Kompatibilitet för enhetsmappning
Det finns situationer där organisationer fortfarande behöver mappade enheter och filserverkompatibilitet kombinerat med mobilitet.
En företagsfilserver är en centraliserad lagringsplats eller arbetsyta som möjliggör för anställda på anslutna enheter att samarbeta med filer och mappar. Mobilisering av filserver innebär att utöka filserverns kapaciteter till avlägsna platser och mobila arbetare, med tonvikt på bakåtkompatibilitet.
En företagsfilserver är en centraliserad lagring eller arbetsyta som möjliggör för anställda på anslutna enheter (bärbara datorer, PC, surfplattor eller till och med mobiltelefoner) att få tillgång till filer och mappar och etablera ett arbetsflöde för dagligt samarbete i arbetsrelaterade uppgifter. Termen "filserver" är vanligtvis begränsad till åtkomst över ett lokalt nätverk. Sedan 2006, med ankomsten av AWS och Amazon S3 och de olika plattformarna för filsynkronisering och delning som Box, Dropbox, Google Drive och OneDrive, har konceptet med filserver också gått in i en helt ny moln-era. Överflödet av synkverktyg gjorde filservermigration (även känd som filsynk och delning) till ett hett ämne eftersom människor insåg hur Dropbox och OneDrive säkerställde att filer och mappar var synkroniserade och tillgängliga för användarna hela tiden. Vi har sett migrationsvågor där filservrar har pensionerats och innehåll migrerats från filservrar till externa fildelningstjänster som Dropbox och OneDrive. Motivationen är att göra anställda mer mobila och produktiva. Men har migrationen av filservrar löst alla problem organisationer behöver för fjärråtkomst?
Innan vi definierar mobilisering av filservrar måste vi först diskutera filservermigration och se vilka problem den löste och vilka nya problem den skapade. Även om filservermigration har underlättat åtkomsten till filer och mappar från avlägsna platser, är det rätt lösning för oss alla?
De lösningar som representerar filservermigration är Dropbox och andra företag. Den grundläggande tanken med filservermigration är att filer och mappar måste laddas upp till en tredjepartsplats innan lösningen kan erbjuda sina tjänster. Den andra grundläggande tanken med filservermigration är att filsynkronisering är den främsta metoden för att göra filer och mappar tillgängliga på användares mobila enheter. Men har du råd att flytta data till en annan plats, och kan du ändra användarbeteende från direkt åtkomst till filer till filsynkronisering?
Innan vi går in på mobilisering av filservrar, måste vi också nämna den de facto-metoden för fjärråtkomst till filservrar, vilket är via Virtuellt Privat Nätverk (VPN) eller Fjärrskrivbord (RDP). Historien om VPN går tillbaka till 1996. Det är en typisk klient-server-teknologi. Först och främst behöver företaget sätta upp en VPN-server. För det andra behöver slutanvändare installera en VPN-klientagent på enheter som är anslutna till internet. Med hjälp av en VPN-server och lämpligt konfigurerade klientenheter kan användare fjärråtkomst filservern, vilket gör det möjligt för dem att komma åt och lagra filer på filservern medan de är på väg. Dock blir VPN alltmer ett problem för företagsanvändare. Huvudsakligen eftersom VPN-tekniken utvidgar ett privat nätverk till anslutna enheter. Det tvingar slutanvändare att förstå nätverkstopologi och teknologi, och det är inte ovanligt att företagets supportteam måste hantera VPN-relaterade förfrågningar från externa anställda.
Så vi vet att varken filservermigrering (filsynkronisering och delning) eller traditionella VPN-metoder kan täcka alla de olika användningsfallen för företagsanvändare. Filservermigrering främjar anställdas mobilitet på bekostnad av filserverkompatibilitet genom att flytta och omorganisera filer samtidigt som man ersätter filåtkomstmetoden med filsynk. VPN-åtkomst fokuserar på 100% filserverkompatibilitet, men förlorar flexibilitet och prestandafördelar jämfört med lösningar för filsynkronisering och delning. Finns det ett bättre sätt att kombinera det bästa av båda världar, dvs. filserverkompatibilitet med mobilitet? Mobilisering av filserver är svaret.
Fokuseringen på mobilisering av filservrar handlar om att göra filservrar kompatibla med användarbeteenden och de applikationer som användarna använder. Samtidigt underlättar det för fjärranvändare att få tillgång till filer och mappar från fjärran och mobila enheter utan behov av VPN eller RDP. Tekniskt sett är mobilisering av filserver en mjukvarukomponent som inkluderar funktioner för fjärråtkomst och som interagerar direkt med befintliga filservrar samtidigt som den bevarar enhetsmappning, filspärrning, behörighetskontroll, användaridentitet för användare och externa referenser (XREF) för applikationskompatibilitet.
Följande är en kort jämförelse mellan migrering av filserver och mobilisering av filserver.
Flytten av filserver fokuserar vanligtvis inte på applikationskompatibilitet. Detta kan som resultat påverka användarens dagliga vanor gällande hur filer nås.
Fokuseringen på mobilisering av filservrar handlar om bakåtkompatibilitet såsom enhetsmappning, filspärrning och behörighetskontroller.
Leverantörer tillhandahåller en synkroniseringsmapp för att komma åt filer och mappar, till exempel från en "Dropbox"-mapp.
Leverantörer tillhandahåller enhetsbokstäver som matchar de lokala nätverkens utan att kräva en VPN.
Kunderna litar på leverantörens hantering av data livscykel för säkerhetskopiering och lagring av data.
Kunder utnyttjar befintlig livscykelhantering för filservrar utan avbrott.
Efter migreringen av filservern är filservern avvecklad.
Efter att ha lagt till mobiliseringsförmåga till filservern förblir filservern aktiv.
Fokuset på migrering av filservrar ligger på att flytta data till molnet för att minska lokal förvaltningsöverhuvud.
Fokusering på mobilisering av filserver handlar om att behålla datan för äganderätt, integritet, efterlevnad och kompatibilitetsändamål.
För många företag är det tillräckligt att migrera filservrar till molnet för att möta de anställdas mobilitetsbehov. Till exempel ingår OneDrive och SharePoint i den grundläggande prenumerationen på Microsoft 365/Office 365, och OneDrive-mappen är som standard inkluderad i Windows 11. Det är mycket bekvämt att flytta filer och mappar till OneDrive och Microsoft Teams och börja arbeta där. Om allt går bra är sökandet efter en ny lösning över och detta är den rätta lösningen för dig.
Men allt fler företag upptäcker att migrering av filserver inte fungerar för dem efter att ha provat. De flesta av skälen till de misslyckade erfarenheterna kan sammanfattas i följande kategorier: Användarvänlighet, Data Livscykelhantering, Applikationskompatibilitet, Dataägande, Efterlevnad, Kontroll och Migreringskomplexitet.
Om du inte har hittat rätt lösning för dina filservrar, är det inte för att det inte finns bra migreringslösningar, det är för att du inte har tänkt på filservermobilisering.
Det finns situationer där organisationer fortfarande behöver mappade enheter och filserverkompatibilitet kombinerat med mobilitet.
Från att säkerhetskopiera data till att återställa en enskild fil, organisationer behöver flexibla datatjänster och bevarandepolicyer då och då.
Inte alla applikationer är kompatibla med externa tjänster för filsynkronisering och delning såsom SharePoint, OneDrive och Dropbox.
Filer måste ibland lagras i en specifik region för att följa regleringar. Vissa branscher har sina egna policys som styr åtkomst till och spårning av data.
Ju större datamängd, desto mer komplex blir migreringsprocessen. Ju längre tid det tar, desto mer benägen för fel blir processen och desto högre blir kostnaden.
Både filservermigration och mobilisering hjälper organisationer att bli mer mobila och produktiva. Filservermigration är vanligtvis den första metoden företag prövar eftersom OneDrive är inbyggt i Windows operativsystem och andra lösningar som Dropbox, Box och Google Drive är väl etablerade. Men om filservermigration inte fungerar för dig, hur identifierar du mönster så att i vissa situationer är filservermobilisering ett bättre alternativ?
Mappade enheter ger användarna ett bekant filsystemgränssnitt som underlättar arbetet med filer och mappar. Detta kan hjälpa till att minska inlärningskurvan och förbättra användaracceptansen, särskilt för de som inte är vana vid att använda webbaserade gränssnitt som SharePoint.
Vissa organisationer är beroende av äldre applikationer eller arbetsflöden som är utformade för att fungera med filservrar och mappade enheter. I sådana fall kan det vara svårt att migrera dessa applikationer eller processer till andra utan betydande utvecklingsinsats.
Att komma åt filer på en mappad enhet eller filserver kan vara snabbare än att arbeta med SharePoint, särskilt för stora filer eller när nätverksanslutningar är långsamma eller opålitliga. Detta kan vara avgörande för organisationer som behöver komma åt stora filer i realtid, till exempel design- eller ingenjörsföretag.
Vissa organisationer har strikta dataskyddspolicys eller regleringskrav som kräver användning av lokala filservrar istället för molnbaserade lösningar som SharePoint. Mappade enheter kan hjälpa organisationer att behålla kontrollen över sina data samtidigt som de ger enkel åtkomst till slutanvändare.
Organisationer som redan har gjort stora investeringar i lokal infrastruktur kan föredra att utnyttja sina befintliga filservrar och lagringslösningar istället för att anta en ny plattform som SharePoint.
Mappade enheter och filservrar kan tillhandahålla detaljerad åtkomstkontroll och behörigheter som kan vara mer lämpliga för vissa organisationer än SharePoint's behörighetsmodell.
Ett av de vanligaste klagomålen om migrering av filservrar (File Sync and Share Service eller SharePoint) är att säkerhetskopiering och kontroll av data blir mindre flexibel när datan befinner sig på en annan plats. Till exempel, med SharePoint finns det bara en retentionsperiod, vilket kanske inte är tillräckligt för dina behov. Om du behöver säkerhetskopiera data då och då, om du behöver återställa en fil och låta den vara oövervakad, eller om du behöver en fullständig revision av filåtkomst, måste du förlita dig på vad tredjepartsleverantören kan göra för dig, och ibland kan det vara omöjligt att hjälpa till.
De flesta molnlösningar som du använder som ett direkt resultat av migrering av filserver kommer att tvinga dig att ändra dina dagliga arbetsflöden. SharePoint kan till exempel kräva att du delar upp data i flera bibliotek eller förkortar filnamn, vilket bryter externa referenser till filer och länkar mellan filer. Andra lösningar, som Dropbox, tvingar dig att tänka om när det gäller behörighetskontroll för flera filuppsättningar. Dessa förändringar och begränsat stöd för avancerade funktioner som filspärrning är oförenliga med applikationer som AutoCAD och InDesign i en miljö med flera användare.
Medan SharePoint är förenligt med många branschstandarder och regleringar, kan organisationer ha specifika efterlevnadsbehov som går utöver SharePoint's inbyggda funktioner.
SharePoints behörighetsmodell och åtkomstkontroller kanske inte uppfyller alla organisationers behov och skiljer sig definitivt från traditionella Active Directory- och NTFS-behörigheter på filservrar.
SharePoint lagrar data i Microsofts datacenter, vilket kan leda till integritetsproblem för vissa organisationer, särskilt de med strikta krav på datalagring.
Organisationer som behöver en hybrid lagringslösning som kombinerar molnlagring med lokal lagring eller objektlagring men kräver ett enhetligt filsystemgränssnitt.
Att överföra data från äldre system till extern tjänst kan vara komplext och tidskrävande. Beroende på datamängden och komplexiteten kan organisationer behöva investera i migreringsverktyg, konsulttjänster eller ytterligare personal för att underlätta processen.
Många organisationer kräver anpassningar för att möta sina unika affärsbehov, vilket kan göra migreringsprocessen mer komplex och kostsam. Dessutom kan integrationen av SharePoint med andra affärssystem eller applikationer kräva egen utveckling eller verktyg från tredje part.
Byte till SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox och Google Drive kan kräva utbildning och support för slutanvändare och IT-personal, även efter en framgångsrik omstrukturering för datamigrering, vilket kan vara kostsamt och tidskrävande.
Ta dina filservrar tillbaka till framtiden