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Está a deparar-se com limitações ao migrar servidores de arquivos?
Está frustrado com as limitações do SharePoint e do OneDrive?
O SharePoint Online está incluído como parte da oferta do Office 365. Os benefícios incentivam as empresas a migrarem seu servidor de arquivos para o SharePoint Online, economizando o custo de manutenção de um servidor de arquivos local.
No entanto, existem algumas limitações das quais você deve estar ciente antes de iniciar a migração para o SharePoint Online. Se você encontrar esses problemas, esta pode não ser a solução certa para você.
Antes de entrarmos nos pontos individuais, aqui está um exemplo real de uma conversa recente com um cliente:
Deseja subdividir e reorganizar o repositório original de 700.000 arquivos únicos em sete diferentes bibliotecas do SharePoint? E quanto ao custo de reciclagem da equipe para se acostumar com os novos locais do SharePoint Online?
De acordo com a documentação do SharePoint Online:
"Embora o SharePoint Online possa armazenar 30 milhões de documentos por biblioteca, para um desempenho ótimo, recomendamos sincronizar não mais do que 300.000 arquivos em todas as bibliotecas de documentos. Além disso, os mesmos problemas de desempenho podem ocorrer se você tiver 300.000 itens ou mais em todas as bibliotecas que está sincronizando, mesmo que não esteja sincronizando todos os itens nessas bibliotecas..."
Anedoticamente, no entanto, o desempenho começa a degradar após 100.000 itens. E curiosamente, a documentação do SharePoint menciona esse número em outros contextos. Seja 300.000 ou 100.000, o fato é que em muitos ambientes empresariais reais com mais arquivos, o cliente de sincronização do OneDrive apresenta sérios problemas de desempenho, então os usuários eventualmente têm que mudar para a interface Web. Apenas as menores organizações com os menores conjuntos de dados podem se beneficiar da facilidade de uso de um drive mapeado.
Comparado à limitação de sincronização do OneDrive, a limitação de 5000 itens de visualização em uma biblioteca é um problema mais sério. Uma vez que você exceda 5.000 itens em uma biblioteca, ela se torna quase inutilizável.
Solução Alternativa Possível
Reorganize os dados entre vários sites e bibliotecas de forma que nenhum tenha mais de 100.000 arquivos e pastas. Se o cliente OneDrive se conectar a sites com mais de 300.000 itens no total, mude para a interface web e não use a sincronização do OneDrive. Se o número total de seus arquivos for pequeno, essa solução alternativa é aceitável.
Esta limitação é outro problema comum ao migrar compartilhamentos de arquivos para o SharePoint Online. Geralmente se manifesta em um erro como este:
"O nome do arquivo ou pasta especificado é muito longo. O caminho da URL para todos os arquivos e pastas deve ter 400 caracteres ou menos (e não mais do que 400 caracteres para qualquer nome de arquivo ou pasta único na URL). Por favor, digite um nome de arquivo ou pasta mais curto."
A migração falhará para quaisquer arquivos que não atendam a este requisito. E como este é o limite superior para a URL relativa contendo todo o caminho e nome da biblioteca de documentos, isso acontece com muita frequência. O resultado é uma migração incompleta ou abortada.
Outro limite, mais sério, que você pode encontrar é o limite de 256 caracteres no seu PC Windows, quando os usuários sincronizam bibliotecas de documentos do SharePoint Online com seus PCs. A mensagem de erro pode parecer com a seguinte:
"O(s) nome(s) do(s) arquivo(s) seria(m) muito longo(s) para a pasta de destino. Você pode encurtar o nome do arquivo e tentar novamente, ou tentar um local que tenha um caminho mais curto".
Solução Alternativa Possível
Utilize ferramentas que automaticamente encurtam nomes para atender aos requisitos. Este é um paliativo arriscado sugerido porque os arquivos não estão isolados. Tipos comuns de arquivos como Adobe InDesign ou AutoCAD têm arquivos vinculados, do arquivo principal para os arquivos de apoio. Se o nome do arquivo for truncado, a integridade do conjunto de arquivos não é mais garantida. Utilize este paliativo apenas se seus arquivos estiverem isolados.
Além de reorganizar os dados do servidor de arquivos em diferentes silos em diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar as permissões também é uma grande dor de cabeça.
As seguintes citações ilustram por que algumas pessoas acham que a quebra de herança de permissões não é suportada pelo SharePoint, enquanto outras apontam que é. É confuso porque o suporte existe, mas apenas para conjuntos de dados relativamente pequenos. A documentação explica:
"Uma lista pode ter até 30 milhões de itens, e uma biblioteca pode ter até 30 milhões de arquivos e pastas. Quando uma lista, biblioteca ou pasta contém mais de 100.000 itens, você não pode quebrar a herança de permissões na lista, biblioteca ou pasta. Também não é possível re-herdar as permissões nela. No entanto, você ainda pode quebrar a herança nas itens individuais dentro dessa lista, biblioteca ou pasta, até o número máximo de permissões únicas na lista ou biblioteca..."
Isso pode transformar a migração e o gerenciamento de permissões em um pesadelo de reorganização de dados para evitar quebrar manualmente a herança de permissões para elementos na lista, biblioteca ou pasta.
Solução Alternativa Possível
Reorganize os dados em vários sites e bibliotecas de modo que nenhum tenha mais de 100.000 arquivos e pastas. Refaça as permissões de pastas e arquivos quando os arquivos e pastas forem reorganizados. Isso não é uma solução alternativa, mas sim uma maneira trabalhosa de migrar dados.
Quando você exclui itens no SharePoint, eles são colocados na Lixeira, mas permanecem lá por apenas 93 dias. Após esse período, eles não podem ser restaurados. Portanto, você precisa de uma estratégia de backup para contornar essa limitação, ou precisa treinar seus funcionários para entender essa limitação se houver documentos que eles não querem perder.
O treinamento de funcionários também é um custo que muitas vezes é esquecido. O custo não será sentido por vários meses se os funcionários não conseguirem recuperar arquivos ou pastas importantes.
Falta de suporte para aplicações mais antigas como bancos de dados, AutoCAD, QuickBook ou até mesmo Adobe InDesign.
Muitas aplicações mais antigas, especialmente bancos de dados, exigem acesso em nível de bloco aos arquivos do banco de dados. O SharePoint Online não pode suportar essas aplicações.
Outros tipos de aplicações, como AutoCAD ou InDesign, criam arquivos como pacotes, incluindo muitos arquivos de suporte em locais relativos associados ao arquivo principal. Qualquer alteração no nome dos arquivos por truncamento ou encurtamento causará problemas com essas aplicações.
Se as limitações do SharePoint estão impedindo você de migrar servidores de arquivos para a nuvem, existe uma maneira melhor!
Aproveite a eficiência da nuvem e a mobilidade na nuvem sem ter que conviver com as limitações do SharePoint.
Com as soluções da Gladinet, você pode habilitar seus servidores de arquivos existentes NA MESMA FORMA para a nuvem ou usar o Amazon S3 ou o Windows Azure para configurar um ambiente híbrido de servidor de arquivos na nuvem com seus servidores de arquivos atuais. De qualquer forma, não há limitações.
Um drive mapeado através do canal HTTPS para o servidor de arquivos corporativo é um recurso importante. Os funcionários estão familiarizados com um drive mapeado, e não é necessário treinamento adicional.
Os usuários corporativos já possuem identidades corporativas no Active Directory e o serviço federado associado ao Active Directory e o single sign-on SAML. Eles não precisam de credenciais adicionais para acessar uma solução de compartilhamento de arquivos.
A maioria das soluções de compartilhamento de arquivos oferece bloqueio manual de arquivos na forma de 'check in' e 'check out'. A Gladinet fornece bloqueio automático de arquivos detectando solicitações para abrir arquivos. Quando o Microsoft Word abre um arquivo, o bloqueio do arquivo é iniciado automaticamente e terminado automaticamente quando o processamento do arquivo está completo.
Finalmente, a capacidade de integração com o Active Directory e as permissões do NTFS torna muito mais fácil para os administradores de sistema configurarem o controle de permissões. As funcionalidades de permissão fazem a solução da Gladinet se destacar entre os concorrentes.
O Mapeamento de Unidade é um recurso essencial para o acesso a arquivos online. Os usuários finais podem acessar facilmente arquivos e pastas a partir de uma unidade mapeada por meio de arrastar e soltar pela Internet.
O bloqueio de arquivos é um recurso essencial para o acesso a arquivos online e colaboração em equipe para evitar conflitos. Os usuários finais devem controlar o acesso global simultâneo a arquivos online usando o bloqueio de arquivos para manter a consistência.
Já passou horas a resolver problemas de conexões VPN? Tanto a sua equipa como a equipa de suporte de TI perderam produtividade devido a conexões VPN que caíram? As VPNs são complicadas; existe uma maneira melhor!
Os compartilhamentos de rede familiares dos servidores de arquivos tornam-se pastas de equipe que você pode acessar diretamente da nuvem.
Você obtém uma letra de unidade no Windows Explorer para acessar os arquivos na nuvem.
Você terá bloqueio de arquivo quando trabalhar em arquivos da nuvem.
A integração com o Active Directory é fácil, seja para um servidor de arquivos local ou remoto.
Mantenha a conformidade e o controle em mente, acompanhando todas as tarefas e atividades administrativas.
A proteção de dados conta com criptografia de nível militar, conexões seguras e mais. Use automaticamente os usuários e permissões existentes para economizar tempo e dinheiro na configuração.
Contacte-nos para discutir o que a sua organização precisa em relação a
implementar a solução segura de acesso remoto e partilha de ficheiros.
Providenciaremos as melhores práticas, especialização no produto, design de referência, demonstração e assistência imediata!
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