Hebben uw werknemers essentiële werkbestanden thuis of op externe computers achtergelaten?
Gebruikt het bedrijf verschillende opslagsystemen voor diverse bedrijfsfuncties?
E-mailen de werknemers belangrijke bestanden naar zichzelf voor gemakkelijke toegang tot bestanden op afstand?
Gebruikt uw bedrijf bestandsservers voor interne toepassingen, maar cloudoplossingen voor het delen?
Wat is Data Sprawl?
Data sprawl is de verspreiding van gegevens naar eindpunten, servers, applicaties, BYOD's, besturingssystemen, netwerkomgevingen en zelfs servers op andere geografische locaties, wat lastig te monitoren en te beheersen kan zijn.
In de dagen voor cloud computing werd het probleem van data verspreiding goed opgelost door gecentraliseerde bedrijfsservers. Bedrijven bewaarden alle digitale activa van het bedrijf op file servers. Werknemers standaardiseerden op Windows computers en vertrouwden op VPN's (virtueel privé netwerk) om toegang te krijgen tot bedrijfsbestanden.
Fast forward naar het jaar 2006, waar het eerste gebruik van "cloud computing" in de moderne context plaatsvond, toen toenmalig Google CEO Eric Schmidt de term introduceerde op een industrieconferentie. In hetzelfde jaar introduceerde Amazon Amazon S3 (Simple Storage Service), gevolgd door de eerste iPhone-release en de eerste Android-release.
Nu vertrouwen bedrijven in het tijdperk van "cloud computing" op een breed scala aan apparaten, cloudapplicaties, cloudopslagplatforms en file servers voor bedrijfsvoering. Alle bedrijfsactiviteiten produceren digitale inhoud op verschillende apparaten en verschillende opslagplatforms. Het kan ervoor zorgen dat bedrijven belangrijke inhoud verliezen die moeilijk te reproduceren is. Het vinden van nauwkeurige informatie over verschillende opslagsilo's en tussen hopen irrelevante gegevens is ook uitdagend en kost het bedrijf geld in termen van werknemersefficiëntie.
In het jaar 2020, toen de COVID-pandemie toesloeg, schakelden veel werknemers over op een thuiswerkregeling op afstand. Ze moeten mogelijk zakelijke rapporten maken of zakelijke formules berekenen. De bronbestanden en de tussenliggende ondersteunende bestanden kunnen om verschillende redenen achterblijven op thuis- en externe computers.
In verschillende sectoren, zoals de bouw en het vastgoed, gebruiken veldingenieurs mobiele apparaten om locaties te inspecteren en foto's te maken van vastgoedinventarissen. Deze digitale activa kunnen op de apparaten blijven staan of per ongeluk naar cloudopslagtoepassingen worden gestuurd in plaats van naar bedrijfsgegevensrepositories.
Bedrijfstoepassingen zoals databaseprogramma's, QuickBook of CAD-applicaties draaien nog steeds op bedrijfsservers. Echter, als het gaat om externe communicatie en het delen van bestanden, kunnen medewerkers kiezen voor e-mails, Office 365, Dropbox, Google Drive of andere hulpmiddelen om gegevens door te geven aan een andere hostinglocatie om externe bestandstoegang te vergemakkelijken. Na verloop van tijd draagt deze bedrijfspraktijk bij aan gegevensverspreiding.
De overgang naar puur op cloud gebaseerde opslagdiensten vanuit interne opslagoplossingen heeft ook Data Sprawl doen toenemen. Cloudopslag is vaak goedkoper voor bedrijven omdat het een schaalbare oplossing biedt die off-site wordt opgeslagen. Deze ontwikkeling heeft echter Data Sprawl vergroot als er geen controle is op de groei van gegevens.
Een typische werknemer die vanuit huis werkt, gebruikt mogelijk zijn mobiele apparaat om toegang te krijgen tot bestandsdelingsdiensten, e-mailsystemen en de ERP- of CRM-software van zijn bedrijf. Als gevolg hiervan worden bedrijven geconfronteerd met dataverspreiding. Om te voorkomen dat er in chaotische dataomgevingen wordt gewerkt, moeten organisaties dataverspreiding efficiënt beheren.
In een onderneming kunnen gebruikers vergelijkbare gegevens op verschillende servers of apparaten opslaan. Als gevolg hiervan is het niet eenvoudig om zinvolle gegevensanalyse uit te voeren op andere locaties en in andere formaten. Wanneer informatie moeilijk te zoeken en te lokaliseren is, is het net zo erg als verloren. Wanneer de enige kopie van de gegevens zich op een randapparaat van een eindgebruiker bevindt, betekent het verlies van het apparaat of de beëindiging van de werknemer ook het verlies van gegevens.
Als het gaat om apparaten die toegang hebben tot bedrijfsgegevens, wordt beveiliging een belangrijke zorg. Cyberaanvallen zijn in opkomst, maar een minder bekende en even gevaarlijke dreiging is de kwaadwillende insider; gegevensverspreiding brengt bedrijven in een hoger risico om slachtoffer te worden van aanvallen zoals gegevensdiefstal of gegevenscompromittering uitgevoerd door werknemers. Erger nog, veel organisaties slagen er niet in deze aanvallen te bestrijden simpelweg omdat ze zich er niet van bewust zijn. Wanneer er meerdere plaatsen zijn om gegevens op te slaan, is het moeilijk om te volgen en te monitoren.
Er is een eenvoudige manier!
Het idee is eenvoudig. Veel bedrijven hebben gestandaardiseerd op gecentraliseerde bestandsservers. Of deze bestandsservers nu in een regionale VMWare-omgeving staan, in een Amazon AWS-datacenter of een Windows Azure-datacenter, ze bevinden zich al in de cloud op een AS-IS-manier. Waarom zou u er niet gewoon veilige externe bestandstoegang en mogelijkheden voor het delen van bestanden via weblinks aan toevoegen en ze omvormen tot bedrijfscloud bestandsservers?
Dezelfde gegevensopslag van de bestandsserver wordt gebruikt voor bedrijfskritische applicaties, delen van bestanden in de cloud en externe bestandstoegang. Het concept van één gegevensrepository vermindert de verspreiding van gegevens.
De software bevat functies voor het toewijzen van stationsletters en het vergrendelen van bestanden, naast toegang via een webbrowser en het delen van bestanden via weblinks. Medewerkers zijn vertrouwd met deze functies zonder extra training, dus vanzelfsprekend zullen ze dezelfde stationsletter gebruiken voor bestanden en mappen.
Er zijn mobiele applicaties en software-agents voor PC- en Mac-apparaten. Gebruikers hebben dezelfde weergave van bestanden en mappen op verschillende apparaattypen zonder VPN te gebruiken.
De traditionele bestandsservers zijn nu versterkt met cloudfunctionaliteiten. Als het gaat om nalevingsaudits of serverback-ups, is het bestaande bedrijfsproces vrijwel hetzelfde als voorheen, met een paar extra stappen. Het is veel eenvoudiger om één gegevensopslagsysteem te monitoren en te beheren dan meerdere verschillende scenario's.
Uw bestandsservers bieden de beste applicatiecompatibiliteit. Of het nu gaat om Office, Adobe, QuickBook, database- of CAD-applicaties, ze draaiden op bestandsservers en kunnen blijven werken op bestandsservers. In plaats van deze applicaties weg te halen bij de bestandsserver, kunnen we functionaliteiten voor cloud-bestandsdeling en beveiligde externe toegang toevoegen aan de bestandsservers. Dus wanneer de functies voor het delen van bestanden via weblinks en mobiele applicaties worden toegevoegd aan de bestandsserverfuncties, wordt de lokale bestandsserver gepromoveerd tot een cloud-bestandsserver en wordt het de uniforme gegevensopslag.
Werknemers als eindgebruikers zullen de applicatie met het beste gebruiksgemak kiezen voor hun dagelijkse werkzaamheden. Ze willen de bestanden en mappen binnen handbereik hebben en dat deze hen volgen. De oplossing omvat functies zoals drive-mapping, bestandsvergrendeling en het delen van bestanden via weblinks, beschikbaar op verschillende apparaten, waaronder webbrowsers, pc's, Macs en mobiele apparaten. De productiviteitsfuncties zullen gebruikers behouden en aantrekken om de door het bedrijf aangeboden tools voor het delen van cloud-bestanden te gebruiken. Onder de motorkap bieden dezelfde bedrijfsbestandsservers de uniforme gegevensopslag.
Drive Mapping is een cruciale functie voor online toegang tot bestanden. Het is gemakkelijk voor eindgebruikers om bestanden en mappen via het internet te benaderen vanuit een toegewezen schijf met slepen-en-neerzetten-mogelijkheden.
Bestandsvergrendeling is essentieel voor team samenwerking om conflicten te voorkomen. Eindgebruikers moeten wereldwijde gelijktijdige online toegang tot bestanden kunnen beheren door middel van bestandsvergrendeling om consistentie te behouden.
Toegang tot inhoud van bestandsservers vanaf externe en mobiele apparaten zonder de noodzaak voor een VPN. Webbestandsbeheer vergemakkelijkt toegang, delen, samenwerking en beheer, allemaal vanuit uw standaard webbrowsers.
Wij elimineren de veelvoorkomende nadelen van traditionele toegang tot bestandsservers en oplossingen voor het delen van bestanden in de cloud en combineren deze in één oplossing! De beveiliging van Active Directory en de permissiemodellen van NTFS worden ook behouden.
Mobiliseer uw personeel met snelle en eenvoudige beveiligde mobiele toegang tot bedrijfsbestandsservers zonder VPN. Of het nu vanaf een pc, Mac, iPhone, iPad of Android-apparaten is, er is een software-agent om het voor u te laten werken.
Klaar om uw zakelijke oplossingen te verenigen rond uw verbeterde bedrijfsbestandsservers?