicos en siete diferentes bibliotecas de SharePoint? ¿Qué hay del costo de volver a capacitar al personal para que se acostumbre a las nuevas ubicaciones de SharePoint Online?
De acuerdo con la documentación de SharePoint Online:
"Aunque SharePoint Online puede almacenar 30 millones de documentos por biblioteca, para un rendimiento óptimo, recomendamos sincronizar no más de 300,000 archivos en todas las bibliotecas de documentos. Además, los mismos problemas de rendimiento pueden ocurrir si tienes 300,000 elementos o más en todas las bibliotecas que estás sincronizando, incluso si no estás sincronizando todos los elementos en esas bibliotecas..."
Anecdóticamente, sin embargo, el rendimiento comienza a degradarse después de 100,000 elementos. Y curiosamente, la documentación de SharePoint menciona este número en otros contextos. Ya sea 300,000 o 100,000, la conclusión es que en muchos entornos empresariales reales con más archivos, el cliente de sincronización de OneDrive tiene serios problemas de rendimiento, por lo que los usuarios eventualmente tienen que cambiar a la interfaz web. Solo las organizaciones más pequeñas con los conjuntos de datos más pequeños pueden beneficiarse de la facilidad de uso de una unidad de red mapeada.
En comparación con la limitación de sincronización de OneDrive, la limitación de 5000 elementos de vista en una biblioteca es un problema más grave. Una vez que excedes los 5,000 elementos en una biblioteca, se vuelve casi inutilizable.
Posible Solución Alternativa
Reorganice los datos a través de múltiples sitios y bibliotecas de modo que ninguno tenga más de 100,000 archivos y carpetas. Si el cliente de OneDrive se conecta a sitios con más de 300,000 elementos en total, cambie a la interfaz web y no use la sincronización de OneDrive. Si el número total de sus archivos es pequeño, esta solución alternativa está bien.
Esta limitación es otro problema común al migrar archivos compartidos a SharePoint Online. Generalmente se manifiesta en un error como este:
"El nombre del archivo o carpeta especificado es demasiado largo. La ruta URL para todos los archivos y carpetas debe ser de 400 caracteres o menos (y no más de 400 caracteres para cualquier nombre de archivo o carpeta individual en la URL). Por favor, escriba un nombre de archivo o carpeta más corto."
La migración fallará para cualquier archivo que no cumpla con este requisito. Y dado que este es el límite superior para la URL relativa que contiene la ruta completa y el nombre de la biblioteca de documentos, esto sucede con demasiada frecuencia. El resultado es una migración incompleta o abortada.
Otro límite más serio que puede encontrar es el límite de 256 caracteres en su PC con Windows, cuando los usuarios sincronizan las bibliotecas de documentos de SharePoint Online con sus PCs. El mensaje de error puede parecerse al siguiente:
"El nombre del archivo(s) sería demasiado largo para la carpeta de destino. Puede acortar el nombre del archivo e intentarlo de nuevo, o probar una ubicación que tenga una ruta más corta".
Posible Solución Alternativa
Utilice herramientas que acorten automáticamente los nombres para cumplir con los requisitos. Esto es una solución provisional arriesgada sugerida porque los archivos no están aislados. Tipos de archivos comunes como Adobe InDesign o AutoCAD tienen archivos vinculados desde el archivo principal a los archivos de soporte. Si el nombre del archivo se trunca, la integridad del conjunto de archivos ya no está garantizada. Utilice esta solución provisional solo si sus archivos están aislados.
Además de reorganizar los datos del servidor de archivos en diferentes silos en diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar los permisos también es un gran dolor de cabeza.
Las siguientes citas ilustran por qué algunas personas sienten que la herencia de permisos no es compatible con SharePoint, mientras que otras señalan que sí lo es. Es confuso porque el soporte está ahí, pero solo para conjuntos de datos relativamente pequeños. La documentación explica:
"Una lista puede tener hasta 30 millones de elementos, y una biblioteca puede tener hasta 30 millones de archivos y carpetas. Cuando una lista, biblioteca o carpeta contiene más de 100,000 elementos, no puedes romper la herencia de permisos en la lista, biblioteca o carpeta. Tampoco puedes volver a heredar los permisos en ella. Sin embargo, aún puedes romper la herencia en los elementos individuales dentro de esa lista, biblioteca o carpeta, hasta el número máximo de permisos únicos en la lista o biblioteca..."
Esto puede convertir la migración y gestión de permisos en una pesadilla de reorganización de datos para evitar romper manualmente la herencia de permisos para elementos en la lista, biblioteca o carpeta.
Posible Solución Alternativa
Reorganice los datos en múltiples sitios y bibliotecas de modo que ninguno tenga más de 100,000 archivos y carpetas. Rehaga los permisos de carpetas y archivos cuando se reorganicen los archivos y carpetas. Esto no es una solución temporal, sino más bien una forma tediosa de migrar datos.
Cuando eliminas elementos en SharePoint, se colocan en la Papelera de reciclaje, pero solo permanecen allí durante 93 días. Después de eso, no se pueden restaurar. Por lo tanto, necesitas una estrategia de respaldo para trabajar alrededor de esta limitación, o necesitas capacitar a tus empleados para entender esta limitación si hay documentos que no quieren perder.
La capacitación de los empleados también es un costo que a menudo se pasa por alto. El costo no se sentirá durante varios meses si los empleados no pueden recuperar archivos o carpetas importantes.
Falta de soporte para aplicaciones antiguas como bases de datos, AutoCAD, QuickBook o incluso Adobe InDesign.
Muchas aplicaciones antiguas, especialmente bases de datos, requieren acceso a nivel de bloque a los archivos de la base de datos. SharePoint Online no puede soportar estas aplicaciones.
Otros tipos de aplicaciones, como AutoCAD o InDesign, crean archivos como paquetes, que incluyen muchos archivos de soporte en ubicaciones relativas asociadas con el archivo principal. Cualquier cambio en el nombre del archivo por truncamiento o acortamiento causará problemas con estas aplicaciones.
Si las limitaciones de SharePoint le impiden migrar servidores de archivos a la nube, ¡hay una mejor manera!
Aproveche la eficiencia de la nube y la movilidad en la nube sin tener que convivir con las limitaciones de SharePoint.
Con las soluciones de Gladinet, puede habilitar sus servidores de archivos existentes TAL CUAL para la nube o utilizar Amazon S3 o Windows Azure para configurar un entorno híbrido de servidor de archivos en la nube con sus servidores de archivos actuales. De cualquier manera, no hay limitaciones.
Un disco mapeado a través del canal HTTPS al servidor de archivos corporativo es una característica importante. Los empleados están familiarizados con un disco mapeado y no se requiere capacitación adicional.
Los usuarios corporativos ya tienen identidades corporativas en Active Directory y el servicio federado de Active Directory asociado y el inicio de sesión único SAML. No necesitan credenciales adicionales para acceder a una solución de compartición de archivos.
La mayoría de las soluciones para compartir archivos ofrecen bloqueo manual de archivos en forma de "check in" y "check out". Gladinet proporciona bloqueo automático de archivos al detectar solicitudes para abrir archivos. Cuando Microsoft Word abre un archivo, el bloqueo de archivo se inicia automáticamente y se termina automáticamente cuando se completa el procesamiento del archivo.
Finalmente, la capacidad de integrarse con Active Directory y los permisos NTFS facilita mucho a los administradores de sistemas la configuración del control de permisos. Las características de permisos hacen que la solución de Gladinet se destaque entre sus competidores.
El mapeo de unidades es una característica esencial para el acceso a archivos en línea. Los usuarios finales pueden acceder fácilmente a archivos y carpetas desde una unidad mapeada mediante arrastrar y soltar a través de Internet.
El bloqueo de archivos es una característica esencial para el acceso a archivos en línea y la colaboración en equipo para evitar conflictos. Los usuarios finales deben controlar el acceso global concurrente a archivos en línea mediante el uso del bloqueo de archivos para mantener la consistencia.
¿Ha pasado horas solucionando problemas de conexiones VPN? ¿Han perdido productividad tanto su personal como su equipo de soporte técnico debido a conexiones VPN caídas? Las VPN son complicadas; ¡hay una manera mejor!
Tus carpetas de red habituales de los servidores de archivos se convierten en carpetas de equipo a las que puedes acceder directamente desde la nube.
Obtienes una letra de unidad en el Explorador de Windows para acceder a los archivos en la nube.
Obtendrás bloqueo de archivo cuando trabajes en archivos desde la nube.
La integración con Active Directory es fácil, ya sea un servidor de archivos local o remoto.
Mantenga en mente el cumplimiento y el control al hacer seguimiento de todas las tareas y actividades administrativas.
La protección de datos cuenta con encriptación de grado militar, conexiones seguras y más. Utiliza automáticamente los usuarios y permisos existentes para ahorrar tiempo y dinero en la configuración.
Contáctenos para discutir lo que su organización necesita en cuanto a
implementar la solución segura de acceso remoto y compartición de archivos.
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