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Stoßen Sie auf Einschränkungen beim Migrieren von Dateiservern?
Sind Sie frustriert über die Einschränkungen von SharePoint und OneDrive?
SharePoint Online ist Teil des Office 365-Angebots. Die Vorteile bewegen Unternehmen dazu, ihren Dateiserver auf SharePoint Online zu migrieren und so die Kosten für die Wartung eines lokalen Dateiservers einzusparen.
Allerdings gibt es einige Einschränkungen, über die Sie sich im Klaren sein sollten, bevor Sie mit der Migration zu SharePoint Online beginnen. Wenn Sie auf diese Probleme stoßen, könnte dies möglicherweise nicht die richtige Lösung für Sie sein.
Bevor wir auf die einzelnen Punkte eingehen, hier ein Beispiel aus einem kürzlichen Kundengespräch:
Möchten Sie das ursprüngliche Repository mit 700.000 einzelnen Dateien in sieben verschiedene SharePoint-Bibliotheken unterteilen und neu organisieren? Was ist mit den Kosten für die Umschulung der Mitarbeiter, damit sie sich an die neuen Standorte von SharePoint Online gewöhnen?
Laut der SharePoint Online-Dokumentation:
"Obwohl SharePoint Online 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek speichern kann, empfehlen wir für eine optimale Leistung, nicht mehr als 300.000 Dateien über alle Dokumentbibliotheken hinweg zu synchronisieren. Zusätzlich können die gleichen Leistungsprobleme auftreten, wenn Sie 300.000 Elemente oder mehr über alle Bibliotheken, die Sie synchronisieren, haben, selbst wenn Sie nicht alle Elemente in diesen Bibliotheken synchronisieren..."
Anekdotisch jedoch beginnt die Leistung nach 100.000 Elementen zu sinken. Und seltsamerweise erwähnt die SharePoint-Dokumentation diese Zahl in anderen Zusammenhängen. Ob es nun 300.000 oder 100.000 sind, das Fazit ist, dass in vielen realen Unternehmensumgebungen mit mehr Dateien der OneDrive-Synchronisierungsclient ernsthafte Leistungsprobleme hat, so dass die Benutzer letztendlich auf die Weboberfläche umsteigen müssen. Nur die kleinsten Organisationen mit den kleinsten Datensätzen können von der Benutzerfreundlichkeit eines zugeordneten Laufwerks profitieren.
Im Vergleich zur OneDrive-Synchronisierungsbegrenzung ist die 5000-Elemente-Ansichtsbegrenzung in einer Bibliothek ein ernsteres Problem. Sobald Sie mehr als 5.000 Elemente in einer Bibliothek haben, wird diese nahezu unbrauchbar.
Möglicher Umweg
Organisieren Sie Daten über mehrere Standorte und Bibliotheken neu, sodass keiner mehr als 100.000 Dateien und Ordner enthält. Wenn der OneDrive-Client eine Verbindung zu Websites mit mehr als 300.000 Gesamtobjekten herstellt, wechseln Sie zur Weboberfläche und verwenden Sie nicht die OneDrive-Synchronisierung. Wenn die Gesamtzahl Ihrer Dateien gering ist, ist dieser Workaround in Ordnung.
Diese Einschränkung ist ein weiteres häufiges Problem beim Migrieren von Dateifreigaben zu SharePoint Online. Sie äußert sich normalerweise in einer Fehlermeldung wie dieser:
"Der angegebene Datei- oder Ordnername ist zu lang. Der URL-Pfad für alle Dateien und Ordner darf 400 Zeichen oder weniger betragen (und für keinen einzelnen Datei- oder Ordnernamen in der URL mehr als 400 Zeichen). Bitte geben Sie einen kürzeren Datei- oder Ordnernamen ein."
Die Migration wird für alle Dateien fehlschlagen, die diese Anforderung nicht erfüllen. Und da dies das obere Limit für die relative URL ist, die den gesamten Pfad und Namen der Dokumentbibliothek enthält, tritt dies viel zu oft auf. Das Ergebnis ist eine unvollständige oder abgebrochene Migration.
Ein weiteres, ernsteres Limit, auf das Sie stoßen könnten, ist das 256-Zeichen-Limit auf Ihrem Windows-PC, wenn Benutzer SharePoint Online-Dokumentbibliotheken mit ihren PCs synchronisieren. Die Fehlermeldung könnte wie folgt aussehen:
"Der Dateiname wäre für den Zielordner zu lang. Sie können den Dateinamen kürzen und es erneut versuchen, oder einen Ort auswählen, der einen kürzeren Pfad hat."
Möglicher Umweg
Verwenden Sie Werkzeuge, die Namen automatisch kürzen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Dies ist ein riskanter Umweg, der vorgeschlagen wird, weil die Dateien nicht isoliert sind. Gängige Dateitypen wie Adobe InDesign oder AutoCAD haben alle verknüpfte Dateien vom Hauptdokument zu den unterstützenden Dateien. Wenn der Dateiname gekürzt wird, ist die Integrität des Dateipakets nicht mehr gewährleistet. Verwenden Sie diesen Umweg nur, wenn Ihre Dateien isoliert sind.
Neben der Neuorganisation von Dateiserverdaten in verschiedenen Silos in unterschiedlichen Dokumentbibliotheken ist auch die Neuorganisation von Berechtigungen ein großes Problem.
Die folgenden Zitate veranschaulichen, warum einige Leute der Meinung sind, dass das Aufheben der Berechtigungsvererbung von SharePoint nicht unterstützt wird, während andere darauf hinweisen, dass es unterstützt wird. Es ist verwirrend, weil die Unterstützung vorhanden ist, aber nur für relativ kleine Datensätze. Die Dokumentation erklärt:
"Eine Liste kann bis zu 30 Millionen Elemente enthalten, und eine Bibliothek kann bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner haben. Wenn eine Liste, Bibliothek oder ein Ordner mehr als 100.000 Elemente enthält, können Sie die Berechtigungsvererbung für die Liste, Bibliothek oder den Ordner nicht aufheben. Sie können auch keine Berechtigungen darauf erneut vererben. Sie können jedoch weiterhin die Vererbung für die einzelnen Elemente innerhalb dieser Liste, Bibliothek oder dieses Ordners aufheben, bis zur maximalen Anzahl von eindeutigen Berechtigungen in der Liste oder Bibliothek..."
Dies kann die Berechtigungsmigration und -verwaltung zu einem Albtraum der Datenreorganisation machen, um das manuelle Aufheben der Berechtigungsvererbung für Elemente in der Liste, Bibliothek oder dem Ordner zu vermeiden.
Möglicher Umweg
Organisieren Sie Daten über mehrere Standorte und Bibliotheken neu, sodass keiner mehr als 100.000 Dateien und Ordner enthält. Setzen Sie die Ordner- und Dateiberechtigungen zurück, wenn Dateien und Ordner neu organisiert werden. Dies ist keine Umgehungslösung, sondern eine mühsame Methode zur Datenmigration.
Wenn Sie Elemente in SharePoint löschen, werden sie in den Papierkorb verschoben, aber sie bleiben dort nur 93 Tage. Danach können sie nicht wiederhergestellt werden. Daher benötigen Sie eine Backup-Strategie, um diese Einschränkung zu umgehen, oder Sie müssen Ihre Mitarbeiter schulen, damit sie diese Einschränkung verstehen, falls es Dokumente gibt, die sie nicht verlieren möchten.
Die Kosten für die Mitarbeiterschulung sind auch ein oft übersehener Faktor. Die Kosten werden mehrere Monate lang nicht spürbar sein, wenn Mitarbeiter wichtige Dateien oder Ordner nicht wiederherstellen können.
Mangel an Unterstützung für ältere Anwendungen wie Datenbanken, AutoCAD, QuickBook oder sogar Adobe InDesign.
Viele ältere Anwendungen, insbesondere Datenbanken, benötigen blockweisen Zugriff auf Datenbankdateien. SharePoint Online kann diese Anwendungen nicht unterstützen.
Andere Arten von Anwendungen, wie AutoCAD oder InDesign, erstellen Dateien als Bündel, einschließlich vieler unterstützender Dateien an relativen Standorten, die mit der Hauptdatei verbunden sind. Jede Änderung des Dateinamens durch Kürzen oder Verkürzen wird Probleme mit diesen Anwendungen verursachen.
Wenn die Einschränkungen von SharePoint Sie davon abhalten, Dateiserver in die Cloud zu migrieren, gibt es einen besseren Weg!
Nutzen Sie die Effizienz und Mobilität der Cloud, ohne die Einschränkungen von SharePoint hinnehmen zu müssen.
Mit Gladinet-Lösungen können Sie vorhandene Dateiserver AS-IS cloud-fähig machen oder Amazon S3 oder Windows Azure nutzen, um eine hybride Cloud-Dateiserverumgebung mit Ihren aktuellen Dateiservern einzurichten. In beiden Fällen gibt es keine Einschränkungen.
Ein gemapptes Laufwerk über den HTTPS-Kanal zum Unternehmensdateiserver ist ein wichtiges Merkmal. Mitarbeiter kennen sich mit einem gemappten Laufwerk aus, und es ist keine zusätzliche Schulung erforderlich.
Unternehmensbenutzer verfügen bereits über Unternehmensidentitäten im Active Directory und den zugehörigen Active Directory Verbunddienst sowie SAML Single Sign-On. Sie benötigen keine zusätzlichen Anmeldeinformationen, um auf eine Dateifreigabelösung zuzugreifen.
Die meisten Lösungen zum Teilen von Dateien bieten manuelles Dateisperren in Form von "Einchecken" und "Auschecken" an. Gladinet bietet automatisches Dateisperren durch Erkennung von Anfragen zum Öffnen von Dateien. Wenn Microsoft Word eine Datei öffnet, wird die Dateisperre automatisch eingeleitet und nach Abschluss der Dateiverarbeitung automatisch beendet.
Die Fähigkeit zur Integration mit Active Directory und NTFS-Berechtigungen erleichtert es Systemadministratoren erheblich, die Berechtigungssteuerung einzurichten. Die Berechtigungsfunktionen heben die Gladinet-Lösung von den Mitbewerbern ab.
Die Zuordnung von Laufwerken ist ein wesentliches Merkmal für den Online-Zugriff auf Dateien. Endbenutzer können Dateien und Ordner über ein zugeordnetes Laufwerk per Drag-and-Drop über das Internet leicht zugänglich machen.
Dateisperren ist eine wesentliche Funktion für den Online-Zugriff auf Dateien und die Zusammenarbeit im Team, um Konflikte zu vermeiden. Endbenutzer müssen den globalen gleichzeitigen Online-Zugriff auf Dateien mithilfe von Dateisperren steuern, um Konsistenz zu gewährleisten.
Haben Sie Stunden damit verbracht, VPN-Verbindungen zu beheben? Haben sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr IT-Support-Team aufgrund ausgefallener VPN-Verbindungen an Produktivität verloren? VPNs sind kompliziert; es gibt einen besseren Weg!
Ihre vertrauten Netzwerkfreigaben von Dateiservern werden zu Teamordnern, auf die Sie direkt aus der Cloud zugreifen können.
Sie erhalten einen Laufwerksbuchstaben im Windows Explorer, um auf die Dateien in der Cloud zuzugreifen.
Sie erhalten eine Dateisperre, wenn Sie an Dateien aus der Cloud arbeiten.
Die Integration in Active Directory ist einfach, egal ob es sich um einen lokalen oder entfernten Dateiserver handelt.
Behalten Sie die Einhaltung von Vorschriften und die Kontrolle im Blick, indem Sie alle administrativen Aufgaben und Aktivitäten verfolgen.
Datenschutz umfasst militärische Verschlüsselung, sichere Verbindungen und mehr. Verwenden Sie automatisch bestehende Benutzer und Berechtigungen, um Zeit und Geld bei der Einrichtung zu sparen.
Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, was Ihre Organisation in Bezug auf
die Bereitstellung der sicheren Fernzugriffs- und Dateifreigabelösung benötigt.
Wir bieten Best Practices, Produktkenntnisse, Referenzdesign, Demo und sofortige Unterstützung!
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