Un server di file aziendale è una posizione di archiviazione centralizzata o uno spazio di lavoro che consente ai dipendenti su dispositivi connessi di collaborare su file e cartelle. Ci sono diverse ragioni per migrare i server di file in un'altra posizione. Questo articolo si concentra sulle ragioni che supportano i lavoratori remoti e mobili.
Un server di file aziendale file server è uno spazio di archiviazione o di lavoro centralizzato che consente ai dipendenti su dispositivi connessi (laptop, PC, tablet o anche cellulari) di accedere a file e cartelle e stabilire un flusso di lavoro per la collaborazione quotidiana su compiti legati all'attività lavorativa. Il termine "file server" è solitamente limitato all'accesso tramite una rete locale. Dal 2006, con l'avvento di AWS e Amazon S3 e le varie piattaforme di sincronizzazione e condivisione di file come Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive, il concetto di file server sta anche entrando in una nuova era cloud. L'abbondanza di strumenti di sincronizzazione ha reso la migrazione dei server di file (nota anche come sincronizzazione e condivisione di file) un argomento molto discusso poiché le persone hanno capito come Dropbox e OneDrive assicurassero che file e cartelle fossero sincronizzati e disponibili per gli utenti in ogni momento. Abbiamo assistito a ondate di migrazione in cui i server di file sono stati ritirati e i contenuti sono stati migrati dai server di file a servizi esterni di condivisione di file come Dropbox e OneDrive. La motivazione è rendere i dipendenti più mobili e produttivi. Alcune aziende trovano le migrazioni dei server di file molto riuscite e utili, mentre altre hanno poche speranze e alcune aziende non vogliono nemmeno tentare la migrazione. Quindi, quali sono le ragioni delle diverse esperienze di migrazione di diverse aziende?
Parlando in modo rigoroso, la sincronizzazione e la condivisione di file e la migrazione di server di file sono due concetti distinti. La migrazione di server di file implica tipicamente il trasferimento dei server di file da una versione vecchia a una più recente, come ad esempio da Windows 2012 a Windows 2019, o la migrazione di server di file fisici verso un ambiente virtualizzato o un ambiente cloud come VMWare o Azure Files.
Poiché questo articolo si concentra sul supporto ai lavoratori remoti e mobili, tratteremo la migrazione del file server come se fosse sinonimo di sincronizzazione e condivisione dei file e ci concentreremo sull'opzione più popolare - migrare i file server su SharePoint e Azure Files.
Molte aziende trovano che le migrazioni dei file server verso Microsoft SharePoint siano molto riuscite e utili, mentre altre hanno poche speranze e alcune aziende non vogliono nemmeno tentare la migrazione. Quali sono dunque le ragioni delle diverse esperienze di migrazione tra le varie organizzazioni? Prima di rispondere a questa domanda, diamo prima un'occhiata ad alcune delle limitazioni di SharePoint.
Secondo la documentazione di SharePoint Online:
"Anche se SharePoint Online può memorizzare 30 milioni di documenti per libreria, per un rendimento ottimale, si consiglia di sincronizzare non più di 300.000 file in tutte le librerie documentali. Inoltre, gli stessi problemi di prestazione possono verificarsi se si hanno 300.000 elementi o più in tutte le librerie che si stanno sincronizzando, anche se non si stanno sincronizzando tutti gli elementi in tali librerie..."
Aneddoti a parte, tuttavia, le prestazioni iniziano a degradarsi dopo 100.000 elementi. E curiosamente, questo numero viene menzionato nella documentazione di SharePoint in altri contesti. Che sia 300.000 o 100.000, la questione fondamentale è che in molti ambienti aziendali reali con più file, il client di sincronizzazione di OneDrive ha seri problemi di prestazione, quindi gli utenti alla fine devono passare all'interfaccia Web. Solo le organizzazioni più piccole con i set di dati più piccoli possono beneficiare della facilità d'uso di un'unità mappata.
Rispetto al limite di sincronizzazione di OneDrive, il limite di 5000 elementi visualizzabili in una libreria è un problema più serio. Una volta superati i 5.000 elementi in una libreria, questa diventa quasi inutilizzabile.
Soluzione Alternativa
Riorganizza i dati attraverso più siti e librerie in modo che nessuno abbia più di 100.000 file e cartelle. Se il client OneDrive si connette a siti con più di 300.000 elementi totali, passa all'interfaccia web e non usare la sincronizzazione di OneDrive. Se il numero totale dei tuoi file è piccolo, questa soluzione alternativa è OK.
Questa limitazione è un altro problema comune quando si migrano condivisioni di file su SharePoint Online. Si manifesta solitamente con un errore del tipo:
"Il nome del file o della cartella specificato è troppo lungo. Il percorso URL per tutti i file e le cartelle deve essere di 400 caratteri o meno (e non più di 400 caratteri per qualsiasi singolo nome di file o cartella nell'URL). Si prega di digitare un nome di file o cartella più corto."
La migrazione fallirà per tutti i file che non soddisfano questo requisito. E poiché questo è il limite massimo per l'URL relativo che contiene l'intero percorso e nome della libreria di documenti, ciò accade fin troppo spesso. Il risultato è una migrazione incompleta o interrotta.
Un altro limite, più serio, che potresti incontrare è il limite di 256 caratteri sul tuo PC Windows, quando gli utenti sincronizzano le librerie di documenti di SharePoint Online con i loro PC. Il messaggio di errore potrebbe apparire come segue:
"Il nome del file sarebbe troppo lungo per la cartella di destinazione. Puoi accorciare il nome del file e riprovare, oppure provare una posizione che abbia un percorso più breve".
Soluzione Alternativa
Utilizza strumenti che accorciano automaticamente i nomi per soddisfare i requisiti. Questa è una soluzione temporanea rischiosa suggerita perché i file non sono isolati. Tipi di file comuni come Adobe InDesign o AutoCAD hanno tutti file collegati dal file principale ai file di supporto. Se il nome del file viene troncato, l'integrità del pacchetto di file non è più garantita. Utilizza questa soluzione temporanea solo se i tuoi file sono isolati.
Oltre a riorganizzare i dati del file server in diversi silos in diverse librerie di documenti, riorganizzare i permessi è anche un grande mal di testa.
Le seguenti citazioni illustrano perché alcune persone ritengono che l'interruzione dell'ereditarietà dei permessi non sia supportata da SharePoint, mentre altri sottolineano che lo è. È confuso perché il supporto c'è, ma solo per set di dati relativamente piccoli. La documentazione spiega:
"Una lista può avere fino a 30 milioni di elementi, e una libreria può avere fino a 30 milioni di file e cartelle. Quando una lista, libreria o cartella contiene più di 100.000 elementi, non è possibile interrompere l'ereditarietà dei permessi sulla lista, libreria o cartella. Né è possibile ri-ereditare i permessi su di essa. Tuttavia, è ancora possibile interrompere l'ereditarietà sui singoli elementi all'interno di quella lista, libreria o cartella, fino al numero massimo di permessi unici nella lista o libreria..."
Questo può trasformare la migrazione e la gestione dei permessi in un incubo di riorganizzazione dei dati per evitare di interrompere manualmente l'ereditarietà dei permessi per gli elementi nella lista, libreria o cartella.
Soluzione Alternativa
Riorganizza i dati attraverso più siti e librerie in modo che nessuno contenga più di 100.000 file e cartelle. Riassegna i permessi di cartelle e file quando i file e le cartelle vengono riorganizzati. Questo non è un escamotage, ma piuttosto un modo laborioso per migrare i dati.
Molte aziende trovano utile anche la migrazione dei file server verso Microsoft Azure Files. La migrazione è più complessa e coinvolge la sincronizzazione dell'Active Directory per sincronizzare le identità di Azure AD, Azure File Sync per sincronizzare i file dal file server locale al File Server Azure, e anche l'apertura di porte non-HTTP e non-HTTPS sul firewall per permettere il trasferimento dei file. A causa del processo complicato e dei requisiti del firewall, la migrazione dei file su Azure è generalmente riservata alle organizzazioni che trasferiscono tutti gli asset digitali sul cloud di Microsoft Azure. È anche vantaggiosa per altri motivi, come la riduzione del carico amministrativo, ma non offre molti vantaggi rispetto alla configurazione on-premises originale dal punto di vista del supporto ai lavoratori remoti e mobili.
Poiché SharePoint è strettamente integrato con OneDrive e OneDrive ha adottato il metodo generale di sincronizzazione e condivisione dei file per trasferire i file, la tradizionale funzione di mappatura dell'unità è sostituita da una cartella di sincronizzazione sul desktop. Molti processi aziendali e applicazioni dipendono dal vecchio metodo di mappatura dell'unità. Se la tua azienda dipende da questo tipo di mappatura dell'unità, la migrazione a SharePoint non fa per te.
Poiché SharePoint è ospitato da Microsoft e serve più organizzazioni in modo multi-tenant, ha delle politiche predefinite per il backup e il ripristino dei dati. Se hai bisogno di un servizio di backup dati speciale o di una politica di conservazione dei dati avanzata, non puoi fare affidamento su SharePoint per fornirti tali servizi dati.
Come documentato nei limiti di SharePoint sopra menzionati, una migrazione di SharePoint di successo può richiedere una riorganizzazione del repository dei dati. Tuttavia, la riorganizzazione può causare il malfunzionamento delle applicazioni esistenti su SharePoint. Alcune applicazioni, come AutoCAD, SolidWorks e Adobe InDesign, potrebbero non funzionare più con i documenti su SharePoint. Molte aziende nel settore del design e dell'architettura trovano molto difficile migrare a SharePoint.
A volte i file devono essere memorizzati in una regione specifica per conformarsi alle normative. Alcuni settori hanno le proprie politiche che governano l'accesso ai dati e il tracciamento. Se hai bisogno di sapere esattamente dove sono ospitati i tuoi dati, mantenere la traccia di verifica della cronologia di accesso ai file e conservare un periodo di conservazione dei dati da 3 a 6 anni, la migrazione a SharePoint non è la soluzione adatta per te.
Più grande è il set di dati, più complesso diventa il processo di migrazione. Più tempo richiede, più il processo è soggetto a errori e maggiori sono i costi. La migrazione dei file server verso SharePoint viene solitamente eseguita utilizzando lo SharePoint Migration Tool (SPMT). Spesso lo SPMT restituisce messaggi di errore che ti chiedono di accorciare i nomi dei file o di dividere i file in diverse librerie, rendendo la migrazione ancora più complessa.
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