Kompatibilitet for drevtilknytning
Der er situationer, hvor organisationer stadig har brug for tilkoblede drev og filserverkompatibilitet kombineret med mobilitet.
En virksomhedsfilserver er et centraliseret opbevaringssted eller arbejdsområde, der gør det muligt for medarbejdere på tilsluttede enheder at samarbejde om filer og mapper. Mobilisering af filserver betyder at udvide filserverens kapaciteter til fjerne lokationer og mobile medarbejdere, med vægt på bagudkompatibilitet.
En virksomheds filserver er en centraliseret lagring eller arbejdsområde, der giver medarbejdere på tilsluttede enheder (bærbare computere, pc'er, tablets eller endda mobiltelefoner) mulighed for at få adgang til filer og mapper og etablere en arbejdsgang for daglig samarbejde om arbejdsrelaterede opgaver. Udtrykket "filserver" er normalt begrænset til adgang over et lokalt netværk. Siden 2006, med fremkomsten af AWS og Amazon S3 og de forskellige platforme for filsynkronisering og -deling såsom Box, Dropbox, Google Drive og OneDrive, er konceptet med filserver også ved at træde ind i en helt ny skyæra. Overfloden af synkroniseringsværktøjer gjorde filservermigration (også kendt som filsynkronisering og -deling) til et hot emne, da folk indså, hvordan Dropbox og OneDrive sikrede, at filer og mapper blev synkroniseret og tilgængelige for brugerne til enhver tid. Vi har set migrationsbølger, hvor filservere er blevet pensioneret, og indhold flyttet fra filservere til eksterne fildelingstjenester som Dropbox og OneDrive. Motivationen er at gøre medarbejdere mere mobile og produktive. Men har migration af filservere løst alle de problemer, organisationer har brug for til fjernadgang?
Før vi definerer filservermobilisering, skal vi først diskutere filservermigration og se, hvilke problemer det løste, og hvilke nye problemer det skabte. Så bekvemt som filservermigration har gjort adgang til filer og mapper fra fjerne steder, er det den rigtige løsning for os alle?
Filservermigrationsløsningerne repræsenteres af Dropbox og andre virksomheder. Det centrale koncept for filservermigration er, at filer og mapper skal uploades til et tredjepartssted, før løsningen kan tilbyde sine tjenester. Det andet centrale koncept for filservermigration er, at filsynkronisering er den primære metode til at gøre filer og mapper tilgængelige på brugernes mobile enheder. Men har du råd til at flytte data til en anden placering, og kan du ændre brugeradfærd fra direkte filadgang til filsynkronisering?
Før vi går ind i mobiliseringen af filservere, skal vi også nævne den de facto metode til fjernadgang til filservere, som er via Virtuelt Privat Netværk (VPN) eller Fjernskrivebord (RDP). Historien om VPN går tilbage til 1996. Det er en typisk klient-server teknologi. Først og fremmest skal virksomheden opsætte en VPN-server. For det andet skal slutbrugere installere en VPN-klientagent på enheder, der er forbundet til internettet. Med hjælp fra en VPN-server og korrekt konfigurerede klientenheder, kan brugere få adgang til filserveren på afstand, hvilket gør det muligt for dem at tilgå og gemme filer på filserveren, mens de er på farten. VPN bliver dog i stigende grad et problem for virksomhedsbrugere. Hovedsageligt fordi VPN-teknologi udvider et privat netværk til forbundne enheder. Det tvinger slutbrugere til at forstå netværkstopologi og teknologi, og det er ikke ualmindeligt, at virksomhedens supportteam skal håndtere VPN-relaterede anmodninger fra eksterne medarbejdere.
Så vi ved, at hverken filservermigration (filsynkronisering og -deling) eller traditionelle VPN-metoder kan dække alle de forskellige brugsscenarier for forretningsbrugere. Filservermigration fremmer medarbejdermobilitet på bekostning af filserverkompatibilitet ved at flytte og omorganisere filer, mens adgangsmetoden til filer erstattes med filsynchronisering. VPN-adgang fokuserer på 100% filserverkompatibilitet, men mister fleksibilitet og præstationsfordel i forhold til filsynchroniserings- og delingsløsninger. Findes der en bedre måde at kombinere det bedste fra begge verdener, dvs. filserverkompatibilitet med mobilitet? Mobilisering af filserver er svaret.
Filservermobilisering fokuserer på filserverkompatibilitet med brugeradfærd og de applikationer, som brugerne anvender. Samtidig gør det lettere for fjernbrugere at få adgang til filer og mapper fra fjern- og mobile enheder uden behov for en VPN eller RDP. Teknisk set er filservermobilisering en softwarekomponent, der omfatter funktioner til fjernadgang og interagerer direkte med eksisterende filservere, samtidig med at drevtilknytning, filspærring, tilladelseskontrol, brugeridentitet for brugere og eksterne referencer (XREF) for applikationskompatibilitet bevares.
Filservermigration fokuserer typisk ikke på applikationskompatibilitet. Som følge heraf kan det påvirke brugerens daglige vaner med hensyn til, hvordan filer tilgås.
Filservermobilisering fokuserer på bagudkompatibilitet såsom drevtilknytning, filspærring og tilladelseskontrol.
Udbydere giver en synkroniseringsmappe for at få adgang til filer og mapper, for eksempel fra en "Dropbox"-mappe.
Udbydere leverer drevbogstaver, der matcher dem på det lokale netværk uden at kræve en VPN.
Kunderne stoler på udbyderens Data Life Cycle Management til databackup og -bevaring.
Kunderne udnytter eksisterende livscyklusstyring af filservere uden afbrydelser.
Efter filservermigrationen bliver filserveren udfaset.
Efter at have tilføjet mobiliseringskapaciteter til filserveren, forbliver filserveren aktiv.
Filservermigration fokuserer på at flytte data til skyen for at reducere lokal administrationsbyrde.
Filservermobilisering fokuserer på at beholde dataene af hensyn til ejerskab, privatliv, overholdelse af regler og kompatibilitet.
For mange virksomheder er det nok at migrere filservere til skyen for at opfylde medarbejdernes mobile behov. For eksempel er OneDrive og SharePoint inkluderet i det grundlæggende Microsoft 365/Office 365-abonnement, og OneDrive-mappen er som standard inkluderet i Windows 11. Det er meget bekvemt at flytte filer og mapper til OneDrive og Microsoft Teams og begynde at arbejde der. Hvis alt går godt, er søgningen efter en ny løsning forbi, og dette er den rigtige løsning for dig.
Men flere og flere virksomheder finder ud af, at filservermigration ikke fungerer for dem efter at have prøvet det. De fleste af årsagerne til de mislykkede oplevelser kan opsummeres i følgende kategorier: Brugervenlighed, Data Lifecycle Management, Applikationskompatibilitet, Dataejerskab, Overholdelse, Kontrol og Migrationskompleksitet.
Hvis du ikke har fundet den rigtige løsning til dine filservere, er det ikke fordi der ikke findes gode migrationsløsninger, det er fordi du ikke har tænkt på filservermobilisering.
Der er situationer, hvor organisationer stadig har brug for tilkoblede drev og filserverkompatibilitet kombineret med mobilitet.
Fra at tage backup af data til at gendanne en enkelt fil, har organisationer brug for fleksible datatjenester og bevarelsespolitikker fra tid til anden.
Ikke alle applikationer er kompatible med eksterne filsynkroniserings- og delingstjenester såsom SharePoint, OneDrive og Dropbox.
Filer skal undertiden opbevares i en bestemt region for at overholde regulativer. Visse industrier har deres egne politikker, der styrer adgang til og sporing af data.
Jo større datasættet er, desto mere kompleks bliver migreringsprocessen. Jo længere tid det tager, desto mere fejlbehæftet bliver processen, og desto højere bliver omkostningerne.
Både filservermigration og mobilisering hjælper organisationer med at blive mere mobile og produktive. Filservermigration er normalt den første metode, virksomheder prøver, fordi OneDrive er indbygget i Windows-operativsystemet, og andre løsninger som Dropbox, Box og Google Drive er veletablerede. Men hvis filservermigration ikke fungerer for dig, hvordan identificerer du mønstre, således at i visse situationer er filservermobilisering et bedre match?
Mappede drev giver brugerne et velkendt filsystem-interface, der gør det lettere for dem at arbejde med filer og mapper. Dette kan hjælpe med at minimere indlæringskurven og forbedre brugeradoptionen, især for dem, der ikke er vant til at bruge webbaserede grænseflader som SharePoint.
Nogle organisationer er afhængige af ældre applikationer eller arbejdsgange, der er designet til at fungere med filservere og netværksdrev. I sådanne tilfælde kan det være en udfordring at migrere disse applikationer eller processer til andre uden en betydelig udviklingsindsats.
Adgang til filer på et netværksdrev eller en filserver kan være hurtigere end at arbejde med SharePoint, især for store filer eller når netværksforbindelser er langsomme eller upålidelige. Dette kan være afgørende for organisationer, der har brug for at få adgang til store filer i realtid, såsom design- eller ingeniørfirmaer.
Nogle organisationer har strenge databeskyttelsespolitikker eller lovgivningsmæssige krav, der kræver brug af on-site filservere i stedet for cloud-baserede løsninger som SharePoint. Mappede drev kan hjælpe organisationer med at bevare kontrol over deres data, samtidig med at de giver nem adgang til slutbrugere.
Organisationer, der allerede har foretaget betydelige investeringer i lokal infrastruktur, foretrækker måske at udnytte deres eksisterende filservere og lagringsløsninger frem for at tage en ny platform som SharePoint i brug.
Mappede drev og filservere kan tilbyde detaljeret adgangskontrol og tilladelser, som kan være mere passende for visse organisationer end SharePoint's tilladelsesmodel.
En af de mest almindelige klager over filservermigration (File Sync and Share Service eller SharePoint) er, at data backup og kontrol bliver mindre fleksibel, når data er på en anden placering. For eksempel, med SharePoint, er der kun én retentionsperiode, hvilket måske ikke er tilstrækkeligt for dine behov. Hvis du har brug for at tage backup af data fra tid til anden, hvis du har brug for at gendanne en fil og lade den være uslettet, eller hvis du har brug for en fuld revision af filadgang, er du nødt til at stole på, hvad tredjepartsleverandøren kan gøre for dig, og nogle gange kan det være umuligt at hjælpe.
De fleste cloud-løsninger, som du bruger som et direkte resultat af filservermigration, vil tvinge dig til at ændre dine daglige arbejdsprocesser. SharePoint kræver for eksempel, at du opdeler data i flere biblioteker eller forkorter filnavne, hvilket bryder eksterne referencer til filer og forbindelser mellem filer. Andre løsninger, som Dropbox, tvinger dig til at genoverveje tilladelseskontrol for flere sæt filer. Disse ændringer og begrænset support for avancerede funktioner såsom filspærring er uforenelige med applikationer som AutoCAD og InDesign i et multi-bruger miljø.
Selvom SharePoint overholder mange branchestandarder og -regulativer, kan organisationer have specifikke overholdelseskrav, der går ud over SharePoint's indbyggede funktioner.
SharePoints tilladelsesmodel og adgangskontrol opfylder måske ikke behovene for enhver organisation og er bestemt forskellig fra de traditionelle Active Directory og NTFS-tilladelser på filservere.
SharePoint gemmer data i Microsofts datacentre, hvilket kan føre til bekymringer om privatlivets fred for nogle organisationer, især dem med strenge krav til databehandling.
Organisationer, der har brug for en hybrid lagringsløsning, der kombinerer cloudlagring med lokal lagring eller objektlagring, men kræver et ensartet filsystemgrænseflade.
Overførsel af data fra ældre systemer til ekstern service kan være kompleks og tidskrævende. Afhængigt af datamængden og kompleksiteten kan organisationer være nødt til at investere i migreringsværktøjer, konsulenttjenester eller ekstra personale for at lette processen.
Mange organisationer kræver tilpasninger for at imødekomme deres unikke forretningsbehov, hvilket kan gøre migreringsprocessen mere kompleks og dyr. Derudover kan integration af SharePoint med andre forretningsapplikationer eller systemer kræve brugerdefineret udvikling eller tredjepartsværktøjer.
Skift til SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox og Google Drive kan kræve træning og support for slutbrugere og IT-medarbejdere, selv efter en vellykket omstrukturering for datamigrering, hvilket kan være dyrt og tidskrævende.
Tag dine filservere tilbage til fremtiden