Un servidor de archivos en una empresa es un repositorio central de almacenamiento o espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados colaborar en archivos y carpetas directamente o a través de aplicaciones de línea de negocio.
Un servidor de archivos en una empresa es un repositorio central de almacenamiento o espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados (como PC con Windows, macOS o incluso dispositivos móviles) acceder a archivos y carpetas y establecer un flujo de trabajo para colaborar diariamente en trabajos relacionados con el negocio. El término "servidor de archivos" generalmente es intercambiable con gestión de documentos, repositorio de archivos, compartición de archivos o colaboración de archivos y carpetas.
Acceder a un servidor de archivos generalmente está protegido por un servicio de identidad para la autenticación de usuarios y además protegido por una estructura de permisos para ver (listar), leer o escribir (control total) archivos específicos y carpetas individuales.
Técnicamente hablando, un servidor de archivos se refiere a una instancia de servidor central en una red informática genérica. Sin embargo, la red informática en el contexto anterior generalmente se refiere a una red de área local (LAN) en lugar de una red de área amplia (la nube).
Como componente de software, un servidor de archivos es parte de un sistema operativo, como el sistema operativo Windows. Un servidor de archivos permite que un dispositivo cliente conectado extienda su sistema de archivos local (como los de una unidad C o una unidad D) para incluir un sistema de archivos de red. Es cierto que acceder a archivos a través de una red no es tan rápido como leer o escribir archivos desde una unidad C local. Sin embargo, el efecto de la red habilita inmediatamente a los agentes cliente conectados y autorizados para operaciones básicas como listar archivos y carpetas, leer y escribir archivos y, lo más importante, bloquear archivos para facilitar la colaboración en grupo. Los beneficios de un servidor de archivos como plataforma de colaboración para toda la empresa son enormes.
Los administradores del servidor necesitan definir quiénes son los usuarios, qué conjunto de archivos y carpetas pueden acceder los usuarios y los permisos de acceso. Los administradores del servidor también necesitan definir políticas de versión y retención de archivos y ocuparse de la continuidad del negocio, como respaldar los servidores de archivos.
La mayoría de las empresas hoy en día estandarizan en la plataforma Windows en el trabajo. El Servidor de Archivos Windows se remonta a Windows NT 3.1 en los años 90 y ha progresado hasta el Windows Server 2019 de hoy. Muchas tecnologías subyacentes han cambiado y Microsoft ha añadido muchas características a la línea de productos del Servidor de Archivos Windows. Sin embargo, un tema central sigue siendo el mismo: teóricamente, el servidor de archivos Windows todavía pertenece a la red de área local de la sede central de la empresa. Siempre favorece a los empleados que tienen dispositivos conectados en la misma red de área local para un fácil acceso. Los empleados remotos dependen de una VPN (una red privada virtual) para extender la red corporativa a hogares y ubicaciones remotas para el acceso remoto.
La historia del VPN comenzó en 1996. Es una tecnología típica de cliente-servidor. En primer lugar, la empresa necesita implementar un servidor VPN. En segundo lugar, los usuarios finales en dispositivos conectados a Internet necesitan instalar un agente cliente VPN. Con la ayuda de un servidor VPN y con los dispositivos cliente configurados adecuadamente, los usuarios pueden acceder al servidor de archivos de forma remota, lo que permite que los archivos se accedan y guarden en el servidor de archivos incluso cuando los usuarios están en movimiento. Sin embargo, el VPN se está convirtiendo en un punto de dolor para los usuarios corporativos. Principalmente porque la tecnología VPN es una tecnología que extiende una red privada a dispositivos conectados. Obliga a los usuarios finales a entender la topología y la tecnología de red, y bastante a menudo, el equipo de soporte corporativo está lidiando con tickets relacionados con VPN generados por trabajadores remotos.
Para cualquier servidor de archivos confiable, la base es la cantidad adecuada de recursos informáticos, recursos físicos o recursos virtuales. Los servidores de archivos se miden más a menudo por la cantidad de espacio de almacenamiento que proporcionan, generalmente medido en el rango de Tera-Bytes (TB) o cientos de Giga-Bytes (GB). Sin embargo, el sistema operativo, la memoria y la interfaz de red son partes esenciales de un servidor de archivos. Tradicionalmente, cuando el espacio de almacenamiento era proporcionado por discos duros giratorios, los servidores de archivos tenían una capacidad fija. A menudo, las corporaciones necesitan comprar capacidad de almacenamiento una vez cada 3-5 años. Cuando compran servidores de archivos, generalmente compran la capacidad por adelantado del consumo de uso para ahorrar espacio para los años venideros. Hoy en día, la tecnología de almacenamiento en la nube y tecnologías como Storage Space Direct pueden conectar múltiples nodos de servidores de archivos en un anillo de almacenamiento de servidor de archivos y así proporcionar servicios de almacenamiento completos y tolerantes a fallos. También vemos configuraciones híbridas avanzadas como la puerta de enlace de almacenamiento de AWS, que puede extender el servidor de archivos local con capacidad de almacenamiento de servicios de almacenamiento en la nube como los de Amazon S3 (Amazon Simple Storage Service).
SMB es el protocolo utilizado entre un Servidor de Archivos Windows y un Dispositivo Cliente Windows, mientras que SAMBA se implementó en dispositivos cliente Linux para comunicarse con un Servidor de Archivos Windows. SAMBA también se implementa en la mayoría de los dispositivos NAS, actuando como servidores de archivos locales.
Un Sistema de Archivos de Red (NFS) es el equivalente al protocolo SMB en el mundo de UNIX/Linux. Los servidores de archivos basados en UNIX/Linux implementan por defecto el protocolo NFS, mientras que la mayoría de los dispositivos NAS también implementan protocolos SMB porque la mayoría de la fuerza laboral utiliza Windows en el trabajo.
El Protocolo de Bloque de Mensajes del Servidor (protocolo SMB), creado por IBM en la década de 1980, es un protocolo de comunicación cliente-servidor utilizado en redes locales con dispositivos Windows y macOS. El protocolo SMB permite que una aplicación, o el usuario de una aplicación, acceda a archivos en un servidor remoto. Así, una aplicación cliente puede abrir, leer, mover, crear y actualizar archivos en el servidor remoto. El protocolo SMB es un protocolo de petición-respuesta, lo que significa que transmite múltiples mensajes entre el cliente y el servidor para establecer una conexión. Una de las características más criticadas del SMB es que era muy 'conversador', lo que significa que el servidor de archivos y el dispositivo cliente están frecuentemente en un chat de petición-respuesta en una base paquete por paquete. La versión 3 (v3) del SMB es la más reciente hasta la fecha de este escrito. La v3 añade muchas optimizaciones para transferir archivos por Internet en cuanto a rendimiento y seguridad. Sin embargo, debido a que el protocolo SMB está diseñado con el acceso a nivel de bloque en mente (como el acceso desde programas de base de datos), puede aplicar algunas técnicas de transmisión de archivos. Aún así, no puede aliviar completamente la 'conversación' excesiva por Internet. El protocolo SMB tiene dos hermanos en CIFS y SAMBA, que están implementando los protocolos SMB.
El Servidor de Archivos se accede comúnmente a través de internet utilizando el Protocolo de Transferencia de Archivos (protocolo FTP) o el FTP Seguro encriptado (SFTP). También se puede utilizar el SCP encriptado (Protocolo de Copia Segura) y los protocolos basados en HTTP como WebDAV. Sin embargo, el FTP fue diseñado antes de la World Wide Web y antes de que el protocolo HTTP se popularizara. Es más difícil de atravesar firewalls y tiene problemas de codificación de caracteres entre el servidor FTP in-compatible y el agente cliente FTP. Es incluso más difícil de usar desde la perspectiva de un usuario final que utilizar una VPN para mapear una unidad de regreso a los servidores de archivos en la sede corporativa. Es un protocolo anticuado que todavía está en uso.
El protocolo WebDAV tiene una ventaja sobre FTP o SCP ya que utiliza el mismo puerto que HTTP (80), que es un puerto estándar ya abierto en el cliente y permite el uso de la red mundial (www). Es más fácil atravesar un cortafuegos. Sin embargo, el protocolo WebDAV no era tan moderno como un protocolo basado en REST como vimos en los servicios actuales de almacenamiento en la nube. El dialecto WebDAV es relativamente verboso y complejo, lo que introduce incompatibilidades entre los clientes WebDAV y los servidores WebDAV. Es otro protocolo anticuado.
Para los servicios de almacenamiento en la nube, Windows Azure Files y el sistema de archivos AWS FSx implementan el protocolo SMB con casos de uso principales para trasladar una carga de trabajo de servidor de archivos de Windows al almacenamiento en la nube.
Sin embargo, más importante aún, con el grupo de servicios de almacenamiento en la nube que incluye Dropbox, Google Drive y OneDrive, popularizaron las ideas de acceder a archivos y carpetas desde dispositivos móviles y desde navegadores web y dispositivos remotos sin la necesidad de usar una VPN!
La movilidad en la nube es el futuro y veremos que el protocolo de acceso a archivos se expandirá para incluir acceso y compartición desde navegadores web y teléfonos móviles.
La función principal del servidor de archivos es permitir que múltiples usuarios accedan a los archivos almacenados en un repositorio de archivos centralizado. Por lo tanto, el servidor de archivos es muy popular como medio de almacenamiento central para archivos internos de la empresa. Los usuarios a menudo utilizan un servidor de archivos indirectamente a través de un conjunto de aplicaciones de línea de negocio como QuickBook, AutoCAD, PhotoShop y Microsoft Offices. Los usuarios emplean estas aplicaciones de línea de negocio para abrir y guardar archivos en un conjunto de servidores de archivos corporativos. Muchas de estas aplicaciones de línea de negocio son aplicaciones de bases de datos, tales como QuickBooks, Microsoft Access, Microsoft SQL Server y otros programas de bases de datos.
Los empleados interactúan con los servidores de archivos corporativos a través de unidades mapeadas. Estas unidades mapeadas (en Windows) o volúmenes montados (en macOS) están disponibles en las interfaces de escritorio de Windows y macOS. La operación sobre los archivos, como hacer doble clic en un archivo, invocará con mayor frecuencia las aplicaciones de negocios más apropiadas para abrir el archivo. Por ejemplo, el lector de Adobe Acrobat se invocará para abrir un archivo con sufijo .pdf.
Hay algunos temas avanzados para un servidor de archivos que vale la pena mencionar en el año 2020. El primero son los Archivos de Azure, que pueden extender un servidor de archivos local de Windows al Cloud de Windows Azure. El segundo es la pasarela de almacenamiento de AWS, capaz de presentar un volumen iSCSI a los servidores de archivos locales para expandir la capacidad de almacenamiento del servidor de archivos local al cloud de AWS. El tercero es el Windows StorageSpace Direct, capaz de usar múltiples servidores de archivos Windows de nodo único para construir un servidor de archivos más grande con mayor capacidad y mejor tolerancia a fallos.
ventajas de un servidor de archivos
Muchas organizaciones están utilizando servidores de archivos por una variedad de razones, que incluyen:
La mayoría de las aplicaciones de línea de negocios dependen de un servidor de archivos centralizado para funcionar para varios o todos los empleados
Los servidores de archivos son la plataforma de colaboración centralizada para que los empleados compartan elementos de trabajo diarios como informes de estado, trabajos creativos y generación de inteligencia empresarial con Excel, PowerBI, etc.
Las organizaciones estandarizan un entorno de trabajo Windows, que incluye servidores de dominio y servidores de archivos.
Los perfiles de trabajo de los empleados se gestionan de manera centralizada en los servidores de archivos para permitir el roaming dentro de la organización. Cuando los usuarios inician sesión en diferentes estaciones de trabajo, ven el mismo conjunto de archivos y carpetas.
Otra ventaja clave de usar servidores de archivos es que los dispositivos cliente, excepto para documentos personales, no necesitan mucha capacidad de almacenamiento ni potencia de cómputo. La empresa puede almacenar todos los archivos de negocios y copias de seguridad en el servidor de archivos central. Y con la organización adecuada (que comprende directorios, carpetas, etc.), los usuarios automáticamente tienen una visión mucho más clara de toda la estructura de archivos y carpetas.
Las ventajas descritas anteriormente son un testimonio de lo vital y valioso que puede ser un servidor de archivos para una organización. En el mundo empresarial, las organizaciones siempre necesitan más capacidad de almacenamiento, mejor
tolerancia a fallos, mayor seguridad de los datos y estricto cumplimiento normativo.
Al mismo tiempo, las organizaciones también desean un aumento fácil de la capacidad de almacenamiento, una configuración de seguridad sencilla y un informe de cumplimiento, así como movilidad en la nube para la fuerza laboral remota y móvil.
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