En enterprise-filserver er et centraliseret lagersted eller arbejdsområde, der giver medarbejdere på tilsluttede enheder mulighed for at samarbejde om filer og mapper. Der er flere grunde til at migrere filservere til en anden placering. Denne artikel fokuserer på grunde, der understøtter fjern- og mobilmedarbejdere.
En virksomheds filserver er en centraliseret lagring eller arbejdsplads, der gør det muligt for medarbejdere på tilsluttede enheder (bærbare computere, pc'er, tablets eller endda mobiltelefoner) at få adgang til filer og mapper og etablere en arbejdsgang til daglig samarbejde om arbejdsrelaterede opgaver. Udtrykket "filserver" er normalt begrænset til adgang via et lokalt netværk. Siden 2006, med fremkomsten af AWS og Amazon S3 og de forskellige platforme til filsynkronisering og deling såsom Box, Dropbox, Google Drev og OneDrive, er konceptet med filserver også ved at træde ind i en helt ny skyæra. Overfloden af synkroniseringsværktøjer gjorde filservermigration (også kendt som filsynkronisering og deling) til et hot emne, da folk indså, hvordan Dropbox og OneDrive sikrede, at filer og mapper blev synkroniseret og tilgængelige for brugerne til enhver tid. Vi har set migrationsbølger, hvor filservere er blevet pensioneret, og indhold er blevet migreret fra filservere til eksterne fildelingstjenester som Dropbox og OneDrive. Motivationen er at gøre medarbejdere mere mobile og produktive. Nogle virksomheder finder filservermigrationer meget succesfulde og hjælpsomme, mens andre har lidt håb, og nogle virksomheder ønsker ikke engang at forsøge migrationen. Så hvad er årsagerne til de forskellige migrationsoplevelser i forskellige virksomheder?
Strengt taget er filsynkronisering og -deling og filservermigration to forskellige koncepter. Filservermigration involverer typisk at migrere filservere fra en gammel version til en nyere version, såsom fra Windows 2012 til Windows 2019, eller at migrere fysiske filservere til et virtualiseret miljø eller et cloudmiljø som VMWare eller Azure Files.
Da denne artikel fokuserer på at understøtte fjern- og mobile medarbejdere, vil vi behandle filservermigration som om det var synonymt med filsynkronisering og -deling og fokusere på den mest populære mulighed - at migrere filservere til SharePoint og Azure Files.
Mange virksomheder finder filservermigrationer til Microsoft SharePoint meget vellykkede og hjælpsomme, mens andre har lidt håb, og nogle virksomheder ønsker ikke engang at forsøge migrationen. Så hvad er årsagerne til de forskellige migrationsoplevelser i forskellige organisationer? Før vi svarer på det spørgsmål, lad os først se på nogle af SharePoints begrænsninger.
Ifølge SharePoint Online dokumentationen:
"Selvom SharePoint Online kan opbevare 30 millioner dokumenter per bibliotek, anbefaler vi for optimal ydeevne ikke at synkronisere mere end 300.000 filer på tværs af alle dokumentbiblioteker. Yderligere kan de samme ydelsesproblemer opstå, hvis du har 300.000 elementer eller mere på tværs af alle biblioteker, du synkroniserer, selvom du ikke synkroniserer alle elementer i disse biblioteker..."
Anekdotisk set begynder ydeevnen dog at forringes efter 100.000 elementer. Og mærkeligt nok nævnes dette tal i SharePoint-dokumentationen i andre sammenhænge. Uanset om det er 300.000 eller 100.000, er bundlinjen, at i mange virkelige virksomhedsmiljøer med flere filer, har OneDrive-synkroniseringsklienten alvorlige ydelsesproblemer, så brugerne til sidst er nødt til at skifte til webgrænsefladen. Kun de mindste organisationer med de mindste datasæt kan drage fordel af brugervenligheden ved et tilknyttet drev.
I forhold til OneDrive-synkroniseringsbegrænsningen er begrænsningen på 5000 visningselementer i et bibliotek et mere alvorligt problem. Når du overskrider 5.000 elementer i et bibliotek, bliver det næsten ubrugeligt.
Mulig løsning
Omorganiser data på tværs af flere websteder og biblioteker, så ingen af dem har mere end 100.000 filer og mapper. Hvis OneDrive-klienten forbinder til websteder med mere end 300.000 samlede elementer, skift til webgrænsefladen og brug ikke OneDrive-synkronisering. Hvis det samlede antal af dine filer er lille, er denne løsning OK.
Denne begrænsning er endnu et almindeligt problem, når fildelinger migreres til SharePoint Online. Det viser sig normalt i en fejl som denne:
"Det angivne fil- eller mappenavn er for langt. URL-stien for alle filer og mapper skal være 400 tegn eller mindre (og ikke mere end 400 tegn for ethvert enkelt fil- eller mappenavn i URL'en). Indtast venligst et kortere fil- eller mappenavn."
Migrationen vil mislykkes for alle filer, der ikke opfylder dette krav. Og da dette er den øvre grænse for den relative URL, der indeholder hele stien og navnet på dokumentbiblioteket, sker dette alt for ofte. Resultatet er en ufuldstændig eller afbrudt migration.
En anden, mere alvorlig begrænsning, du kan støde på, er 256-tegnsgrænsen på din Windows-pc, når brugere synkroniserer SharePoint Online-dokumentbiblioteker med deres pc'er. Fejlmeddelelsen kan se sådan ud:
"Filnavnene ville være for lange til destinationsmappen. Du kan forkorte filnavnet og prøve igen, eller prøve en placering, der har en kortere sti".
Mulig løsning
Brug værktøjer, der automatisk forkorter navne for at opfylde kravene. Dette er en skræmmende løsning, der foreslås, fordi filerne ikke er isolerede. Almindelige filtyper som Adobe InDesign eller AutoCAD har alle tilknyttede filer fra hovedfilen til de understøttende filer. Hvis filnavnet er afkortet, er integriteten af filpakken ikke længere garanteret. Brug kun denne løsning, hvis dine filer er isolerede.
Ud over at omorganisere filserverdata i forskellige siloer i forskellige dokumentbiblioteker, er omorganisering af tilladelser også en stor hovedpine.
De følgende citater illustrerer, hvorfor nogle mennesker føler, at det ikke understøttes at bryde tilladelsesarv i SharePoint, mens andre påpeger, at det gør. Det er forvirrende, fordi supporten er der, men kun for forholdsvis små datasæt. Dokumentationen forklarer:
"En liste kan have op til 30 millioner elementer, og et bibliotek kan have op til 30 millioner filer og mapper. Når en liste, et bibliotek eller en mappe indeholder mere end 100.000 elementer, kan du ikke bryde tilladelsesarven på listen, biblioteket eller mappen. Du kan heller ikke genarve tilladelser på den. Du kan dog stadig bryde arven på de enkelte elementer inden i den liste, bibliotek eller mappe, op til det maksimale antal unikke tilladelser i listen eller biblioteket..."
Dette kan gøre tilladelsesmigration og -styring til et mareridt med datareorganisering for at undgå manuelt at bryde tilladelsesarv for elementer i listen, biblioteket eller mappen.
Mulig løsning
Omorganiser data på tværs af flere steder og biblioteker, så ingen af dem har mere end 100.000 filer og mapper. Gør mappe- og filtilladelserne om, når filer og mapper omorganiseres. Dette er ikke en midlertidig løsning, men snarere en omstændelig måde at migrere data på.
Mange virksomheder finder det også nyttigt at migrere filservere til Microsoft Azure Files. Migrationen er mere kompliceret og involverer Active Directory Sync for at synkronisere Azure AD-identiteter, Azure File Sync for at synkronisere filer fra lokal filserver til Azure File Server, samt åbning af ikke-HTTP og ikke-HTTPS porte på firewallen for at tillade filoverførsel. På grund af den komplicerede proces og kravene til firewallen er Azure File Migration generelt forbeholdt organisationer, der migrerer alle digitale aktiver til Microsoft Azure-skyen. Det er også godt af andre grunde, såsom reduceret administrativt arbejde, men tilbyder ikke meget fordel i forhold til den oprindelige lokale konfiguration fra perspektivet om at understøtte fjern- og mobile medarbejdere.
Da SharePoint er tæt integreret med OneDrive, og OneDrive har overtaget den generelle metode til filsynkronisering og -deling, er den traditionelle funktion til drevtilknytning erstattet af en synkroniseringsmappe på skrivebordet. Mange forretningsprocesser og applikationer afhænger af den gamle metode til drevtilknytning. Hvis din virksomhed afhænger af denne type drevtilknytning, er SharePoint-migrering ikke noget for dig.
Fordi SharePoint er hostet af Microsoft og betjener flere organisationer på en flerbrugerplatform, har det foruddefinerede politikker for sikkerhedskopiering og gendannelse af data. Hvis du har brug for en særlig tjeneste til sikkerhedskopiering af data eller en avanceret politik for datalagring, kan du ikke regne med, at SharePoint vil tilbyde dig disse dataservices.
Som dokumenteret i de ovenstående SharePoint-begrænsninger, kan en vellykket SharePoint-migrering kræve en reorganisering af datalageret. Men reorganiseringen kan forårsage, at eksisterende applikationer ikke længere kører på SharePoint. Visse applikationer, såsom AutoCAD, SolidWorks og Adobe InDesign, fungerer muligvis ikke længere med dokumenter på SharePoint. Mange virksomheder inden for design- og arkitekturbranchen finder det meget vanskeligt at migrere til SharePoint.
Filer skal undertiden opbevares i en specifik region for at overholde regulativer. Visse industrier har deres egne politikker, der styrer adgang til og sporing af data. Hvis du har brug for at vide præcis, hvor dine data er hostet, bevare revisionsporet for filadgangshistorik og opbevare data i en periode på 3 til 6 år, er SharePoint-migrering ikke den rigtige løsning for dig.
Jo større datasættet er, desto mere kompleks bliver migreringsprocessen. Jo længere tid det tager, desto mere fejlbehæftet bliver processen, og desto højere bliver omkostningerne. Migration af filservere til SharePoint gøres normalt ved hjælp af SharePoint Migration Tool (SPMT). Ofte giver SPMT fejlmeddelelser, der beder dig om at forkorte filnavne eller opdele filer i forskellige biblioteker, hvilket gør migrationen endnu mere kompleks.
Kontakt os for at diskutere, hvad din organisation har brug for i forhold til
filservermigration og det alternative filservermobilisering spor.
Vi vil give dig bedste praksis, produkt ekspertise, reference design, demo og support med det samme!
© Ophavsret 2023 - Gladinet, Inc. Alle rettigheder forbeholdes
