I tuoi dipendenti hanno lasciato file di lavoro essenziali a casa o su computer remoti?
La tua azienda utilizza diversi sistemi di archiviazione per varie funzioni aziendali?
I dipendenti inviano via email file importanti a se stessi per un facile accesso remoto ai file?
La tua azienda utilizza server di file per applicazioni interne ma soluzioni cloud per la condivisione?
Cos'è la proliferazione dei dati?
La proliferazione dei dati è la diffusione dei dati in endpoint, server, applicazioni, BYOD, sistemi operativi, ambienti di rete e persino server in altre località geografiche, il che può essere difficile da monitorare e controllare.
Nei giorni precedenti al "cloud computing", la dispersione dei dati era ben risolta dai server di file centralizzati aziendali. Le aziende conservano tutti gli asset digitali dell'azienda sui server di file. I dipendenti standardizzati su computer Windows e si affidano a VPN (rete privata virtuale) per accedere ai file aziendali.
Andiamo avanti fino all'anno 2006, quando il primo uso di "cloud computing" nel suo contesto moderno si è verificato, quando l'allora CEO di Google Eric Schmidt ha introdotto il termine a una conferenza del settore. Nello stesso anno, Amazon ha introdotto Amazon S3 (Simple Storage Service), seguito dal primo rilascio di iPhone e dal primo rilascio di Android.
Ora le aziende nell'era del "cloud computing" si affidano a una vasta varietà di dispositivi, applicazioni cloud, piattaforme di archiviazione cloud e server di file per le operazioni aziendali. Tutte le operazioni aziendali producono contenuti digitali su dispositivi diversi e su piattaforme di archiviazione diverse. Ciò può causare alle aziende la perdita di contenuti importanti che sono difficili da riprodurre. Trovare informazioni accurate tra silos di archiviazione separati e tra mucchi di dati irrilevanti è anche difficile e costa alle aziende in termini di efficienza dei dipendenti.
Nel 2020, quando la pandemia di COVID ha colpito, molti dipendenti sono passati a un'organizzazione del lavoro da remoto da casa. Potrebbero avere rapporti aziendali da creare o formule aziendali da calcolare. I file sorgente e i file di supporto intermedi potrebbero essere lasciati in giro su computer di casa e remoti per vari motivi.
In diversi settori verticali, come l'edilizia e l'immobiliare, gli ingegneri sul campo utilizzano dispositivi mobili per ispezionare i siti e scattare foto degli inventari immobiliari. Questi beni digitali possono rimanere sui dispositivi o essere inviati erroneamente ad applicazioni di archiviazione cloud invece di essere inviati ai repository di dati aziendali.
Le applicazioni aziendali come quelle di database, QuickBook o applicazioni CAD, sono ancora eseguite sui server di file aziendali. Tuttavia, quando si tratta di comunicazioni esterne e condivisione di file esterni, i dipendenti possono scegliere email, Office 365, Dropbox, Google Drive o altri strumenti per trasferire dati su un diverso sito di hosting per facilitare l'accesso ai file esterni. Col tempo, questa pratica lavorativa contribuisce alla dispersione dei dati.
La transizione verso servizi di archiviazione basati esclusivamente sul cloud dalle soluzioni di archiviazione interne ha inoltre aumentato la dispersione dei dati (Data Sprawl). L'archiviazione cloud è spesso più economica per le aziende in quanto offre una soluzione scalabile che è conservata fuori sede. Tuttavia, questo sviluppo ha aumentato la dispersione dei dati se non si tiene traccia della crescita dei dati.
Un tipico dipendente che lavora da casa potrebbe utilizzare il suo dispositivo mobile per accedere a servizi di condivisione file, sistemi di posta elettronica e il software ERP o CRM della sua azienda. Di conseguenza, le aziende si trovano a fronteggiare la dispersione dei dati. Per evitare di lavorare in ambienti di dati caotici, le organizzazioni devono gestire efficacemente la dispersione dei dati.
In un'impresa, gli utenti possono memorizzare dati simili su server o dispositivi diversi. Di conseguenza, non è facile eseguire analisi di dati significative in altre località e formati. Quando le informazioni sono difficili da cercare e localizzare, è come se fossero perse. Quando l'unica copia dei dati si trova su un dispositivo periferico dell'utente finale, la perdita del dispositivo o la cessazione del rapporto di lavoro del dipendente significa anche la perdita dei dati.
Quando si tratta di dispositivi che hanno accesso ai dati aziendali, la sicurezza diventa una preoccupazione significativa. Gli attacchi informatici sono in aumento, ma una minaccia meno conosciuta e altrettanto pericolosa è quella dell'insider malintenzionato; la dispersione dei dati mette le aziende a maggior rischio di cadere vittime di attacchi come il furto di dati o il compromesso dei dati effettuati dai dipendenti. Peggio ancora, molte organizzazioni non riescono a combattere questi attacchi semplicemente perché non ne sono a conoscenza. Quando ci sono più posti in cui memorizzare i dati, è difficile tracciare e monitorare.
C'è un modo semplice!
L'idea è semplice. Molte aziende hanno standardizzato su server di file centralizzati. Che questi server di file siano in un ambiente VMWare regionale, in un data center Amazon AWS o in un data center Windows Azure, sono già nel cloud in modo AS-IS. Perché non aggiungere semplicemente l'accesso remoto sicuro ai file e le capacità di condivisione dei file tramite link web e trasformarli in server di file cloud aziendali?
Lo stesso archivio dati del file server è utilizzato per applicazioni aziendali, condivisione di file nel cloud e accesso remoto ai file. Il concetto di un unico repository di dati riduce la dispersione dei dati.
Il software include funzionalità di mappatura dei drive e di blocco dei file, oltre all'accesso tramite browser web e alla condivisione di file tramite link web. I dipendenti sono già familiari con queste funzionalità senza bisogno di formazione aggiuntiva, quindi, naturalmente, opereranno all'interno della stessa lettera di unità per file e cartelle.
Ci sono applicazioni mobili e agenti software per dispositivi PC e Mac. Gli utenti hanno la stessa visualizzazione di file e cartelle su diversi fattori di dispositivo senza utilizzare VPN.
I tradizionali file server sono ora potenziati con funzionalità cloud. Quando si tratta di audit di conformità o backup del server, il processo aziendale esistente è pressoché invariato rispetto a prima, con solo alcuni passaggi aggiuntivi. È molto più semplice monitorare e controllare un unico sistema di archiviazione dati piuttosto che diversi scenari differenti.
I vostri file server offrono la migliore compatibilità applicativa. Che si tratti di Office, Adobe, QuickBook, applicazioni di database o CAD, queste sono eseguite sui file server e possono continuare a funzionare sui file server. Invece di allontanare queste applicazioni dal file server, possiamo aggiungere funzionalità di condivisione file cloud e accesso remoto sicuro ai file server. Quindi, quando le funzionalità di condivisione file tramite link web e le applicazioni mobili vengono aggiunte alle caratteristiche del file server, il file server viene promosso da file server locale a file server cloud e diventa il repository unificato dei dati.
I dipendenti come utenti finali sceglieranno l'applicazione più facile da usare per le loro operazioni quotidiane. Vogliono avere file e cartelle a portata di mano e che li seguano. La soluzione include funzionalità di mappatura dei drive, blocco dei file e condivisione di file tramite link web su vari dispositivi, inclusi browser web, PC, Mac e dispositivi mobili. Le funzionalità di produttività manterranno gli utenti e li attireranno all'uso degli strumenti di condivisione di file cloud forniti dall'azienda. Sotto il cofano, gli stessi server di file aziendali forniscono il repository di dati unificato.
Il Mappatura del Drive è una caratteristica fondamentale per l'accesso ai file online. È semplice per gli utenti finali accedere a file e cartelle su Internet da un'unità mappata con funzionalità di trascinamento della selezione.
Il blocco dei file è fondamentale per la collaborazione di squadra per eliminare i conflitti. Gli utenti finali devono controllare l'accesso online globale e simultaneo ai file utilizzando il blocco dei file per mantenere la coerenza.
Accedi ai contenuti del file server da dispositivi remoti e mobili senza la necessità di una VPN. Il gestore di file web facilita l'accesso, la condivisione, la collaborazione e la gestione, il tutto dai tuoi browser web standard.
Eliminiamo i comuni svantaggi dell'accesso tradizionale ai file server e delle soluzioni di condivisione file cloud, combinandoli in un'unica soluzione! Vengono inoltre mantenuti la sicurezza di Active Directory e i modelli di permessi NTFS.
Mobilizza la tua forza lavoro con un accesso mobile sicuro e veloce ai file server aziendali senza la necessità di una VPN. Che sia da PC, Mac, iPhone, iPad o dispositivi Android, esiste un agente software che lo rende possibile per te.
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