Onze partners & klanten
Vertrouwd door
1000+ IT-oplossingsaanbieders en ondernemingen
Loopt u tegen beperkingen aan bij het migreren van bestandsservers?
Wordt u gefrustreerd door de beperkingen van SharePoint en OneDrive?
SharePoint Online is onderdeel van het Office 365-aanbod. De voordelen stimuleren bedrijven om hun bestandsserver naar SharePoint Online te migreren, waardoor de kosten voor het onderhouden van een lokale bestandsserver worden bespaard.
Echter, er zijn enkele beperkingen waarvan u op de hoogte moet zijn voordat u begint met de migratie naar SharePoint Online. Als u deze problemen tegenkomt, is dit misschien niet de juiste oplossing voor u.
Voordat we ingaan op de afzonderlijke punten, volgt hier een praktijkvoorbeeld van een recent klantgesprek:
Wilt u de oorspronkelijke opslagplaats van 700.000 enkele bestanden onderverdelen en herorganiseren in zeven verschillende SharePoint-bibliotheken? Wat te denken van de kosten voor het opnieuw trainen van personeel om gewend te raken aan de nieuwe locaties van SharePoint Online?
Volgens de SharePoint Online documentatie:
"Hoewel SharePoint Online 30 miljoen documenten per bibliotheek kan opslaan, raden we voor optimale prestaties aan om niet meer dan 300.000 bestanden te synchroniseren over alle documentbibliotheken. Daarnaast kunnen dezelfde prestatieproblemen optreden als u 300.000 items of meer heeft over alle bibliotheken die u synchroniseert, zelfs als u niet alle items in die bibliotheken synchroniseert..."
Anekdotisch gezien begint de prestatie echter te verslechteren na 100.000 items. En vreemd genoeg noemt de SharePoint documentatie dit aantal in andere contexten. Of het nu 300.000 of 100.000 is, de kern van de zaak is dat in veel echte bedrijfsomgevingen met meer bestanden, de OneDrive-synchronisatieclient ernstige prestatieproblemen heeft, waardoor gebruikers uiteindelijk moeten overschakelen naar de webinterface. Alleen de kleinste organisaties met de kleinste gegevenssets kunnen profiteren van het gebruiksgemak van een toegewezen schijf.
In vergelijking met de OneDrive-synchronisatielimiet is de limiet van 5000 weergave-items in een bibliotheek een serieuzer probleem. Zodra u meer dan 5.000 items in een bibliotheek heeft, wordt het bijna onbruikbaar.
Mogelijke Oplossing
Herstructureer gegevens over meerdere sites en bibliotheken zodat geen enkele meer dan 100.000 bestanden en mappen bevat. Als de OneDrive-client verbinding maakt met sites met meer dan 300.000 totale items, schakel dan over naar de webinterface en gebruik de OneDrive-synchronisatie niet. Als het totale aantal van uw bestanden klein is, is deze oplossing OK.
Deze beperking is een ander veelvoorkomend probleem bij het migreren van bestandsdelingen naar SharePoint Online. Het manifesteert zich meestal in een fout zoals deze:
"De opgegeven bestands- of mapnaam is te lang. Het URL-pad voor alle bestanden en mappen moet 400 tekens of minder zijn (en niet meer dan 400 tekens voor elke afzonderlijke bestands- of mapnaam in de URL). Typ alstublieft een kortere bestands- of mapnaam."
De migratie zal mislukken voor alle bestanden die niet aan deze vereiste voldoen. En aangezien dit de bovengrens is voor de relatieve URL die het volledige pad en de naam van de documentbibliotheek bevat, gebeurt dit veel te vaak. Het resultaat is een onvolledige of afgebroken migratie.
Een andere, ernstigere limiet die u kunt tegenkomen, is de 256-tekenslimiet op uw Windows-pc, wanneer gebruikers SharePoint Online-documentbibliotheken synchroniseren met hun pc's. Het foutbericht kan er als volgt uitzien:
"De bestandsnaam(en) zouden te lang zijn voor de doelmap. U kunt de bestandsnaam verkorten en het opnieuw proberen, of een locatie proberen die een korter pad heeft".
Mogelijke Oplossing
Gebruik hulpmiddelen die automatisch namen inkorten om aan de vereisten te voldoen. Dit is een riskante tijdelijke oplossing die wordt voorgesteld omdat de bestanden niet geïsoleerd zijn. Gangbare bestandstypen zoals Adobe InDesign of AutoCAD hebben allemaal gekoppelde bestanden van het hoofdbestand naar de ondersteunende bestanden. Als de bestandsnaam wordt ingekort, is de integriteit van de bestandsbundel niet langer gegarandeerd. Gebruik deze tijdelijke oplossing alleen als uw bestanden geïsoleerd zijn.
Naast het herindelen van bestandsservergegevens in verschillende silo's in verschillende documentbibliotheken, is ook het herindelen van machtigingen een grote hoofdpijn.
De volgende citaten illustreren waarom sommige mensen vinden dat het breken van machtigingsovererving niet wordt ondersteund door SharePoint, terwijl anderen erop wijzen dat dit wel het geval is. Het is verwarrend omdat de ondersteuning er is, maar alleen voor relatief kleine gegevenssets. De documentatie legt uit:
"Een lijst kan tot 30 miljoen items bevatten, en een bibliotheek kan tot 30 miljoen bestanden en mappen bevatten. Wanneer een lijst, bibliotheek of map meer dan 100.000 items bevat, kun je de machtigingsovererving voor de lijst, bibliotheek of map niet verbreken. Ook kun je de machtigingen er niet opnieuw op erven. Je kunt echter nog steeds de overerving van machtigingen voor de afzonderlijke items binnen die lijst, bibliotheek of map verbreken, tot het maximale aantal unieke machtigingen in de lijst of bibliotheek..."
Dit kan de migratie en het beheer van machtigingen veranderen in een nachtmerrie van gegevensherindeling om handmatig het verbreken van machtigingsovererving voor elementen in de lijst, bibliotheek of map te vermijden.
Mogelijke Oplossing
Herstructureer gegevens over meerdere locaties en bibliotheken zodat geen enkele meer dan 100.000 bestanden en mappen bevat. Pas de map- en bestandsrechten opnieuw aan wanneer bestanden en mappen worden geherstructureerd. Dit is geen tijdelijke oplossing, maar eerder een omslachtige manier om gegevens te migreren.
Wanneer u items in SharePoint verwijdert, worden ze in de Prullenbak geplaatst, maar ze blijven daar slechts 93 dagen. Daarna kunnen ze niet meer worden hersteld. Dus u heeft een back-upstrategie nodig om deze beperking te omzeilen, of u moet uw werknemers trainen om deze beperking te begrijpen als er documenten zijn die ze niet willen verliezen.
Werknemerstraining is ook een kostenpost die vaak over het hoofd wordt gezien. De kosten worden pas na enkele maanden gevoeld als werknemers belangrijke bestanden of mappen niet kunnen herstellen.
Gebrek aan ondersteuning voor oudere applicaties zoals databases, AutoCAD, QuickBook of zelfs Adobe InDesign.
Vele oudere applicaties, vooral databases, vereisen blokniveau toegang tot databestanden. SharePoint Online kan deze applicaties niet ondersteunen.
Andere soorten applicaties, zoals AutoCAD of InDesign, creëren bestanden als bundels, inclusief vele ondersteunende bestanden op relatieve locaties geassocieerd met het hoofdbestand. Eventuele bestandsnaam wijzigingen door inkorten of verkorten zullen problemen veroorzaken met deze applicaties.
Als de beperkingen van SharePoint u ervan weerhouden om bestandsservers naar de cloud te migreren, is er een betere manier!
Profiteer van cloud-efficiëntie en cloud-mobiliteit zonder te hoeven leven met de beperkingen van SharePoint.
Met Gladinet-oplossingen kunt u bestaande bestandsservers AS-IS cloudgeschikt maken of Amazon S3 of Windows Azure gebruiken om een hybride cloud-bestandsserveromgeving op te zetten met uw huidige bestandsservers. Hoe dan ook, er zijn geen beperkingen.
Een toegewezen schijf over het HTTPS-kanaal naar de bedrijfsserver is een belangrijke functie. Werknemers zijn bekend met een toegewezen schijf en er is geen extra training nodig.
Zakelijke gebruikers hebben al zakelijke identiteiten in Active Directory en de bijbehorende Active Directory federatieve dienst en SAML single sign-on. Ze hebben geen aanvullende inloggegevens nodig om toegang te krijgen tot een oplossing voor bestandsdeling.
De meeste oplossingen voor bestandsdeling bieden handmatige bestandsvergrendeling in de vorm van 'inchecken' en 'uitchecken'. Gladinet biedt automatische bestandsvergrendeling door verzoeken om bestanden te openen te detecteren. Wanneer Microsoft Word een bestand opent, wordt de bestandsvergrendeling automatisch geïnitieerd en automatisch beëindigd wanneer de bestandsverwerking voltooid is.
Tot slot maakt de mogelijkheid om te integreren met Active Directory en NTFS-permissies het veel gemakkelijker voor systeembeheerders om toestemmingscontrole in te stellen. De permissiefuncties laten de Gladinet-oplossing uitblinken tussen de gelijken.
Drive Mapping is een essentiële functie voor online toegang tot bestanden. Eindgebruikers kunnen eenvoudig bestanden en mappen van een toegewezen schijf openen via slepen en neerzetten over het internet.
Bestandsvergrendeling is een essentiële functie voor online toegang tot bestanden en samenwerking in teamverband om conflicten te voorkomen. Eindgebruikers moeten wereldwijde gelijktijdige online toegang tot bestanden beheren door middel van bestandsvergrendeling om consistentie te behouden.
Heeft u uren besteed aan het oplossen van problemen met VPN-verbindingen? Hebben zowel uw personeel als uw IT-ondersteuningsteam productiviteit verloren door neergehaalde VPN-verbindingen? VPN's zijn ingewikkeld; er is een betere manier!
Uw vertrouwde netwerkshares van bestandsservers worden teammappen die u rechtstreeks vanuit de cloud kunt openen.
U krijgt een stationsletter in Windows Verkenner om toegang te krijgen tot de bestanden in de cloud.
U krijgt bestandsvergrendeling wanneer u aan bestanden werkt vanuit de cloud.
Integratie met Active Directory is eenvoudig, of het nu gaat om een lokale of externe fileserver.
Houd rekening met naleving en controle door alle administratieve taken en activiteiten bij te houden.
Gegevensbescherming omvat militaire encryptie, beveiligde verbindingen en meer. Gebruik automatisch bestaande gebruikers en permissies om tijd en geld te besparen bij de installatie.
Neem contact met ons op om te bespreken wat uw organisatie nodig heeft met betrekking tot
de implementatie van de veilige oplossing voor externe toegang en bestandsdeling.
We bieden direct beste praktijken, productexpertise, referentieontwerp, demo en ondersteuning!
© Auteursrecht 2023 - Gladinet, Inc. Alle rechten voorbehouden
