Compatibiliteit met schijfmapping
Er zijn situaties waarin organisaties nog steeds behoefte hebben aan toegewezen schijven en bestandsservercompatibiliteit in combinatie met mobiliteit.
Een enterprise file server is een gecentraliseerde opslaglocatie of werkruimte die werknemers op aangesloten apparaten in staat stelt om samen te werken aan bestanden en mappen. File server mobilisatie betekent het uitbreiden van de mogelijkheden van de file server naar externe locaties en mobiele werkers, met de nadruk op achterwaartse compatibiliteit.
Een enterprise fileserver is een gecentraliseerde opslag of werkruimte die werknemers op verbonden apparaten (laptops, pc's, tablets of zelfs mobiele telefoons) in staat stelt om bestanden en mappen te benaderen en een workflow op te zetten voor dagelijkse samenwerking aan zakelijke taken. De term "fileserver" wordt gewoonlijk beperkt tot toegang over een lokaal netwerk. Sinds 2006, met de komst van AWS en Amazon S3 en de verschillende platforms voor bestandssynchronisatie en -deling zoals Box, Dropbox, Google Drive en OneDrive, is het concept van de fileserver ook een nieuw cloudtijdperk binnengetreden. De overvloed aan synchronisatietools maakte migratie van fileservers (ook bekend als bestandssynchronisatie en -deling) een hot topic toen mensen zich realiseerden hoe Dropbox en OneDrive ervoor zorgden dat bestanden en mappen altijd gesynchroniseerd en beschikbaar waren voor gebruikers. We hebben migratiegolven gezien waarbij fileservers werden afgeschaft en inhoud gemigreerd van fileservers naar externe bestandsdelingsdiensten zoals Dropbox en OneDrive. De motivatie is om werknemers mobieler en productiever te maken. Maar heeft het migreren van fileservers alle problemen opgelost die organisaties nodig hebben voor externe toegang?
Voordat we de mobilisatie van bestandsservers definiëren, moeten we eerst de migratie van bestandsservers bespreken en bekijken welke problemen het heeft opgelost en welke nieuwe problemen het heeft gecreëerd. Hoewel de migratie van bestandsservers het toegang krijgen tot bestanden en mappen vanaf externe locaties gemakkelijk heeft gemaakt, is het de juiste oplossing voor ons allemaal?
De migratieoplossingen voor bestandsservers worden vertegenwoordigd door Dropbox en andere bedrijven. Het sleutelconcept van de migratie van bestandsservers is dat bestanden en mappen eerst naar een externe site moeten worden geüpload voordat de oplossing haar diensten kan aanbieden. Het tweede sleutelconcept van de migratie van bestandsservers is dat bestandssynchronisatie de primaire methode is om bestanden en mappen beschikbaar te maken op mobiele apparaten van gebruikers. Maar kunt u het zich veroorloven om gegevens naar een andere locatie te verplaatsen, en kunt u het gedrag van gebruikers van directe bestandstoegang naar bestandssynchronisatie veranderen?
Voordat we ingaan op de mobilisatie van bestandsservers, moeten we ook de de facto methode voor externe toegang tot bestandsservers noemen, namelijk via Virtueel Privé Netwerk (VPN) of Extern Bureaublad (RDP). De geschiedenis van VPN gaat terug tot 1996. Het is een typische client-server technologie. Ten eerste moet het bedrijf een VPN-server opzetten. Ten tweede moeten eindgebruikers een VPN-clientagent installeren op apparaten die verbonden zijn met het internet. Met behulp van een VPN-server en correct geconfigureerde clientapparaten kunnen gebruikers op afstand toegang krijgen tot de bestandsserver, waardoor ze onderweg bestanden kunnen openen en opslaan op de bestandsserver. VPN wordt echter steeds meer een probleem voor zakelijke gebruikers. Voornamelijk omdat VPN-technologie een privénetwerk uitbreidt naar verbonden apparaten. Het dwingt eindgebruikers om netwerktopologie en -technologie te begrijpen, en het is niet ongewoon dat het bedrijfsondersteuningsteam te maken krijgt met VPN-gerelateerde verzoeken van externe medewerkers.
Dus we weten dat noch migratie van bestandsservers (bestandssynchronisatie en -deling) noch traditionele VPN-methoden alle verschillende gebruiksscenario's van zakelijke gebruikers kunnen dekken. Migratie van bestandsservers bevordert de mobiliteit van werknemers ten koste van de compatibiliteit van de bestandsserver door bestanden te verplaatsen en te herorganiseren, terwijl de toegangsmethode tot bestanden wordt vervangen door bestandssynchronisatie. VPN-toegang richt zich op 100% compatibiliteit met de bestandsserver, maar verliest flexibiliteit en prestatievoordeel ten opzichte van oplossingen voor bestandssynchronisatie en -deling. Is er een betere manier om het beste van twee werelden te combineren, d.w.z. compatibiliteit van de bestandsserver met mobiliteit? Bestandsservermobilisatie is het antwoord.
Bestandsservermobilisatie richt zich op de compatibiliteit van bestandsservers met gebruikersgedrag en de door gebruikers gebruikte applicaties. Tegelijkertijd vergemakkelijkt het de toegang voor externe gebruikers tot bestanden en mappen vanaf externe en mobiele apparaten zonder de noodzaak voor een VPN of RDP. Technisch gezien is bestandsservermobilisatie een softwarecomponent die functies voor externe toegang omvat en rechtstreeks interactie heeft met bestaande bestandsservers, waarbij drive mapping, bestandsvergrendeling, toestemmingscontrole, gebruikersidentiteit voor gebruikers en externe referenties (XREF) voor applicatiecompatibiliteit behouden blijven.
De volgende is een beknopte vergelijking tussen bestandsservermigratie en bestandsservermobilisatie.
Migratie van bestandsservers richt zich doorgaans niet op applicatiecompatibiliteit. Als gevolg hiervan kan het de dagelijkse gewoonte van gebruikers beïnvloeden met betrekking tot hoe bestanden worden benaderd.
Bestandsservermobilisatie richt zich op achterwaartse compatibiliteit zoals schijfmapping, bestandsvergrendeling en toestemmingscontroles.
Aanbieders bieden een synchronisatiemap om toegang te krijgen tot bestanden en mappen, bijvoorbeeld vanuit een 'Dropbox'-map.
Aanbieders verstrekken schijfletters die overeenkomen met die van het lokale netwerk zonder dat een VPN nodig is.
Klanten vertrouwen op het Data Life Cycle Management van de provider voor data-backup en -retentie.
Klanten benutten het bestaande levenscyclusbeheer van de bestandsserver zonder onderbreking.
Na de migratie van de bestandsserver wordt de bestandsserver buiten gebruik gesteld.
Nadat mobilisatiecapaciteiten aan de bestandsserver zijn toegevoegd, blijft de bestandsserver actief.
Bestandserversmigratie richt zich op het verplaatsen van gegevens naar de cloud om het lokale beheer te verminderen.
Bestandsservermobilisatie richt zich op het behouden van de gegevens om redenen van gegevensbezit, privacy, naleving en compatibiliteit.
Voor veel bedrijven is het migreren van bestandsservers naar de cloud voldoende om te voldoen aan de mobiele behoeften van werknemers. Bijvoorbeeld, OneDrive en SharePoint zijn inbegrepen bij het basis Microsoft 365/Office 365 abonnement, en de OneDrive map is standaard inbegrepen in Windows 11. Het is erg handig om bestanden en mappen naar OneDrive en Microsoft Teams te verplaatsen en daar te beginnen met werken. Als alles goed gaat, is de zoektocht naar een nieuwe oplossing voorbij en is dit de juiste oplossing voor jou.
Echter, steeds meer bedrijven ontdekken dat migratie van bestandsservers niet voor hen werkt nadat ze het hebben uitgeprobeerd. De meeste redenen voor de mislukte ervaringen kunnen worden samengevat in de volgende categorieën: Gebruiksgemak, Gegevenslevenscyclusbeheer, Applicatiecompatibiliteit, Gegevenseigendom, Naleving, Controle en Migratiecomplexiteit.
Als je de juiste oplossing voor je bestandsservers nog niet hebt gevonden, is het niet omdat er geen goede migratieoplossingen zijn, het is omdat je nog niet hebt nagedacht over bestandsservermobilisatie.
Er zijn situaties waarin organisaties nog steeds behoefte hebben aan toegewezen schijven en bestandsservercompatibiliteit in combinatie met mobiliteit.
Van het back-uppen van gegevens tot het herstellen van een enkel bestand, organisaties hebben van tijd tot tijd flexibele gegevensdiensten en bewaarbeleid nodig.
Niet alle applicaties zijn compatibel met externe bestandssynchronisatie- en deeldiensten zoals SharePoint, OneDrive en Dropbox.
Bestanden moeten soms in een specifieke regio worden opgeslagen om te voldoen aan regelgeving. Bepaalde industrieën hebben eigen beleid dat de toegang tot en het bijhouden van gegevens reguleert.
Hoe groter de gegevensset, hoe complexer het migratieproces. Hoe langer het duurt, hoe foutgevoeliger het proces wordt en hoe hoger de kosten.
Zowel migratie als mobilisatie van bestandsservers helpen organisaties mobieler en productiever te worden. Migratie van bestandsservers is meestal de eerste methode die bedrijven proberen omdat OneDrive is ingebouwd in het Windows-besturingssysteem en andere oplossingen zoals Dropbox, Box en Google Drive goed ingeburgerd zijn. Maar als migratie van bestandsservers niet werkt voor u, hoe identificeert u dan patronen zodat in bepaalde situaties, mobilisatie van bestandsservers een betere pasvorm is?
Toegewezen stations bieden gebruikers een vertrouwde bestandssysteeminterface die het makkelijker maakt om met bestanden en mappen te werken. Dit kan helpen om de leercurve te minimaliseren en de gebruikersacceptatie te verbeteren, vooral voor degenen die niet gewend zijn aan het gebruik van webgebaseerde interfaces zoals SharePoint.
Sommige organisaties vertrouwen op verouderde applicaties of workflows die zijn ontworpen om te werken met bestandsservers en toegewezen schijven. In dergelijke gevallen kan het een uitdaging zijn om deze applicaties of processen te migreren naar andere systemen zonder aanzienlijke ontwikkelingsinspanningen.
Toegang tot bestanden op een toegewezen schijf of bestandsserver kan sneller zijn dan werken met SharePoint, vooral voor grote bestanden of wanneer netwerkverbindingen traag of onbetrouwbaar zijn. Dit kan cruciaal zijn voor organisaties die grote bestanden in realtime moeten kunnen openen, zoals ontwerp- of ingenieursbureaus.
Sommige organisaties hebben strikte gegevensbeschermingsbeleid of regelgevende vereisten die het gebruik van on-site bestandsservers in plaats van cloud-gebaseerde oplossingen zoals SharePoint voorschrijven. Toegewezen stations kunnen organisaties helpen controle over hun gegevens te behouden terwijl ze eindgebruikers gemakkelijk toegang bieden.
Organisaties die al aanzienlijke investeringen hebben gedaan in on-premises infrastructuur geven er wellicht de voorkeur aan om hun bestaande bestandsservers en opslagoplossingen te benutten in plaats van een nieuw platform zoals SharePoint te adopteren.
Toegewezen stations en bestandsservers kunnen gedetailleerde toegangscontrole en permissies bieden die voor bepaalde organisaties geschikter kunnen zijn dan het permissiemodel van SharePoint.
Een van de meest voorkomende klachten over de migratie van bestandsservers (File Sync and Share Service of SharePoint) is dat de flexibiliteit van gegevensback-up en -controle afneemt zodra de gegevens zich op een andere locatie bevinden. Bijvoorbeeld, met SharePoint is er slechts één bewaarperiode, wat mogelijk niet voldoende is voor uw behoeften. Als u van tijd tot tijd gegevens moet back-uppen, als u een bestand moet herstellen en onverwijderd moet laten, of als u een volledige audit van bestandstoegang nodig heeft, bent u afhankelijk van wat de externe leverancier voor u kan doen, en soms kan het onmogelijk zijn om te helpen.
De meeste cloudoplossingen die u gebruikt als direct gevolg van de migratie van bestandsservers, zullen u dwingen uw dagelijkse workflows te veranderen. SharePoint vereist bijvoorbeeld dat u gegevens in meerdere bibliotheken splitst of bestandsnamen verkort, waardoor externe verwijzingen naar bestanden en links tussen bestanden worden verbroken. Andere oplossingen, zoals Dropbox, dwingen u om de toestemmingscontrole voor meerdere sets bestanden te heroverwegen. Deze wijzigingen en beperkte ondersteuning voor geavanceerde functies zoals bestandsvergrendeling zijn niet compatibel met toepassingen zoals AutoCAD en InDesign in een multi-gebruikersomgeving.
Hoewel SharePoint voldoet aan veel industriestandaarden en regelgeving, kunnen organisaties specifieke nalevingsvereisten hebben die verder gaan dan de ingebouwde mogelijkheden van SharePoint.
Het permissiemodel en de toegangscontroles van SharePoint voldoen mogelijk niet aan de behoeften van elke organisatie en verschillen zeker van traditionele Active Directory en NTFS-permissies op bestandsservers.
SharePoint slaat gegevens op in datacenters van Microsoft, wat voor sommige organisaties kan leiden tot privacyzorgen, vooral voor die met strikte vereisten voor gegevensresidentie.
Organisaties die een hybride opslagoplossing nodig hebben die cloudopslag combineert met lokale opslag of objectopslag, maar een uniform bestandssysteeminterface vereisen.
Gegevens overzetten van legacy systemen naar externe diensten kan complex en tijdrovend zijn. Afhankelijk van het volume en de complexiteit van de gegevens, moeten organisaties mogelijk investeren in migratietools, adviesdiensten of extra personeel om het proces te vergemakkelijken.
Veel organisaties vereisen aanpassingen om aan hun unieke bedrijfsbehoeften te voldoen, wat het migratieproces ingewikkelder en duurder kan maken. Bovendien kan de integratie van SharePoint met andere bedrijfsapplicaties of systemen maatwerk ontwikkeling of hulpmiddelen van derden vereisen.
Overschakelen naar SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox en Google Drive kunnen na een succesvolle herstructurering voor datamigratie training en ondersteuning vereisen voor eindgebruikers en IT-medewerkers, wat kostbaar en tijdrovend kan zijn.
Breng uw bestandsservers terug naar de toekomst