Qu'est-ce que la migration d'un serveur de fichiers et quelles sont les limitations ?

Migration de serveur de fichiers

Un serveur de fichiers d'entreprise est un emplacement de stockage centralisé ou un espace de travail qui permet aux employés sur des appareils connectés de collaborer sur des fichiers et des dossiers. Il existe plusieurs raisons de migrer des serveurs de fichiers vers un autre emplacement. Cet article se concentre sur les raisons qui soutiennent les travailleurs à distance et mobiles.

File Server Migration

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Serveurs de fichiers à l'ère du Cloud

Un serveur de fichiers d'entreprise serveur de fichiers est un espace de stockage ou de travail centralisé qui permet aux employés sur des appareils connectés (ordinateurs portables, PC, tablettes ou même téléphones cellulaires) d'accéder à des fichiers et des dossiers et d'établir un flux de travail pour la collaboration quotidienne sur des tâches liées à l'entreprise. Le terme "serveur de fichiers" est généralement limité à l'accès via un réseau local. Depuis 2006, avec l'avènement d'AWS et d'Amazon S3 et les différentes plateformes de synchronisation et de partage de fichiers telles que Box, Dropbox, Google Drive et OneDrive, le concept de serveur de fichiers entre également dans une toute nouvelle ère du cloud. L'abondance d'outils de synchronisation a fait de la migration de serveurs de fichiers (également connue sous le nom de synchronisation et de partage de fichiers) un sujet brûlant lorsque les gens ont réalisé comment Dropbox et OneDrive garantissaient que les fichiers et les dossiers étaient synchronisés et disponibles pour les utilisateurs à tout moment. Nous avons assisté à des vagues de migration où les serveurs de fichiers ont été mis hors service et le contenu a été migré des serveurs de fichiers vers des services de partage de fichiers externes comme Dropbox et OneDrive. La motivation est de rendre les employés plus mobiles et productifs. Certaines entreprises trouvent les migrations de serveurs de fichiers très réussies et utiles, tandis que d'autres ont peu d'espoir et certaines entreprises ne veulent même pas tenter la migration. Alors, quelles sont les raisons des différentes expériences de migration des différentes entreprises?

File Servers in the Cloud Era

Synchronisation et partage de fichiers et migration de serveur de fichiers

À strictement parler, la synchronisation et le partage de fichiers ainsi que la migration de serveurs de fichiers sont deux concepts différents. La migration de serveurs de fichiers implique généralement de migrer des serveurs de fichiers d'une ancienne version vers une version plus récente, comme de Windows 2012 à Windows 2019, ou de migrer des serveurs de fichiers physiques vers un environnement virtualisé ou un environnement cloud tel que VMWare ou Azure Files.

File Sync and Share and File Server Migration
  • La synchronisation et le partage de fichiers ont commencé comme une alternative à Dropbox parce que Dropbox a rendu la synchronisation et le partage de fichiers populaires.
  • De nombreux services de synchronisation et de partage de fichiers ont vu le jour après Dropbox, y compris Box, Citrix ShareFile, Google Drive et OneDrive. Tous ces services ont ensemble occupé le marché de la synchronisation et du partage de fichiers.
  • Alors que la plupart des services de synchronisation et de partage de fichiers ont commencé comme services grand public, beaucoup d'entre eux ont également été utilisés dans les entreprises.
  • Microsoft a combiné OneDrive, SharePoint et Microsoft Teams pour créer le service de migration de serveurs de fichiers le plus populaire dans le monde des affaires.
  • La migration d'un serveur de fichiers d'entreprise signifiait généralement passer de serveurs de fichiers Windows internes à des services Microsoft tels que SharePoint ou Azure Files
  • Amazon Web Service et Google Cloud continuent de défier Microsoft pour la position de leader dans la migration de serveurs de fichiers. Par conséquent, la migration de serveurs de fichiers signifie également migrer les serveurs de fichiers vers les clouds publics des trois grands ou vers des services de stockage d'objets comme Amazon S3.

Puisque cet article se concentre sur le soutien aux travailleurs à distance et mobiles, nous allons traiter la migration de serveurs de fichiers comme si elle était synonyme de synchronisation et de partage de fichiers, et nous concentrer sur l'option la plus populaire - migrer les serveurs de fichiers vers SharePoint et Azure Files.

File Server Migration to SharePoint

Migration de serveur de fichiers vers SharePoint

De nombreuses entreprises trouvent que les migrations de serveurs de fichiers vers Microsoft SharePoint sont très réussies et utiles, tandis que d'autres ont peu d'espoir et certaines entreprises ne veulent même pas tenter la migration. Alors, quelles sont les raisons des différentes expériences de migration des différentes organisations ? Avant de répondre à cette question, examinons d'abord certaines des limitations de SharePoint.

Limite SharePoint #1 : Éléments à synchroniser et éléments dans la bibliothèque

Selon la documentation de SharePoint Online :

"Bien que SharePoint Online puisse stocker 30 millions de documents par bibliothèque, pour des performances optimales, nous recommandons de ne synchroniser pas plus de 300 000 fichiers à travers toutes les bibliothèques de documents. De plus, les mêmes problèmes de performance peuvent survenir si vous avez 300 000 éléments ou plus à travers toutes les bibliothèques que vous synchronisez, même si vous ne synchronisez pas tous les éléments de ces bibliothèques..."

Anecdotiquement, cependant, les performances commencent à se dégrader après 100 000 éléments. Et curieusement, ce nombre est mentionné dans la documentation de SharePoint dans d'autres contextes. Que ce soit 300 000 ou 100 000, le résultat final est que dans de nombreux environnements d'entreprise réels avec plus de fichiers, le client de synchronisation OneDrive a de sérieux problèmes de performance, de sorte que les utilisateurs finissent par devoir passer à l'interface Web. Seules les plus petites organisations avec les ensembles de données les plus petits peuvent bénéficier de la facilité d'utilisation d'un lecteur réseau mappé.

Comparé à la limitation de synchronisation OneDrive, la limitation de 5000 éléments visibles dans une bibliothèque est un problème plus sérieux. Une fois que vous dépassez 5 000 éléments dans une bibliothèque, elle devient presque inutilisable.

Solution de contournement possible

Réorganisez les données à travers plusieurs sites et bibliothèques de sorte qu'aucun ne contienne plus de 100 000 fichiers et dossiers. Si le client OneDrive se connecte à des sites avec plus de 300 000 éléments au total, passez à l'interface web et n'utilisez pas la synchronisation OneDrive. Si le nombre total de vos fichiers est faible, cette solution de contournement est acceptable.

Maximum Name Length Limitations

Limitation #2 de SharePoint : Limitations de la longueur maximale des noms

Cette limitation est un autre problème courant lors de la migration des partages de fichiers vers SharePoint Online. Elle se manifeste généralement par une erreur de ce type :

"Le nom du fichier ou du dossier spécifié est trop long. Le chemin d'accès URL pour tous les fichiers et dossiers doit être de 400 caractères ou moins (et pas plus de 400 caractères pour un seul nom de fichier ou de dossier dans l'URL). Veuillez saisir un nom de fichier ou de dossier plus court."

La migration échouera pour tous les fichiers qui ne répondent pas à cette exigence. Et comme il s'agit de la limite supérieure pour l'URL relative contenant l'intégralité du chemin et du nom de la bibliothèque de documents, cela arrive bien trop souvent. Le résultat est une migration incomplète ou avortée.

Une autre limite, plus sérieuse, que vous pourriez rencontrer est la limite de 256 caractères sur votre PC Windows, lorsque les utilisateurs synchronisent les bibliothèques de documents SharePoint Online avec leurs PC. Le message d'erreur peut ressembler à ce qui suit :

"Le(s) nom(s) de fichier seraient trop longs pour le dossier de destination. Vous pouvez raccourcir le nom de fichier et réessayer, ou essayer un emplacement qui a un chemin plus court".

Solution de contournement possible

Utilisez des outils qui raccourcissent automatiquement les noms pour répondre aux exigences. C'est une solution de contournement effrayante suggérée parce que les fichiers ne sont pas isolés. Les types de fichiers courants comme Adobe InDesign ou AutoCAD ont tous des fichiers liés du fichier principal aux fichiers de soutien. Si le nom du fichier est tronqué, l'intégrité du lot de fichiers n'est plus garantie. Utilisez cette solution de contournement uniquement si vos fichiers sont isolés.

SharePoint Online Limitation

Limite SharePoint #3 : Coûts prohibitifs de la réorganisation des données

En plus de réorganiser les données des serveurs de fichiers dans différents silos dans différentes bibliothèques de documents, la réorganisation des autorisations est également un casse-tête majeur.

Les citations suivantes illustrent pourquoi certaines personnes pensent que la rupture de l'héritage des autorisations n'est pas prise en charge par SharePoint, tandis que d'autres soulignent que c'est le cas. C'est déroutant parce que le support existe, mais seulement pour des ensembles de données relativement petits. La documentation explique :

"Une liste peut contenir jusqu'à 30 millions d'éléments, et une bibliothèque peut avoir jusqu'à 30 millions de fichiers et de dossiers. Lorsqu'une liste, une bibliothèque ou un dossier contient plus de 100 000 éléments, vous ne pouvez pas rompre l'héritage des autorisations sur la liste, la bibliothèque ou le dossier. Vous ne pouvez pas non plus rétablir les autorisations sur celui-ci. Cependant, vous pouvez toujours rompre l'héritage sur les éléments individuels à l'intérieur de cette liste, bibliothèque ou dossier, jusqu'au nombre maximal d'autorisations uniques dans la liste ou la bibliothèque..."

Cela peut transformer la migration et la gestion des autorisations en un cauchemar de réorganisation des données pour éviter de rompre manuellement l'héritage des autorisations pour les éléments de la liste, de la bibliothèque ou du dossier.

Solution de contournement possible

Réorganisez les données à travers plusieurs sites et bibliothèques de sorte qu'aucun ne contienne plus de 100 000 fichiers et dossiers. Refaites les permissions des dossiers et des fichiers lorsque les fichiers et dossiers sont réorganisés. Ce n'est pas un contournement, mais plutôt une manière fastidieuse de migrer les données.

File Server Migration to Azure Files

Migration de serveur de fichiers vers Azure Files

De nombreuses entreprises trouvent également utile la migration de serveurs de fichiers vers Microsoft Azure Files. La migration est plus compliquée et implique la synchronisation de l'Active Directory pour synchroniser les identités Azure AD, Azure File Sync pour synchroniser les fichiers du serveur de fichiers local vers Azure File Server, ainsi que l'ouverture de ports non-HTTP et non-HTTPS sur le pare-feu pour permettre le transfert de fichiers. En raison du processus compliqué et des exigences du pare-feu, la migration de fichiers Azure est généralement réservée aux organisations qui migrent tous leurs actifs numériques vers le cloud Microsoft Azure. C'est également avantageux pour d'autres raisons, telles que la réduction de la charge administrative, mais cela n'offre pas beaucoup d'avantages par rapport à la configuration locale originale du point de vue du soutien aux travailleurs à distance et mobiles.

Les cinq obstacles - Migration du serveur de fichiers vers SharePoint

Compatibilité avec la cartographie inverse des lecteurs

Service de Données Flexible

Compatibilité des applications

Propriété et contrôle

Complexité de la migration

Backward Drive Mapping Compatibility

Compatibilité avec la cartographie inverse des lecteurs

Étant donné que SharePoint est étroitement intégré à OneDrive et que OneDrive a adopté la méthode générale de synchronisation et de partage de fichiers pour transférer des fichiers, la fonction traditionnelle de mappage de lecteur est remplacée par un dossier de synchronisation sur le bureau. De nombreux processus et applications commerciaux dépendent de l'ancienne méthode de mappage de lecteur. Si votre entreprise dépend de ce type de mappage de lecteur, la migration SharePoint n'est pas pour vous.

Flexible Data Service

Service de Données Flexible

Étant donné que SharePoint est hébergé par Microsoft et dessert plusieurs organisations de manière multi-locataire, il dispose de politiques prédéfinies pour la sauvegarde et la restauration des données. Si vous avez besoin d'un service de sauvegarde de données spécial ou d'une politique de conservation des données avancée, vous ne pouvez pas compter sur SharePoint pour vous fournir ces services de données.

Application Compatibility

Compatibilité des applications

Comme documenté dans les limitations de SharePoint ci-dessus, une migration réussie de SharePoint peut nécessiter une réorganisation du dépôt de données. Cependant, la réorganisation peut entraîner l'incompatibilité des applications existantes avec SharePoint. Certaines applications, telles qu'AutoCAD, SolidWorks et Adobe InDesign, peuvent ne plus fonctionner avec les documents sur SharePoint. De nombreuses entreprises du secteur de la conception et de l'architecture trouvent très difficile de migrer vers SharePoint.

Ownership and Control

Propriété et contrôle

Les fichiers doivent parfois être stockés dans une région spécifique pour se conformer aux réglementations. Certaines industries ont leurs propres politiques qui régissent l'accès aux données et leur suivi. Si vous avez besoin de savoir exactement où vos données sont hébergées, de conserver la trace d'audit de l'historique d'accès aux fichiers et de garder une période de rétention des données de 3 à 6 ans, la migration vers SharePoint n'est pas la solution adaptée pour vous.

Migration Complexity

Complexité de la migration

Plus l'ensemble de données est grand, plus le processus de migration est complexe. Plus cela prend de temps, plus le processus est sujet aux erreurs et plus les coûts augmentent. La migration de serveurs de fichiers vers SharePoint est généralement effectuée à l'aide de l'outil de migration SharePoint (SPMT). Souvent, le SPMT affiche des messages d'erreur vous demandant de raccourcir les noms de fichiers ou de diviser les fichiers en différentes bibliothèques, ce qui rend la migration encore plus complexe.

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