Yrityksen tiedostopalvelin on keskitetty tallennuspaikka tai työtila, joka mahdollistaa yhteydessä olevien laitteiden työntekijöiden yhteistyön tiedostojen ja kansioiden parissa. On useita syitä siirtää tiedostopalvelimia toiseen sijaintiin. Tämä artikkeli keskittyy syihin, jotka tukevat etä- ja mobiilityöntekijöitä.
Yrityksen tiedostopalvelin on keskitetty tallennus- tai työtila, joka mahdollistaa yhteydessä olevien laitteiden (kannettavat tietokoneet, PC, tabletit tai jopa matkapuhelimet) työntekijöiden pääsyn tiedostoihin ja kansioihin sekä päivittäisen yhteistyön työnkulun liiketoimintaan liittyvissä tehtävissä. Termi "tiedostopalvelin" on yleensä rajoitettu pääsyyn paikallisverkon kautta. Vuodesta 2006 lähtien, AWS:n ja Amazon S3:n sekä erilaisten tiedostojen synkronointi- ja jakamisalustojen, kuten Boxin, Dropboxin, Google Driven ja OneDriven, myötä tiedostopalvelimen käsite on myös siirtymässä uuteen pilviaikaan. Synkronointityökalujen runsaus on tehnyt tiedostopalvelimen migraatiosta (tunnetaan myös nimellä tiedosto synkronointi ja jakaminen) puheenaiheen, kun ihmiset ymmärsivät, miten Dropbox ja OneDrive varmistivat, että tiedostot ja kansiot olivat synkronoituja ja käyttäjien saatavilla jatkuvasti. Olemme nähneet migraatioaaltoja, joissa tiedostopalvelimia on poistettu käytöstä ja sisältöä on siirretty tiedostopalvelimilta ulkoisiin tiedostonjakopalveluihin, kuten Dropboxiin ja OneDriveen. Motivaationa on tehdä työntekijöistä liikkuvampia ja tuottavampia. Jotkut yritykset kokevat tiedostopalvelimen migraatiot erittäin onnistuneiksi ja hyödyllisiksi, kun taas toisilla on vähän toivoa ja jotkut yritykset eivät edes halua yrittää migraatiota. Joten mitkä ovat eri yritysten erilaisten migraatiokokemusten syyt?
Puhuttaessa tarkasti, tiedostojen synkronointi ja jakaminen sekä tiedostopalvelimen migraatio ovat kaksi eri käsitettä. Tiedostopalvelimen migraatio tarkoittaa yleensä tiedostopalvelimien siirtämistä vanhasta versiosta uudempaan, kuten Windows 2012:sta Windows 2019:ään, tai fyysisten tiedostopalvelimien siirtämistä virtualisoituun ympäristöön tai pilviympäristöön, kuten VMWareen tai Azure Files -palveluun.
Koska tämä artikkeli keskittyy etä- ja mobiilityöntekijöiden tukemiseen, käsittelemme tiedostopalvelimen migraatiota ikään kuin se olisi synonyymi tiedostojen synkronoinnille ja jakamiselle ja keskitymme suosituimpaan vaihtoehtoon - tiedostopalvelimien siirtämiseen SharePointiin ja Azure Files -palveluun.
Monet yritykset kokevat tiedostopalvelimien siirrot Microsoft SharePointiin erittäin onnistuneiksi ja hyödyllisiksi, kun taas toisilla on vähän toivoa ja jotkut yritykset eivät edes halua yrittää siirtoa. Mikä sitten on eri organisaatioiden erilaisten siirtokokemusten syy? Ennen kuin vastaamme tähän kysymykseen, katsotaanpa ensin joitakin SharePointin rajoituksia.
SharePoint Online -dokumentaation mukaan:
"Vaikka SharePoint Online voi säilyttää 30 miljoonaa asiakirjaa kirjastoa kohden, suosittelemme parhaan suorituskyvyn varmistamiseksi, ettei synkronoida enempää kuin 300 000 tiedostoa kaikissa asiakirjakirjastoissa. Lisäksi samat suorituskykyongelmat voivat ilmetä, jos synkronoitavia kohteita on yli 300 000 kaikissa kirjastoissa, vaikka et synkronoisikaan kaikkia kohteita näissä kirjastoissa..."
Anekdoottisesti kuitenkin suorituskyky alkaa heikentyä 100 000 kohteen jälkeen. Ja kummallista kyllä, tämä luku mainitaan SharePoint-dokumentaatiossa muissakin yhteyksissä. Olipa kyseessä 300 000 tai 100 000, tärkeintä on, että monissa todellisissa yritysympäristöissä, joissa on enemmän tiedostoja, OneDrive-synkronointiasiakkaan suorituskyvyssä on vakavia ongelmia, joten käyttäjien on lopulta siirryttävä web-käyttöliittymään. Vain pienimmät organisaatiot, joilla on pienimmät tietoaineistot, voivat hyötyä aseman kartoituksen helppokäyttöisyydestä.
Verrattuna OneDriven synkronointirajoitukseen, 5000 näkymäkohteen rajoitus kirjastossa on vakavampi ongelma. Kun kirjastossa on yli 5 000 kohdetta, siitä tulee lähes käyttökelvoton.
Mahdollinen kiertotapa
Järjestele tietoja uudelleen useiden sivustojen ja kirjastojen kesken niin, että yhdessäkään ei ole yli 100 000 tiedostoa ja kansiota. Jos OneDrive-asiakasohjelma yhdistää sivustoihin, joissa on yhteensä yli 300 000 kohdetta, vaihda web-käyttöliittymään äläkä käytä OneDrive-synkronointia. Jos tiedostojen kokonaismäärä on pieni, tämä kiertotapa on OK.
Tämä rajoitus on toinen yleinen ongelma siirrettäessä tiedostojakoja SharePoint Onlineen. Se ilmenee yleensä virheenä, kuten tässä:
"Määritetty tiedosto- tai kansionimi on liian pitkä. Kaikkien tiedostojen ja kansioiden URL-polun on oltava enintään 400 merkkiä pitkä (eikä yksittäisen tiedoston tai kansion nimi URL:ssä saa ylittää 400 merkkiä). Ole hyvä ja kirjoita lyhyempi tiedosto- tai kansionimi."
Siirto epäonnistuu kaikille tiedostoille, jotka eivät täytä tätä vaatimusta. Ja koska tämä on suhteellisen URL-osoitteen yläraja, joka sisältää koko polun ja asiakirjakirjaston nimen, tämä tapahtuu aivan liian usein. Tuloksena on kesken jäänyt tai keskeytetty siirto.
Toinen, vakavampi rajoitus, jonka saatat kohdata, on 256 merkin rajoitus Windows PC:lläsi, kun käyttäjät synkronoivat SharePoint Online -asiakirjakirjastoja PC:nsä kanssa. Virheilmoitus voi näyttää seuraavalta:
"Tiedostonimi(t) olisivat liian pitkiä kohdekansiolle. Voit lyhentää tiedostonimeä ja yrittää uudelleen, tai kokeilla sijaintia, jolla on lyhyempi polku".
Mahdollinen kiertotapa
Käytä työkaluja, jotka automaattisesti lyhentävät nimiä vaatimusten mukaisesti. Tämä on pelottava kiertotapa, jota ehdotetaan, koska tiedostot eivät ole eristettyjä. Yleiset tiedostotyypit, kuten Adobe InDesign tai AutoCAD, sisältävät kaikki linkitettyjä tiedostoja pääasiakirjasta tukitiedostoihin. Jos tiedoston nimi on katkaistu, tiedostopaketin eheys ei ole enää taattu. Käytä tätä kiertotapaa vain, jos tiedostosi ovat eristettyjä.
Lisäksi tiedostopalvelimen tietojen uudelleenjärjestely eri säilöihin eri dokumenttikirjastoissa, oikeuksien uudelleenjärjestely on myös suuri päänvaiva.
Seuraavat lainaukset havainnollistavat, miksi jotkut ihmiset tuntevat, että oikeuksien periytymisen katkaisemista ei tueta SharePointissa, kun taas toiset huomauttavat, että se on mahdollista. Se on hämmentävää, koska tuki on olemassa, mutta vain suhteellisen pienille tietojoukoille. Dokumentaatio selittää:
"Luettelossa voi olla jopa 30 miljoonaa kohdetta, ja kirjastossa voi olla jopa 30 miljoonaa tiedostoa ja kansiota. Kun luettelossa, kirjastossa tai kansiossa on yli 100 000 kohdetta, et voi katkaista oikeuksien periytymistä luettelossa, kirjastossa tai kansiossa. Et voi myöskään palauttaa oikeuksia siihen. Voit kuitenkin edelleen katkaista periytymisen yksittäisissä kohteissa kyseisessä luettelossa, kirjastossa tai kansiossa, aina luettelon tai kirjaston ainutlaatuisten oikeuksien enimmäismäärään saakka..."
Tämä voi muuttaa oikeuksien siirron ja hallinnan tietojen uudelleenjärjestelyksi painajaiseksi, jotta manuaalinen oikeuksien periytymisen katkaiseminen luettelon, kirjaston tai kansion elementeille vältetään.
Mahdollinen kiertotapa
Järjestele tietoja uudelleen useiden sivustojen ja kirjastojen välillä niin, että yksikään ei sisällä yli 100 000 tiedostoa ja kansiota. Uudista kansioiden ja tiedostojen käyttöoikeudet, kun tiedostoja ja kansioita järjestellään uudelleen. Tämä ei ole kiertotapa, vaan aikaa vievä keino siirtää tietoja.
Monet yritykset pitävät tiedostopalvelimen siirtoja Microsoft Azuren Tiedostoihin hyödyllisinä. Siirto on monimutkaisempi ja siihen kuuluu Active Directoryn synkronointi Azuren AD-identiteettien kanssa, Azure File Sync -toiminto tiedostojen synkronoimiseksi paikallisesta tiedostopalvelimesta Azure-tiedostopalvelimeen sekä ei-HTTP- ja ei-HTTPS-porttien avaaminen palomuurissa tiedonsiirron mahdollistamiseksi. Monimutkaisen prosessin ja palomuurivaatimusten vuoksi Azure-tiedostojen siirtoa käytetään yleensä organisaatioissa, jotka siirtävät kaikki digitaaliset varat Microsoft Azuren pilveen. Se on myös hyödyllistä muista syistä, kuten hallinnollisen työn vähentämisen kannalta, mutta ei tarjoa paljoa etua alkuperäiseen paikan päällä olevaan konfiguraatioon verrattuna etä- ja mobiilityöntekijöiden tukemisen näkökulmasta.
Koska SharePoint on tiiviisti integroitu OneDriven kanssa ja OneDrive on omaksunut yleisen tiedostojen synkronoinnin ja jakamisen menetelmän tiedostojen siirtämiseksi, perinteinen aseman kartoitus toiminto on korvattu synkronointikansiolla työpöydällä. Monet liiketoimintaprosessit ja sovellukset riippuvat vanhasta aseman kartoitusmenetelmästä. Jos yrityksesi riippuu tämän tyyppisestä aseman kartoituksesta, SharePointin migraatio ei ole sinua varten.
Koska SharePointia isännöi Microsoft ja se palvelee useita organisaatioita monivuokralaisella tavalla, sillä on ennalta määritetyt käytännöt tietojen varmuuskopioimiseksi ja palauttamiseksi. Jos tarvitset erityistä tietojen varmuuskopiointipalvelua tai edistynyttä tietojen säilytyskäytäntöä, et voi luottaa SharePointin tarjoavan sinulle näitä tietopalveluja.
Kuten yllä olevista SharePointin rajoituksista käy ilmi, onnistunut SharePoint-siirto voi vaatia tietovaraston uudelleenjärjestelyä. Uudelleenjärjestely voi kuitenkin aiheuttaa sen, että olemassa olevat sovellukset eivät enää toimi SharePointissa. Tietyt sovellukset, kuten AutoCAD, SolidWorks ja Adobe InDesign, eivät ehkä enää toimi asiakirjojen kanssa SharePointissa. Monet suunnittelu- ja arkkitehtuurialan yritykset kokevat SharePointiin siirtymisen erittäin vaikeaksi.
Tiedostot on joskus säilytettävä tietyllä alueella sääntelyn noudattamiseksi. Tietyillä toimialoilla on omat politiikkansa, jotka ohjaavat datan käyttöä ja seurantaa. Jos sinun tarvitsee tietää tarkalleen, missä tietosi sijaitsee, ylläpitää tiedostojen käytön valvontajälkeä ja säilyttää tietoja 3–6 vuoden ajan, SharePoint-migraatio ei ole oikea ratkaisu sinulle.
Mitä suurempi tietojoukko on, sitä monimutkaisempi muuttoprosessi on. Mitä kauemmin se kestää, sitä alttiimpi prosessi on virheille ja sitä korkeammat ovat kustannukset. Tiedostopalvelimien siirtäminen SharePointiin tehdään yleensä SharePoint Migration Tool (SPMT) -työkalun avulla. Usein SPMT antaa virheilmoituksia, joissa pyydetään lyhentämään tiedostonimiä tai jakamaan tiedostoja eri kirjastoihin, mikä tekee muutosta vielä monimutkaisemmaksi.
Ota yhteyttä keskustellaksesi siitä, mitä organisaatiosi tarvitsee liittyen
tiedostopalvelimen migraatioon ja vaihtoehtoiseen tiedostopalvelimen mobilisointiin.
Tarjoamme sinulle parhaat käytännöt, tuoteasiantuntemusta, referenssisuunnittelua, demoja ja tukea välittömästi!
© Tekijänoikeus 2023 - Gladinet, Inc. Kaikki oikeudet pidätetään
