¿Dejaron sus empleados archivos de trabajo esenciales en casa o en computadoras remotas?
¿Utiliza la empresa diferentes sistemas de almacenamiento para diversas funciones comerciales?
¿Los empleados envían por correo electrónico archivos importantes a sí mismos para facilitar el acceso remoto a los archivos?
¿Utiliza su empresa servidores de archivos para aplicaciones internas pero soluciones en la nube para compartir?
¿Qué es la Dispersión de Datos?
La dispersión de datos es la proliferación de datos en puntos finales, servidores, aplicaciones, BYODs, sistemas operativos, entornos de red e incluso servidores en otras ubicaciones geográficas, lo que puede ser difícil de monitorear y controlar.
En los días anteriores a la "computación en la nube", el problema de la dispersión de datos se resolvía bien mediante servidores de archivos centralizados corporativos. Las empresas mantenían todos los activos digitales de la compañía en servidores de archivos. Los empleados estandarizaron el uso de computadoras con Windows y dependían de VPNs (red privada virtual) para acceder a los archivos de negocios.
Avanzamos rápidamente al año 2006, donde el primer uso de "computación en la nube" en su contexto moderno ocurrió, cuando el entonces CEO de Google, Eric Schmidt, introdujo el término en una conferencia de la industria. En el mismo año, Amazon presentó Amazon S3 (Servicio de Almacenamiento Simple), seguido por el lanzamiento del primer iPhone y el primer Android.
Ahora, las empresas en la era de la "computación en la nube" dependen de una amplia variedad de dispositivos, aplicaciones en la nube, plataformas de almacenamiento en la nube y servidores de archivos para las operaciones comerciales. Todas las operaciones comerciales producen contenido digital en diferentes dispositivos y diferentes plataformas de almacenamiento. Esto puede causar que las empresas pierdan contenido importante que es difícil de reproducir. También es un desafío encontrar información precisa entre silos de almacenamiento separados y entre montones de datos irrelevantes, y le cuesta dinero al negocio en términos de eficiencia de los empleados.
En el año 2020, cuando la pandemia de COVID golpeó, muchos empleados cambiaron a un arreglo de trabajo remoto desde casa. Pueden tener informes comerciales que crear o fórmulas de negocios que calcular. Los archivos fuente y los archivos de soporte intermedios pueden quedar dispersos en computadoras de casa y remotas por diversas razones.
En varios sectores, como la construcción y el sector inmobiliario, los ingenieros de campo utilizan dispositivos móviles para inspeccionar sitios y tomar fotografías de inventarios de bienes raíces. Estos activos digitales pueden permanecer en los dispositivos o ser enviados por error a aplicaciones de almacenamiento en la nube en lugar de ser enviados a repositorios de datos corporativos.
Las aplicaciones de línea de negocio como aplicaciones de base de datos, QuickBook o aplicaciones CAD todavía se ejecutan en servidores de archivos corporativos. Sin embargo, cuando se trata de comunicaciones externas y compartir archivos externamente, los empleados pueden elegir correos electrónicos, Office 365, Dropbox, Google Drive u otras herramientas para transferir datos a un sitio de alojamiento diferente para facilitar el acceso a archivos externos. Con el tiempo, esta práctica empresarial contribuye a la dispersión de datos.
La transición a servicios de almacenamiento puramente basados en la nube desde soluciones de almacenamiento internas también ha incrementado la Dispersión de Datos. El almacenamiento en la nube a menudo es más económico para las empresas ya que ofrece una solución escalable que se almacena fuera del sitio. Sin embargo, este desarrollo ha aumentado la Dispersión de Datos si no se mantienen controles sobre el crecimiento de los datos.
Un empleado típico que trabaja desde casa puede estar utilizando su dispositivo móvil para acceder a servicios de compartición de archivos, sistemas de correo electrónico y el software ERP o CRM de su empresa. Como resultado, las empresas se enfrentan a la dispersión de datos. Para evitar trabajar en entornos de datos caóticos, las organizaciones necesitan gestionar la dispersión de datos de manera eficiente.
En una empresa, los usuarios pueden almacenar datos similares en diferentes servidores o dispositivos. Como resultado, no es fácil realizar un análisis de datos significativo en otras ubicaciones y formatos. Cuando la información es difícil de buscar y localizar, es tan malo como si se hubiera perdido. Cuando la única copia de los datos está en un dispositivo de borde del usuario final, la pérdida del dispositivo o la terminación del empleado también significa la pérdida de datos.
Cuando se trata de dispositivos que tienen acceso a datos de la empresa, la seguridad se convierte en una preocupación significativa. Los ataques cibernéticos están en aumento, pero una amenaza igualmente peligrosa y menos conocida es el insider malicioso; la dispersión de datos pone a las empresas en un mayor riesgo de ser víctimas de ataques como el robo de datos o el compromiso de datos llevados a cabo por empleados. Peor aún, muchas organizaciones no logran combatir estos ataques simplemente porque no están conscientes de ellos. Cuando hay múltiples lugares para almacenar datos, es difícil rastrear y monitorear.
¡Hay una manera sencilla!
La idea es sencilla. Muchas empresas se han estandarizado en servidores de archivos centralizados. Ya sea que estos servidores de archivos estén en un entorno regional de VMWare, en un centro de datos de Amazon AWS o en un centro de datos de Windows Azure, ya están en la nube de una manera AS-IS. ¿Por qué no simplemente agregar acceso seguro a archivos remotos y capacidades de compartir archivos mediante enlaces web y convertirlos en servidores de archivos en la nube corporativos?
Se utiliza el mismo almacenamiento de datos de servidor de archivos para aplicaciones de línea de negocio, compartición de archivos en la nube y acceso remoto a archivos. El concepto de un único repositorio de datos reduce la dispersión de datos.
El software incluye funciones de mapeo de unidades y bloqueo de archivos, además de acceso mediante navegador web y compartición de archivos mediante enlaces web. Los empleados están familiarizados con estas funciones sin necesidad de formación adicional, por lo que, naturalmente, operarán dentro de la misma letra de unidad para archivos y carpetas.
Existen aplicaciones móviles y agentes de software para dispositivos PC y Mac. Los usuarios tienen la misma vista de archivos y carpetas en diferentes factores de dispositivo sin utilizar VPN.
Los servidores de archivos tradicionales ahora están potenciados con características de la nube. Cuando se trata de auditorías de cumplimiento o respaldo de servidores, el mismo proceso comercial existente es prácticamente el mismo que antes, con algunos pasos adicionales. Es mucho más fácil monitorear y controlar un sistema de almacenamiento de datos que varios escenarios diferentes.
Tus servidores de archivos ofrecen la mejor compatibilidad con aplicaciones. Ya sea Office, Adobe, QuickBook, aplicaciones de base de datos o CAD, funcionaron en servidores de archivos y pueden continuar trabajando en ellos. En lugar de alejar estas aplicaciones del servidor de archivos, podemos agregar funcionalidades de uso compartido de archivos en la nube y acceso remoto seguro a los servidores de archivos. Así que cuando se añaden al servidor de archivos las características de uso compartido de archivos mediante enlaces web y aplicaciones móviles, el servidor de archivos se promociona de un servidor de archivos local a un servidor de archivos en la nube y se convierte en el repositorio unificado de datos.
Los empleados, como usuarios finales, elegirán la aplicación más fácil de usar para su operación diaria. Quieren tener los archivos y carpetas al alcance de la mano y que los sigan. La solución incluye capacidades de mapeo de unidades, bloqueo de archivos y compartición de archivos mediante enlaces web a través de diversos dispositivos, incluyendo navegadores web, PCs, Macs y dispositivos móviles. Las características de productividad mantendrán a los usuarios y los atraerán a utilizar herramientas de compartición de archivos en la nube proporcionadas por la empresa. Bajo el capó, los mismos servidores de archivos corporativos proporcionan el repositorio de datos unificado.
El mapeo de unidades es una característica crítica para el acceso a archivos en línea. Es fácil para los usuarios finales acceder a archivos y carpetas a través de Internet desde dentro de una unidad mapeada con capacidades de arrastrar y soltar.
El bloqueo de archivos es vital para la colaboración en equipo y eliminar conflictos. Los usuarios finales necesitan controlar el acceso concurrente global en línea a los archivos mediante el uso de bloqueo de archivos para mantener la consistencia.
Acceda al contenido del servidor de archivos desde dispositivos remotos y móviles sin necesidad de una VPN. El administrador de archivos web facilita el acceso, la compartición, la colaboración y la gestión, todo desde sus navegadores web estándar.
¡Eliminamos los inconvenientes más comunes del acceso tradicional a servidores de archivos y las soluciones de compartición de archivos en la nube, y los combinamos en una sola solución! También se mantienen la seguridad de Active Directory y los modelos de permisos NTFS.
Movilice a su fuerza laboral con un acceso móvil seguro, rápido y fácil a los servidores de archivos corporativos sin necesidad de una VPN. Ya sea desde PC, Mac, iPhone, iPad o dispositivos Android, hay un agente de software que lo hace posible para usted.
¿Listo para unificar tus soluciones empresariales en torno a tus servidores de archivos corporativos mejorados?