Private Inhaltszusammenarbeit

Wie können Sie eine private Inhaltszusammenarbeit einrichten, ohne eine Cloud-Lösung zu nutzen?
Wie können Sie eine cloud-ähnliche Lösung für Inhaltszusammenarbeit mit Ihren eigenen Dateiservern aufbauen?

Inhaltskollaboration kurz erklärt

Die heutigen Mitarbeiter, einschließlich derjenigen, die im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, möchten einfachen und mobilen Zugriff auf Informationen, die ihnen von den Geräten ihrer Wahl aus zur Verfügung stehen. Inhaltskollaboration bedeutet, dass Mitarbeiter von jedem Gerät aus, einschließlich Mobiltelefone, Laptops und Desktops, auf Dateien zugreifen, diese teilen, synchronisieren und gemeinsam bearbeiten können.

Lösungen für Inhaltskollaboration auf dem Markt

Die gängigsten Lösungen für Inhaltskollaboration auf dem Markt umfassen Microsoft SharePoint, Citrix ShareFile und Box für das Segment der Großunternehmen. Für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es andere Optionen wie Dropbox, Egnyte und verschiedene andere Lösungen für Dateisynchronisation und -freigabe.

Jedoch befinden sich diese Lösungen alle im öffentlichen Cloud-Markt, was bedeutet, dass Unternehmen Inhalte von diesen öffentlich gehosteten Diensten hoch- oder herunterladen müssen, um Anforderungen an die Inhaltskollaboration zu erfüllen.

Diese Lösungen sind nicht privat, denn jedes Unternehmen, das den Dienst nutzt, hat Daten, die durch diese Dienste gehostet werden.

Warum benötigen Sie eine private Lösung zur Inhaltszusammenarbeit?

Private Content Collaboration ist nicht neu. Es wurde vielleicht nicht immer Private Content Collaboration genannt, aber Organisationen auf der ganzen Welt nutzen zu irgendeinem Zeitpunkt Windows Active Directory und Windows File Server, um mit ihren internen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Einige haben möglicherweise erfolgreich zu Microsoft SharePoint migriert, aber die Mehrheit der mittelständischen Unternehmen und Konzerne nutzt immer noch eine lokale Windows-IT-Infrastruktur für private Zusammenarbeit.

Es ist sehr üblich, dass Organisationen sowohl den internen Windows File Server für private Zusammenarbeit als auch gleichzeitig externe Dienste wie Box, Citrix ShareFile oder SharePoint für externe Inhaltszusammenarbeit nutzen. Für einige Organisationen ist das parallele Betreiben mehrerer Dienste einfach und das Verwalten mehrerer Datenspeicher relativ unkompliziert. Viele Organisationen mussten jedoch eine Art menschlichen Aufwand leisten oder umständliche Geschäftsregeln anwenden, um disparate Datenrepositorys zu einer kohärenten Datenquelle zusammenzuführen.

Haben Sie jemals den Wunsch gehabt, interne private Zusammenarbeit und externe Inhaltszusammenarbeit in einer Lösung zu kombinieren?

Ein Anwendungsfall für private Inhaltszusammenarbeit

Ein technischer Verlag ist auf die Dokumentation von komplexer Maschinerie spezialisiert, einschließlich U-Boote, Satellitenkommunikation und Flugzeuge. Für bestehende Kunden wurde bereits eine sehr enge Integration zwischen den Unternehmen hergestellt, sodass alle Dokumentübertragungen über das Intranet (Site-to-Site-VPN) erfolgen und von Windows Active Directory gesteuert werden. Es war jedoch nicht einfach, beim ersten Kennenlernen mit potenziellen Kunden die Daten auf sichere Weise zu empfangen. Es wurde eine Lösung benötigt, die große Datenmengen empfangen konnte, ohne eine Hosting-Website von Drittanbietern nutzen zu müssen.

Ist es einfach, eine private Lösung für Inhaltszusammenarbeit einzurichten?

Wenn Sie bereits über Windows Active Directory und Windows File Server verfügen, ist die Einrichtung einer privaten Content-Collaboration-Lösung einfach. Alles, was Sie benötigen, ist eine Dateiserver-Mobilisierungs-Software, die Ihren bestehenden Identitätsdienst (Active Directory) und Datenspeicher (Windows File Server) nutzt, um eine cloudähnliche Lösung mit Funktionen wie Dateizugriff, Synchronisation und gemeinsame Nutzung direkt auf Ihrer bestehenden Windows-Infrastruktur zu erstellen. Wie unten gezeigt, befindet sich die Dateiserver-Mobilisierungssoftware (All-in-One-Server oder ein Server-Cluster) zwischen der nach außen gerichteten Firewall und der nach innen gerichteten Firewall. Die Software fügt den internen Dateiservern und der Windows-Infrastruktur IT-Funktionen für Fernzugriff, Dateifreigabe, Dateisynchronisation und Offline-Bearbeitung hinzu.

Triofox - Unternehmensarchitektur

Verwandeln Sie den lokalen Dateiserver in einen Online-Dateiserver mit Web-Oberfläche

Unter Verwendung der oben beschriebenen Referenzarchitektur können Organisationen gezielt bestimmte Netzwerkfreigaben von Dateiservern auswählen, die zu Datenspeichern für die Online-Inhaltszusammenarbeit werden. Externe Partner und potenzielle Kunden können relevante Daten über die Web-Oberfläche hochladen, die dann direkt in die ausgewählten Netzwerkfreigaben des Dateiservers für die interne Bearbeitung übertragen werden. Nach der internen Bearbeitung können die resultierenden Dokumente auf derselben Netzwerkfreigabe des Dateiservers gespeichert werden, um von externen Parteien heruntergeladen zu werden.

Auf diese Weise können interne Mitarbeiter und externe Geschäftspartner sowie Vorverkaufskunden direkt mit der eigenen Speicher- und Identitätsinfrastruktur des Unternehmens zusammenarbeiten, ohne eine öffentliche Website eines Drittanbieters nutzen zu müssen. Das Endergebnis ist eine private Lösung zur Inhaltszusammenarbeit, die direkt in die Infrastruktur des Unternehmens integriert ist.

Warum hilft Triofox, wenn SharePoint nicht funktioniert?

Triofox-Lösung

Mit der Gladinet Triofox-Lösung ist die Cloud-Dateizugriffslösung interoperabel mit bestehenden Netzwerkfreigaben des Dateiservers und bietet Offline-Ordnerfunktionen. Sie umfasst die Integration in das Active Directory, die Zuordnung von Cloud-Laufwerken, globale Dateisperren und NTFS-Berechtigungssteuerung. Diese nativen Integrationen machen die Dateifreigabelösung zu einer Erweiterung des aktuellen Dateiservers und nicht zu einem weiteren Datensilo, das Daten entnimmt.

Netzlaufwerk

Das gemappte Laufwerk über den HTTPS-Kanal zum Unternehmensdateiserver ist ein wichtiges Merkmal. Mitarbeiter kennen sich mit einem gemappten Laufwerk aus und es ist keine zusätzliche Schulung erforderlich.

Active Directory

Unternehmensnutzer verfügen bereits über Unternehmensidentitäten im Active Directory und den zugehörigen Active Directory verbundenen Dienst sowie SAML-Einmalanmeldung. Sie benötigen keine zusätzlichen Anmeldeinformationen, um auf eine Dateifreigabelösung zuzugreifen.

Dateisperren

Die meisten Lösungen zum Teilen von Dateien bieten manuelles Dateisperren in Form von "Datei einchecken" und "auschecken". Gladinet bietet automatisches Dateisperren, indem Anfragen zum Öffnen von Dateien erkannt werden. Wenn Microsoft Word eine Datei öffnet, wird die Dateisperre automatisch eingeleitet und nach Abschluss der Dateibearbeitung automatisch beendet.

Dateiberechtigungen

Die Integration mit Active Directory und NTFS-Berechtigungen erleichtert es Systemadministratoren, die Berechtigungssteuerung einzurichten. Die Berechtigungsfunktionen heben die Gladinet-Lösung von ihren Mitbewerbern ab.

Sie können die folgenden Inhaltskollaborationsfunktionen zu Ihrer privaten Infrastruktur hinzufügen.

Mit Ihrem Active Directory als Identitätsanbieter und Ihrem Windows-Dateiserver als Datenspeicher werden durch Triofox die folgenden Funktionen hinzugefügt, um eine private Lösung zur Inhaltszusammenarbeit zu erstellen!

Produktivität

Machen Sie es Ihren Teams leichter, erfolgreich mit Kunden zusammenzuarbeiten:

Outlook-Integration

Anstatt Dateien als Outlook-Anhänge zu senden, können Dateien und Ordner als Links über Outlook geteilt werden.

Große Dateien senden

Verbessern Sie die Leistung beim Übertragen großer Dateien, indem Sie nur die vorgenommenen Änderungen senden, statt die gesamte Datei zu synchronisieren.

Dateien und Ordner teilen

Dateien und Ordner können in Weblinks umgewandelt und über Webbrowser oder jeden mobilen Client aufgerufen werden.

Dateien und Ordner empfangen

Weblinks können erstellt werden, um Dateien und Ordner über einen Webbrowser hochzuladen.

Erweitertes Teilen

Richtlinien wie Ablaufdaten und Lese-/Schreibberechtigungen können für das Teilen von Dateien festgelegt werden.

Desktop-Integration

Dateifreigabe kann so einfach sein wie ein Rechtsklick auf eine Datei im Windows Explorer.

Sicherheit

Sicherer Datenraum

Freigegebene Ordner verfügen über optionale Funktionen für sichere Datenräume, um Ansichtsberechtigungen zu aktivieren, die Downloads deaktivieren.

Granularer Ordner

Definieren Sie unterschiedliche Berechtigungen für Ordner auf verschiedenen Ebenen der Verzeichnisstruktur.

Domänenkontrolle

Die Ziel-E-Mail-Domäne ist einer der Whitelist-Parameter, die steuern, wer Einladungen zum Dateiaustausch erhalten kann.

IP-Adressenkontrolle

Die Ziel-IP-Adresse ist ein weiterer Parameter, der verwendet werden kann, um zu steuern, wer Empfänger einer Dateifreigabeaktion sein kann.

Zusammenarbeit

Gemeinsames Bearbeiten

Integriert sich in Office365, um die integrierten Co-Bearbeitungsfunktionen zu nutzen.

Benachrichtigung

Behalten Sie wichtige Änderungen und Ereignisse im System im Auge.

Verwaltung

Audit-Protokoll und Verlauf

Wahren Sie die Compliance und Kontrolle, indem Sie alle Verwaltungsaufgaben und -aktivitäten im Auge behalten.

Dateifreigabeberichte

Behalten Sie alle Aktivitäten im Bereich Dateifreigabe im Blick. Zum Beispiel ist es einfach zu sehen, wer was mit wem teilt.

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