En företagsfilserver är en centraliserad lagringsplats eller arbetsyta som möjliggör för anställda på anslutna enheter att samarbeta kring filer och mappar. Det finns flera anledningar till att migrera filservrar till en annan plats. Den här artikeln fokuserar på anledningar som stödjer fjärr- och mobilmedarbetare.
En företagsfilserver är en centraliserad lagring eller arbetsyta som möjliggör för anställda på anslutna enheter (laptops, PC, surfplattor eller till och med mobiltelefoner) att få tillgång till filer och mappar och etablera ett arbetsflöde för daglig samarbete i arbetsrelaterade uppgifter. Termen "filserver" är vanligtvis begränsad till åtkomst via ett lokalt nätverk. Sedan 2006, med ankomsten av AWS och Amazon S3 och de olika plattformarna för filsynkronisering och delning såsom Box, Dropbox, Google Drive och OneDrive, har konceptet filserver också börjat en helt ny moln-era. Överflödet av synkroniseringsverktyg har gjort filservermigration (även känd som filsynk och delning) till ett hett ämne eftersom folk insåg hur Dropbox och OneDrive säkerställde att filer och mappar var synkroniserade och tillgängliga för användarna hela tiden. Vi har sett migrationsvågor där filservrar har pensionerats och innehåll har migrerats från filservrar till externa fildelningstjänster som Dropbox och OneDrive. Motivationen är att göra anställda mer mobila och produktiva. Vissa företag finner filservermigrationer mycket framgångsrika och hjälpsamma, medan andra har lite hopp och vissa företag vill inte ens försöka med migrationen. Så vad är anledningarna till de olika migrationsupplevelserna hos olika företag?
Strikt taget är filsynkronisering och -delning samt filservermigration två olika koncept. Filservermigration innebär vanligtvis att man migrerar filservrar från en gammal version till en nyare version, såsom från Windows 2012 till Windows 2019, eller migrerar fysiska filservrar till en virtualiserad miljö eller en molnmiljö som VMWare eller Azure Files.
Eftersom den här artikeln fokuserar på att stödja fjärr- och mobila arbetare, kommer vi att behandla filservermigrering som om det vore synonymt med filsynkronisering och delning och fokusera på det mest populära alternativet - att migrera filservrar till SharePoint och Azure Files.
Många företag finner att migrering av filservrar till Microsoft SharePoint är mycket framgångsrik och hjälpsam, medan andra har litet hopp och vissa företag vill inte ens försöka med migreringen. Så vad är anledningarna till de olika migreringsupplevelserna hos olika organisationer? Innan vi svarar på den frågan, låt oss först titta på några av SharePoints begränsningar.
Enligt SharePoint Online-dokumentationen:
"Även om SharePoint Online kan lagra 30 miljoner dokument per bibliotek, för optimal prestanda rekommenderar vi att inte synkronisera mer än 300 000 filer över alla dokumentbibliotek. Dessutom kan samma prestandaproblem uppstå om du har 300 000 objekt eller fler över alla bibliotek du synkroniserar, även om du inte synkroniserar alla objekt i dessa bibliotek..."
Anekdotiskt sett börjar dock prestandan försämras efter 100 000 objekt. Och konstigt nog nämns detta antal i SharePoint-dokumentationen i andra sammanhang. Oavsett om det är 300 000 eller 100 000 är slutresultatet att i många verkliga företagsmiljöer med fler filer har OneDrive-synkroniseringsklienten allvarliga prestandaproblem, så användarna måste så småningom byta till webbgränssnittet. Endast de minsta organisationerna med de minsta datamängderna kan dra nytta av användarvänligheten hos en mappad enhet.
Jämfört med begränsningen av OneDrive-synkronisering är begränsningen av 5000 objekt i en vy i ett bibliotek ett allvarligare problem. När du överskrider 5 000 objekt i ett bibliotek blir det nästan oanvändbart.
Möjlig lösning
Omstrukturera data över flera platser och bibliotek så att ingen har mer än 100 000 filer och mappar. Om OneDrive-klienten ansluter till platser med mer än 300 000 totala objekt, byt till webbgränssnittet och använd inte OneDrive-synkronisering. Om det totala antalet av dina filer är litet, är denna lösning okej.
Denna begränsning är ett annat vanligt problem när filresurser migreras till SharePoint Online. Det visar sig vanligtvis i ett felmeddelande som detta:
"Den angivna filen eller mappnamnet är för långt. URL-sökvägen för alla filer och mappar måste vara 400 tecken eller mindre (och inte mer än 400 tecken för något enskilt fil- eller mappnamn i URL:en). Vänligen skriv ett kortare fil- eller mappnamn."
Migreringen kommer att misslyckas för alla filer som inte uppfyller detta krav. Och eftersom detta är den övre gränsen för den relativa URL:en som innehåller hela sökvägen och namnet på dokumentbiblioteket, händer detta alltför ofta. Resultatet blir en ofullständig eller avbruten migrering.
En annan, allvarligare begränsning du kan stöta på är 256-teckengränsen på din Windows-PC, när användare synkroniserar SharePoint Online-dokumentbibliotek med sina datorer. Felmeddelandet kan se ut som följande:
"Filnamn(en) skulle vara för långa för destinationsmappen. Du kan förkorta filnamnet och försöka igen, eller prova en plats som har en kortare sökväg".
Möjlig lösning
Använd verktyg som automatiskt förkortar namn för att uppfylla kraven. Detta är en skrämmande genväg som föreslås eftersom filerna inte är isolerade. Vanliga filtyper som Adobe InDesign eller AutoCAD har alla länkade filer från huvudfilen till de stödjande filerna. Om filnamnet är trunkerat är integriteten för filpaketet inte längre garanterad. Använd denna genväg endast om dina filer är isolerade.
Utöver att omorganisera filserverdata i olika silos i olika dokumentbibliotek, är omorganisering av behörigheter också en stor huvudvärk.
Följande citat illustrerar varför vissa människor känner att brytning av behörighetsarv inte stöds av SharePoint, medan andra påpekar att det gör det. Det är förvirrande eftersom stödet finns där, men bara för relativt små datamängder. Dokumentationen förklarar:
"En lista kan ha upp till 30 miljoner objekt, och ett bibliotek kan ha upp till 30 miljoner filer och mappar. När en lista, ett bibliotek eller en mapp innehåller mer än 100 000 objekt, kan du inte bryta behörighetsarvet på listan, biblioteket eller mappen. Inte heller kan du återinföra behörigheter på den. Du kan dock fortfarande bryta arvet för de enskilda objekten inom den listan, biblioteket eller mappen, upp till det maximala antalet unika behörigheter i listan eller biblioteket..."
Detta kan förvandla behörighetsmigration och hantering till en mardröm av dataomorganisering för att undvika manuell brytning av behörighetsarv för element i listan, biblioteket eller mappen.
Möjlig lösning
Omorganisera data över flera platser och bibliotek så att ingen har mer än 100 000 filer och mappar. Gör om mapp- och filbehörigheterna när filer och mappar omorganiseras. Detta är inte en tillfällig lösning, utan snarare ett mödosamt sätt att migrera data.
Många företag finner även att filservermigrationer till Microsoft Azure Files är till hjälp. Migrationen är mer komplicerad och innefattar Active Directory-synkronisering för att synkronisera Azure AD-identiteter, Azure File Sync för att synkronisera filer från den lokala filservern till Azure File Server, samt även öppnande av icke-HTTP och icke-HTTPS portar i brandväggen för att tillåta filöverföring. På grund av den komplicerade processen och kraven på brandväggen är Azure File Migration generellt reserverad för organisationer som migrerar alla digitala tillgångar till Microsoft Azure-molnet. Det är också bra av andra skäl, såsom minskad administrativ börda, men erbjuder inte mycket fördelar jämfört med den ursprungliga lokala konfigurationen ur perspektivet att stödja fjärr- och mobilarbetare.
Eftersom SharePoint är tätt integrerat med OneDrive och OneDrive har antagit den allmänna metoden för filsynkronisering och delning, ersätts den traditionella funktionen för enhetsmappning av en synkmapp på skrivbordet. Många affärsprocesser och applikationer är beroende av den gamla metoden för enhetsmappning. Om ditt företag är beroende av denna typ av enhetsmappning är SharePoint-migrering inte för dig.
Eftersom SharePoint är värd av Microsoft och tjänar flera organisationer på ett fleranvändarsätt, har det fördefinierade policyer för att säkerhetskopiera och återställa data. Om du behöver en särskild tjänst för datasäkerhetskopiering eller en avancerad policy för datalagring, kan du inte förlita dig på SharePoint för att tillhandahålla dessa datatjänster.
Som dokumenterat i de ovan nämnda SharePoint-begränsningarna kan en lyckad SharePoint-migrering kräva en omorganisation av datalagret. Dock kan omorganisationen orsaka att befintliga applikationer inte längre fungerar på SharePoint. Vissa applikationer, såsom AutoCAD, SolidWorks och Adobe InDesign, kanske inte längre fungerar med dokument på SharePoint. Många företag inom design- och arkitekturbranschen finner det mycket svårt att migrera till SharePoint.
Filer måste ibland lagras i en specifik region för att följa regleringar. Vissa branscher har sina egna policyer som styr åtkomst och spårning av data. Om du behöver veta exakt var dina data är värd, behålla revisionshistoriken för filåtkomst och behålla en datalagringsperiod på 3 till 6 år, är SharePoint-migrering inte rätt lösning för dig.
Ju större datamängd, desto mer komplex blir migreringsprocessen. Ju längre tid det tar, desto mer benägen för fel blir processen och desto högre blir kostnaden. Migrering av filservrar till SharePoint görs vanligtvis med hjälp av SharePoint Migration Tool (SPMT). Ofta ger SPMT felmeddelanden som ber dig att förkorta filnamn eller dela upp filer i olika bibliotek, vilket gör migreringen ännu mer komplex.
Kontakta oss för att diskutera vad din organisation behöver när det gäller
filservermigration och det alternativa filservermobilisering vägen.
Vi kommer att ge dig bästa praxis, produktexpertis, referensdesign, demo och support direkt!
© Upphovsrätt 2023 - Gladinet, Inc. Alla rättigheter förbehållna
