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Rencontrez-vous des limitations lors de la migration de serveurs de fichiers ?
Êtes-vous frustré par les limitations de SharePoint et OneDrive ?
SharePoint Online fait partie de l'offre Office 365. Les avantages incitent les entreprises à migrer leur serveur de fichiers vers SharePoint Online, économisant ainsi les coûts de maintenance d'un serveur de fichiers local.
Toutefois, il existe certaines limitations dont vous devez être conscient avant de vous lancer dans la migration vers SharePoint Online. Si vous rencontrez ces problèmes, cette solution n'est peut-être pas la bonne pour vous.
Avant d'aborder les points individuels, voici un exemple concret tiré d'une conversation récente avec un client :
Voulez-vous subdiviser et réorganiser le dépôt original de 700 000 fichiers uniques en sept bibliothèques SharePoint différentes ? Qu'en est-il du coût de la formation du personnel pour s'habituer aux nouveaux emplacements SharePoint Online ?
Selon la documentation de SharePoint Online :
"Bien que SharePoint Online puisse stocker 30 millions de documents par bibliothèque, pour des performances optimales, nous recommandons de synchroniser pas plus de 300 000 fichiers à travers toutes les bibliothèques de documents. De plus, les mêmes problèmes de performance peuvent survenir si vous avez 300 000 éléments ou plus à travers toutes les bibliothèques que vous synchronisez, même si vous ne synchronisez pas tous les éléments dans ces bibliothèques..."
Anecdotiquement, cependant, les performances commencent à se dégrader après 100 000 éléments. Et assez curieusement, la documentation de SharePoint mentionne ce chiffre dans d'autres contextes. Que ce soit 300 000 ou 100 000, le résultat final est que dans de nombreux environnements d'entreprise réels avec plus de fichiers, le client de synchronisation OneDrive a de sérieux problèmes de performance, donc les utilisateurs doivent finalement passer à l'interface Web. Seules les plus petites organisations avec les plus petits ensembles de données peuvent bénéficier de la facilité d'utilisation d'un lecteur réseau mappé.
Comparée à la limitation de synchronisation de OneDrive, la limitation de 5000 éléments visibles dans une bibliothèque est un problème plus sérieux. Une fois que vous dépassez 5 000 éléments dans une bibliothèque, elle devient presque inutilisable.
Solution de contournement possible
Réorganisez les données à travers plusieurs sites et bibliothèques de sorte qu'aucun ne contienne plus de 100 000 fichiers et dossiers. Si le client OneDrive se connecte à des sites avec plus de 300 000 éléments au total, passez à l'interface web et n'utilisez pas la synchronisation OneDrive. Si le nombre total de vos fichiers est faible, cette solution de contournement est acceptable.
Cette limitation est un autre problème courant lors de la migration des partages de fichiers vers SharePoint Online. Elle se manifeste généralement par une erreur de ce type :
"Le nom du fichier ou du dossier spécifié est trop long. Le chemin d'accès URL pour tous les fichiers et dossiers doit être de 400 caractères ou moins (et pas plus de 400 caractères pour un seul nom de fichier ou de dossier dans l'URL). Veuillez saisir un nom de fichier ou de dossier plus court."
La migration échouera pour tous les fichiers qui ne répondent pas à cette exigence. Et comme il s'agit de la limite supérieure pour l'URL relative contenant l'intégralité du chemin et du nom de la bibliothèque de documents, cela arrive bien trop souvent. Le résultat est une migration incomplète ou avortée.
Une autre limite, plus sérieuse, que vous pourriez rencontrer est la limite de 256 caractères sur votre PC Windows, lorsque les utilisateurs synchronisent les bibliothèques de documents SharePoint Online avec leurs PC. Le message d'erreur peut ressembler à ce qui suit :
"Le(s) nom(s) de fichier seraient trop longs pour le dossier de destination. Vous pouvez raccourcir le nom de fichier et réessayer, ou essayer un emplacement qui a un chemin plus court".
Solution de contournement possible
Utilisez des outils qui raccourcissent automatiquement les noms pour répondre aux exigences. C'est une solution de contournement effrayante suggérée parce que les fichiers ne sont pas isolés. Les types de fichiers courants comme Adobe InDesign ou AutoCAD ont tous des fichiers liés du fichier principal aux fichiers de soutien. Si le nom du fichier est tronqué, l'intégrité du lot de fichiers n'est plus garantie. Utilisez cette solution de contournement uniquement si vos fichiers sont isolés.
En plus de réorganiser les données des serveurs de fichiers dans différents silos dans différentes bibliothèques de documents, la réorganisation des autorisations est également un casse-tête majeur.
Les citations suivantes illustrent pourquoi certaines personnes pensent que la rupture de l'héritage des autorisations n'est pas prise en charge par SharePoint, tandis que d'autres soulignent que c'est le cas. C'est déroutant parce que le support existe, mais seulement pour des ensembles de données relativement petits. La documentation explique :
"Une liste peut contenir jusqu'à 30 millions d'éléments, et une bibliothèque peut avoir jusqu'à 30 millions de fichiers et de dossiers. Lorsqu'une liste, une bibliothèque ou un dossier contient plus de 100 000 éléments, vous ne pouvez pas rompre l'héritage des autorisations sur la liste, la bibliothèque ou le dossier. Vous ne pouvez pas non plus rétablir les autorisations sur celui-ci. Cependant, vous pouvez toujours rompre l'héritage sur les éléments individuels à l'intérieur de cette liste, bibliothèque ou dossier, jusqu'au nombre maximal d'autorisations uniques dans la liste ou la bibliothèque..."
Cela peut transformer la migration et la gestion des autorisations en un cauchemar de réorganisation des données pour éviter de rompre manuellement l'héritage des autorisations pour les éléments de la liste, de la bibliothèque ou du dossier.
Solution de contournement possible
Réorganisez les données à travers plusieurs sites et bibliothèques de sorte qu'aucun ne contienne plus de 100 000 fichiers et dossiers. Refaites les permissions des dossiers et des fichiers lorsque les fichiers et dossiers sont réorganisés. Ce n'est pas un contournement, mais plutôt une manière fastidieuse de migrer les données.
Lorsque vous supprimez des éléments dans SharePoint, ils sont placés dans la Corbeille, mais ils n'y restent que 93 jours. Passé ce délai, ils ne peuvent plus être restaurés. Vous avez donc besoin d'une stratégie de sauvegarde pour contourner cette limitation, ou vous devez former vos employés à comprendre cette limitation s'il y a des documents qu'ils ne veulent pas perdre.
La formation des employés est également un coût souvent négligé. Le coût ne se fera pas sentir pendant plusieurs mois si les employés ne peuvent pas récupérer des fichiers ou dossiers importants.
Manque de support pour les anciennes applications comme les bases de données, AutoCAD, QuickBook ou même Adobe InDesign.
De nombreuses anciennes applications, en particulier les bases de données, nécessitent un accès au niveau des blocs aux fichiers de base de données. SharePoint Online ne peut pas prendre en charge ces applications.
D'autres types d'applications, telles qu'AutoCAD ou InDesign, créent des fichiers sous forme de lots, incluant de nombreux fichiers de soutien dans des emplacements relatifs associés au fichier principal. Tout changement de nom de fichier par troncature ou raccourcissement causera des problèmes avec ces applications.
Si les limitations de SharePoint vous empêchent de migrer des serveurs de fichiers vers le cloud, il existe une meilleure solution !
Profitez de l'efficacité du cloud et de la mobilité du cloud sans avoir à subir les limitations de SharePoint.
Avec les solutions Gladinet, vous pouvez soit activer le cloud sur vos serveurs de fichiers existants TELS QUELS, soit utiliser Amazon S3 ou Windows Azure pour mettre en place un environnement de serveur de fichiers hybride cloud avec vos serveurs de fichiers actuels. Dans les deux cas, il n'y a aucune limitation.
Un lecteur réseau mappé via le canal HTTPS vers le serveur de fichiers de l'entreprise est une fonctionnalité importante. Les employés sont familiers avec un lecteur réseau mappé, et aucune formation supplémentaire n'est nécessaire.
Les utilisateurs d'entreprise possèdent déjà des identités d'entreprise dans Active Directory et le service fédéré associé à Active Directory ainsi que l'authentification unique SAML. Ils n'ont pas besoin de justificatifs supplémentaires pour accéder à une solution de partage de fichiers.
La plupart des solutions de partage de fichiers offrent un verrouillage manuel des fichiers sous forme de « check in » et « check out ». Gladinet fournit un verrouillage automatique des fichiers en détectant les demandes d'ouverture de fichiers. Lorsque Microsoft Word ouvre un fichier, le verrouillage du fichier est automatiquement initié et automatiquement terminé lorsque le traitement du fichier est complet.
Enfin, la capacité à s'intégrer avec Active Directory et les permissions NTFS rend la tâche beaucoup plus facile pour les administrateurs système pour mettre en place le contrôle des permissions. Les fonctionnalités de permission font ressortir la solution Gladinet parmi ses pairs.
La cartographie des lecteurs est une fonctionnalité essentielle pour l'accès aux fichiers en ligne. Les utilisateurs finaux peuvent facilement accéder aux fichiers et aux dossiers depuis un lecteur mappé par glisser-déposer sur Internet.
Le verrouillage de fichier est une fonctionnalité essentielle pour l'accès aux fichiers en ligne et la collaboration en équipe afin d'éviter les conflits. Les utilisateurs finaux doivent contrôler l'accès concurrent global aux fichiers en ligne en utilisant le verrouillage de fichier pour maintenir la cohérence.
Avez-vous passé des heures à dépanner des connexions VPN ? Votre personnel et votre équipe de support informatique ont-ils perdu en productivité à cause de connexions VPN interrompues ? Les VPN sont compliqués ; il existe une meilleure solution !
Vos partages réseau habituels provenant de serveurs de fichiers deviennent des dossiers d'équipe auxquels vous pouvez accéder directement depuis le cloud.
Vous obtenez une lettre de lecteur dans l'Explorateur Windows pour accéder aux fichiers dans le cloud.
Vous obtiendrez un verrouillage de fichier lorsque vous travaillerez sur des fichiers depuis le cloud.
L'intégration à Active Directory est facile, qu'il s'agisse d'un serveur de fichiers local ou distant.
Gardez à l'esprit la conformité et le contrôle en suivant toutes les tâches et activités administratives.
La protection des données est dotée d'un cryptage de niveau militaire, de connexions sécurisées, et plus encore. Utilisez automatiquement les utilisateurs et les permissions existants pour économiser du temps et de l'argent lors de la configuration.
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