Aseman karttatuen yhteensopivuus
On olemassa tilanteita, joissa organisaatiot tarvitsevat edelleen verkkolevyjen kartoitusta ja tiedostopalvelinyhteensopivuutta yhdistettynä liikkuvuuteen.
Yrityksen tiedostopalvelin on keskitetty tallennuspaikka tai työtila, joka mahdollistaa yhteydessä olevien laitteiden työntekijöiden yhteistyön tiedostojen ja kansioiden parissa. Tiedostopalvelimen mobilisointi tarkoittaa tiedostopalvelimen kykyjen laajentamista kaukopaikkoihin ja mobiilityöntekijöille, painottaen taaksepäin yhteensopivuutta.
Yrityksen tiedostopalvelin on keskitetty tallennustila tai työtila, joka mahdollistaa yhteydessä olevien laitteiden (kannettavat tietokoneet, PC:t, tabletit tai jopa matkapuhelimet) käyttäjien pääsyn tiedostoihin ja kansioihin sekä päivittäisen yhteistyön työnkulun liiketoimintaan liittyvissä tehtävissä. Termiä "tiedostopalvelin" on yleensä rajoitettu paikallisverkon yli tapahtuvaan käyttöön. Vuodesta 2006 lähtien, kun AWS:n ja Amazon S3:n myötä sekä erilaisten tiedostojen synkronointi- ja jakamisalustojen, kuten Boxin, Dropboxin, Google Driven ja OneDriven, myötä tiedostopalvelimen käsite on myös siirtymässä uuteen pilviaikaan. Synkronointityökalujen runsaus on tehnyt tiedostopalvelimien siirrosta (tunnetaan myös nimellä tiedostojen synkronointi ja jakaminen) puheenaiheen, kun ihmiset ymmärsivät, miten Dropbox ja OneDrive varmistivat, että tiedostot ja kansiot olivat synkronoituja ja käyttäjien saatavilla kaikkina aikoina. Olemme nähneet siirtymisaaltoja, joissa tiedostopalvelimia on poistettu käytöstä ja sisältöä siirretty tiedostopalvelimilta ulkoisiin tiedostonjakopalveluihin, kuten Dropboxiin ja OneDriveen. Motivaationa on tehdä työntekijöistä liikkuvampia ja tuottavampia. Mutta onko tiedostopalvelimien siirtäminen ratkaissut kaikki ongelmat, joita organisaatiot tarvitsevat etäkäyttöä varten?
Ennen kuin määrittelemme tiedostopalvelimen mobilisoinnin, meidän on ensin keskusteltava tiedostopalvelimen migraatiosta ja nähtävä, mitä ongelmia se ratkaisi ja mitä uusia ongelmia se loi. Vaikka tiedostopalvelimen migraatio on tehnyt tiedostojen ja kansioiden käytöstä etäpaikoista kätevää, onko se oikea ratkaisu meille kaikille?
Tiedostopalvelimen migraatioratkaisut edustaa Dropbox ja muita yrityksiä. Tiedostopalvelimen migraation avainkäsite on, että tiedostot ja kansiot on ladattava kolmannen osapuolen sivustolle ennen kuin ratkaisu voi tarjota palveluitaan. Toinen tiedostopalvelimen migraation avainkäsite on, että tiedostojen synkronointi on päämenetelmä tiedostojen ja kansioiden saataville asettamisessa käyttäjien mobiililaitteissa. Voitko kuitenkaan varaa siirtää tietoja toiseen sijaintiin, ja voitko muuttaa käyttäjien käyttäytymistä suorasta tiedostojen käytöstä tiedostojen synkronointiin?
Ennen kuin siirrymme tiedostopalvelimien mobilisointiin, on myös mainittava etäkäyttöön tiedostopalvelimiin tyypillisesti käytetty menetelmä, joka tapahtuu Virtuaalisen yksityisverkon (VPN) tai Kaukotyöpöydän (RDP) kautta. VPN:n historia ulottuu vuoteen 1996. Se on tyypillinen asiakas-palvelin teknologia. Ensinnäkin yrityksen on perustettava VPN-palvelin. Toiseksi, loppukäyttäjien on asennettava VPN-asiakasagentti internetiin kytkettyihin laitteisiin. VPN-palvelimen ja asianmukaisesti määritettyjen asiakaslaitteiden avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostopalvelinta etänä, mikä mahdollistaa tiedostojen käytön ja tallentamisen tiedostopalvelimelle tien päällä ollessa. VPN on kuitenkin yhä enemmän ongelma yrityskäyttäjille. Pääasiassa siksi, että VPN-tekniikka laajentaa yksityisen verkon kytkettyihin laitteisiin. Se pakottaa loppukäyttäjät ymmärtämään verkkotopologiaa ja -teknologiaa, eikä ole epätavallista, että yrityksen tukitiimin on käsiteltävä VPN:ään liittyviä pyyntöjä ulkopuolisilta työntekijöiltä.
Joten tiedämme, että kumpikaan tiedostopalvelimen migraatio (tiedostojen synkronointi ja jakaminen) eikä perinteiset VPN-menetelmät pysty kattamaan kaikkia liiketoimintakäyttäjien erilaisia käyttötapauksia. Tiedostopalvelimen migraatio edistää työntekijöiden liikkuvuutta tiedostopalvelimen yhteensopivuuden kustannuksella siirtämällä ja uudelleenjärjestämällä tiedostoja korvaamalla tiedostojen käyttömenetelmän tiedostojen synkronoinnilla. VPN-yhteys keskittyy 100%:n tiedostopalvelimen yhteensopivuuteen, mutta menettää joustavuuden ja suorituskykyedun tiedostojen synkronointi- ja jakamisratkaisuihin verrattuna. Onko olemassa parempaa tapaa yhdistää molempien maailmojen parhaat puolet, eli tiedostopalvelimen yhteensopivuus liikkuvuuden kanssa? Tiedostopalvelimen mobilisointi on vastaus.
Tiedostopalvelimen mobilisointi keskittyy tiedostopalvelimen yhteensopivuuteen käyttäjien käyttäytymisen ja käyttäjien käyttämien sovellusten kanssa. Samalla se helpottaa etäkäyttäjien pääsyä tiedostoihin ja kansioihin etä- ja mobiililaitteista ilman VPN- tai RDP-yhteyttä. Teknisesti tiedostopalvelimen mobilisointi on ohjelmistokomponentti, joka sisältää etäkäyttöominaisuuksia ja vuorovaikuttaa suoraan olemassa olevien tiedostopalvelimien kanssa säilyttäen asemaohjauksen, tiedoston lukituksen, käyttöoikeuksien hallinnan, käyttäjäidentiteetin käyttäjille ja ulkoiset viittaukset (XREF) sovellusten yhteensopivuuden kannalta.
Seuraavassa on lyhyt vertailu tiedostopalvelimen siirron ja tiedostopalvelimen mobilisoinnin välillä.
Tiedostopalvelimen migraatio ei yleensä keskity sovellusten yhteensopivuuteen. Tämän seurauksena se voi vaikuttaa käyttäjän päivittäisiin tapoihin tiedostojen käytössä.
Tiedostopalvelimen mobilisointi keskittyy taaksepäin yhteensopivuuteen, kuten aseman kartoitukseen, tiedoston lukitsemiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan.
Palveluntarjoajat tarjoavat synkronointikansion tiedostojen ja kansioiden käyttöön, esimerkiksi "Dropbox"-kansiosta.
Palveluntarjoajat tarjoavat asema-kirjaimia, jotka vastaavat paikallisen verkon kirjaimia ilman VPN-yhteyden tarvetta.
Asiakkaat luottavat palveluntarjoajan tietojen elinkaaren hallintaan varmuuskopiointiin ja tietojen säilyttämiseen.
Asiakkaat hyödyntävät olemassa olevaa tiedostopalvelimen elinkaarenhallintaa ilman keskeytyksiä.
Tiedostopalvelimen siirron jälkeen tiedostopalvelin poistetaan käytöstä.
Lisättyään liikkuvuusominaisuudet tiedostopalvelimeen, tiedostopalvelin pysyy aktiivisena.
Tiedostopalvelimen migraatio keskittyy tietojen siirtämiseen pilveen paikallisen hallinnan kuormituksen vähentämiseksi.
Tiedostopalvelimen mobilisointi keskittyy datan säilyttämiseen omistajuuden, yksityisyyden, vaatimustenmukaisuuden ja yhteensopivuuden syistä.
Monille yrityksille tiedostopalvelimien siirtäminen pilveen riittää vastaamaan työntekijöiden mobiilitarpeisiin. Esimerkiksi OneDrive ja SharePoint sisältyvät perus Microsoft 365/Office 365 -tilaukseen, ja OneDrive-kansio sisältyy oletuksena Windows 11:ssä. Tiedostojen ja kansioiden siirtäminen OneDriveen ja Microsoft Teamsiin ja työskentelyn aloittaminen siellä on erittäin kätevää. Jos kaikki sujuu hyvin, uuden ratkaisun etsiminen on ohi ja tämä on oikea ratkaisu sinulle.
Kuitenkin yhä useammat yritykset huomaavat, että tiedostopalvelimen siirtäminen ei toimi heille kokeilun jälkeen. Useimmat epäonnistuneiden kokemusten syyt voidaan tiivistää seuraaviin kategorioihin: Käytön helppous, Tiedon elinkaaren hallinta, Sovellusten yhteensopivuus, Tiedon omistajuus, Vaatimustenmukaisuus, Kontrolli ja Siirron monimutkaisuus.
Jos et ole löytänyt oikeaa ratkaisua tiedostopalvelimillesi, se ei johdu siitä, etteikö hyviä siirtoratkaisuja olisi, vaan siitä, ettet ole ajatellut tiedostopalvelimen mobilisointia.
On olemassa tilanteita, joissa organisaatiot tarvitsevat edelleen verkkolevyjen kartoitusta ja tiedostopalvelinyhteensopivuutta yhdistettynä liikkuvuuteen.
Organisaatiot tarvitsevat ajoittain joustavia tietopalveluita ja säilytyskäytäntöjä aina datan varmuuskopioinnista yksittäisen tiedoston palauttamiseen.
Kaikki sovellukset eivät ole yhteensopivia ulkoisten tiedostojen synkronointi- ja jakamispalveluiden, kuten SharePointin, OneDriven ja Dropboxin kanssa.
Tiedostot on joskus tallennettava tietylle alueelle säännösten noudattamiseksi. Tietyillä toimialoilla on omat käytäntönsä, jotka ohjaavat tiedon käyttöä ja seurantaa.
Mitä suurempi tietojoukko on, sitä monimutkaisempi muuttoprosessi on. Mitä kauemmin se kestää, sitä alttiimpi prosessi on virheille ja sitä korkeammat ovat kustannukset.
Sekä tiedostopalvelimen siirto että mobilisointi auttavat organisaatioita tulemaan liikkuvammiksi ja tuottavammiksi. Tiedostopalvelimen siirto on yleensä ensimmäinen menetelmä, jota yritykset kokeilevat, koska OneDrive on sisäänrakennettu Windows-käyttöjärjestelmään ja muut ratkaisut kuten Dropbox, Box ja Google Drive ovat hyvin vakiintuneita. Mutta jos tiedostopalvelimen siirto ei toimi sinulle, kuinka tunnistat mallit niin, että tietyissä tilanteissa tiedostopalvelimen mobilisointi on parempi vaihtoehto?
Liitettyjen asemien avulla käyttäjät voivat käyttää tuttua tiedostojärjestelmän käyttöliittymää, mikä helpottaa tiedostojen ja kansioiden käsittelyä. Tämä voi auttaa vähentämään oppimiskäyrää ja parantamaan käyttöönottoa, erityisesti niiden käyttäjien keskuudessa, jotka eivät ole tottuneet käyttämään verkkopohjaisia käyttöliittymiä, kuten SharePointia.
Jotkin organisaatiot luottavat perintösovelluksiin tai työnkulkuun, jotka on suunniteltu toimimaan tiedostopalvelimien ja verkkolevyjen kanssa. Tällaisissa tapauksissa voi olla haastavaa siirtää nämä sovellukset tai prosessit toisiin ilman merkittävää kehitystyötä.
Tiedostojen käyttäminen asemaan liitetyltä asemalta tai tiedostopalvelimelta voi olla nopeampaa kuin työskentely SharePointin kanssa, erityisesti suurten tiedostojen kohdalla tai kun verkkoyhteydet ovat hitaita tai epäluotettavia. Tämä voi olla kriittistä organisaatioille, jotka tarvitsevat pääsyn suuriin tiedostoihin reaaliajassa, kuten suunnittelu- tai insinööritoimistoille.
Jotkin organisaatiot noudattavat tiukkoja tietosuojakäytäntöjä tai sääntelyvaatimuksia, jotka edellyttävät paikan päällä olevien tiedostopalvelimien käyttöä pilvipohjaisten ratkaisujen, kuten SharePointin, sijaan. Asemoitujen asemien avulla organisaatiot voivat ylläpitää hallintaa tietoihinsa samalla tarjoten helpon pääsyn loppukäyttäjille.
Organisaatiot, jotka ovat jo tehneet merkittäviä investointeja paikan päällä olevaan infrastruktuuriin, saattavat mieluummin hyödyntää olemassa olevia tiedostopalvelimiaan ja tallennusratkaisujaan kuin omaksua uuden alustan, kuten SharePointin.
Liitettyjen asemien ja tiedostopalvelimien avulla voidaan tarjota yksityiskohtainen käyttöoikeuksien hallinta ja oikeudet, jotka voivat olla tietyille organisaatioille sopivampia kuin SharePointin oikeusmalli.
Yksi yleisimmistä valituksista tiedostopalvelimen migraation yhteydessä (tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelu tai SharePoint) on, että datan varmuuskopiointi ja hallinta muuttuvat vähemmän joustaviksi, kun data on eri sijainnissa. Esimerkiksi SharePointin kanssa on vain yksi säilytysaika, joka ei välttämättä riitä tarpeisiisi. Jos tarvitset varmuuskopioida dataa ajoittain, jos tarvitset palauttaa tiedoston ja jättää sen poistamatta, tai jos tarvitset täydellisen auditoinnin tiedostojen käytöstä, sinun täytyy luottaa siihen, mitä kolmannen osapuolen toimittaja voi tehdä puolestasi, ja joskus se voi olla mahdotonta auttaa.
Useimmat pilviratkaisut, joita käytät suoraan tiedostopalvelimen migraation tuloksena, pakottavat sinut muuttamaan päivittäisiä työprosessejasi. SharePoint esimerkiksi saattaa vaatia sinua jakamaan tiedot useisiin kirjastoihin tai lyhentämään tiedostonimiä, mikä katkaisee ulkoiset viittaukset tiedostoihin ja linkit tiedostojen välillä. Muut ratkaisut, kuten Dropbox, pakottavat sinut miettimään uudelleen tiedostojen käyttöoikeuksien hallintaa useille tiedostojoukoille. Nämä muutokset ja rajallinen tuki edistyneille ominaisuuksille, kuten tiedoston lukitukselle, ovat yhteensopimattomia sovellusten kuten AutoCADin ja InDesignin kanssa monikäyttäjäympäristössä.
Vaikka SharePoint noudattaa monia alan standardeja ja säädöksiä, organisaatioilla voi olla erityisiä vaatimuksia, jotka menevät SharePointin sisäänrakennettujen ominaisuuksien ulkopuolelle.
SharePointin käyttöoikeusmalli ja pääsynhallinta eivät välttämättä täytä kaikkien organisaatioiden tarpeita ja eroavat varmasti perinteisistä Active Directoryn ja NTFS:n käyttöoikeuksista tiedostopalvelimilla.
SharePoint tallentaa tietoja Microsoftin datakeskuksiin, mikä voi aiheuttaa yksityisyysongelmia joillekin organisaatioille, erityisesti niille, joilla on tiukat dataresidenssivaatimukset.
Organisaatiot, jotka tarvitsevat hybridisäilytysratkaisun, joka yhdistää pilvisäilytyksen paikallisen säilytyksen tai objektisäilytyksen kanssa, mutta vaativat yhtenäisen tiedostojärjestelmän käyttöliittymän.
Tietojen siirtäminen perintöjärjestelmistä ulkoiseen palveluun voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Riippuen tiedon määrästä ja monimutkaisuudesta, organisaatioiden saattaa tarvita sijoittaa migraatiotyökaluihin, konsultointipalveluihin tai lisähenkilöstöön prosessin helpottamiseksi.
Monet organisaatiot vaativat räätälöintejä vastaamaan heidän ainutlaatuisia liiketoimintatarpeitaan, mikä voi tehdä siirtymäprosessista monimutkaisemman ja kalliimman. Lisäksi SharePointin integroiminen muihin liiketoimintasovelluksiin tai -järjestelmiin saattaa vaatia räätälöityä kehitystyötä tai kolmannen osapuolen työkaluja.
Vaihtaminen SharePointiin. OneDrive, Teams, Dropbox ja Google Drive voivat vaatia koulutusta ja tukea loppukäyttäjille ja IT-henkilöstölle, jopa onnistuneen uudelleenjärjestelyn jälkeen tiedonsiirtoa varten, mikä voi olla kallista ja aikaa vievää.
Tuo tiedostopalvelimesi takaisin tulevaisuuteen