Lämnade dina anställda viktiga arbetsfiler hemma eller på fjärrdatorer?
Använder företaget olika lagringssystem för olika affärsfunktioner?
E-postar de anställda viktiga filer till sig själva för att enkelt komma åt filer på distans?
Använder ditt företag filservrar för interna applikationer men använder molnlösningar för att dela?
Vad är Data Sprawl?
Data sprawl är spridningen av data till slutpunkter, servrar, applikationer, BYOD (Bring Your Own Device), operativsystem, nätverksmiljöer och till och med servrar på andra geografiska platser, vilket kan vara svårt att övervaka och kontrollera.
Under dagarna före "molnberäkning", löstes problemet med dataöverflöd väl av företagscentraliserade filservrar. Företag behåller alla företagets digitala tillgångar på filservrar. Anställda standardiserade på Windows-datorer och förlitar sig på VPN:er (virtuellt privat nätverk) för att komma åt företagsfiler.
Snabbspola fram till år 2006, där det första användandet av "molnberäkning" i dess moderna sammanhang inträffade, när dåvarande Google VD Eric Schmidt introducerade termen på en branschkonferens. Samma år introducerade Amazon Amazon S3 (Simple Storage Service), följt av den första iPhone-lanseringen och den första Android-lanseringen.
Nu förlitar sig företag i "molnberäknings"-eran på en mängd olika enheter, molnprogram, molnlagringsplattformar och filservrar för affärsoperationer. Alla affärsoperationer producerar digitalt innehåll på olika enheter och olika lagringsplattformar. Det kan orsaka att företag förlorar viktig innehåll som är svårt att återskapa. Att hitta korrekt information över separata lagringssilos och bland högar av irrelevant data är också utmanande och kostar företaget pengar när det gäller anställdas effektivitet.
Under år 2020, när COVID-pandemin slog till, bytte många anställda till att arbeta på distans hemifrån. De kan ha affärsrapporter att skapa eller affärsformler att beräkna. Källdokumenten och de stödjande mellanliggande filerna kan av olika anledningar lämnas kvar på hem- och fjärrdatorer.
Inom flera branscher, såsom bygg och fastigheter, använder fälttekniker mobila enheter för att besiktiga platser och ta bilder av fastighetsinventarier. Dessa digitala tillgångar kan stanna kvar på enheterna eller av misstag skickas till molnlagringstjänster istället för att skickas till företagets dataarkiv.
Affärsapplikationer såsom databasapplikationer, QuickBook eller CAD-applikationer körs fortfarande på företagets filservrar. Men när det gäller extern kommunikation och delning av filer externt kan anställda välja e-post, Office 365, Dropbox, Google Drive eller andra verktyg för att överföra data till en annan värdplats för att underlätta extern åtkomst till filer. Över tid bidrar denna affärspraxis till dataspridning.
Övergången till helt molnbaserade lagringstjänster från interna lagringslösningar har också ökat Data Sprawl. Molnlagring är ofta billigare för företag eftersom det erbjuder en skalbar lösning som lagras externt. Denna utveckling har dock ökat Data Sprawl om det inte finns några kontroller på datatillväxt.
En typisk anställd som arbetar hemifrån kan använda sin mobila enhet för att komma åt fildelningstjänster, e-postsystem och företagets ERP- eller CRM-programvara. Som ett resultat står företag inför dataexpansion. För att undvika att arbeta i kaotiska datamiljöer behöver organisationer hantera dataexpansion effektivt.
I ett företag kan användare lagra liknande data på olika servrar eller enheter. Som ett resultat är det inte lätt att utföra meningsfull dataanalys på andra platser och i andra format. När information är svår att söka efter och lokalisera, är det lika illa som förlorad. När den enda kopian av datan finns på en slutanvändares enhet, innebär också förlusten av enheten eller medarbetarens avslutande att data går förlorad.
När det gäller enheter som har tillgång till företagsdata blir säkerheten en betydande oro. Cyberattacker är på uppgång, men ett mindre känt och lika farligt hot är den illasinnade insidern; dataöverflöd sätter företag i en högre risk att falla offer för attacker som datatjuveri eller datakompromettering utförd av anställda. Ännu värre är att många organisationer misslyckas med att bekämpa dessa attacker helt enkelt för att de inte är medvetna om dem. När det finns flera platser att lagra data på är det svårt att spåra och övervaka.
Det finns ett enkelt sätt!
Tanken är enkel. Många företag har standardiserat på centraliserade filservrar. Oavsett om dessa filservrar finns i en regional VMWare-miljö, i ett Amazon AWS-datacenter eller ett Windows Azure-datacenter, är de redan i molnet på ett SOM-DET-ÄR-sätt. Varför inte bara lägga till säker fjärråtkomst till filer och möjligheter att dela filer via webblänkar och på så sätt förvandla dem till företagsmolnfilsservrar?
Samma datalagring på filserver används för affärsapplikationer, molnfildelning och fjärråtkomst till filer. Konceptet med ett datalager minskar dataskrålet.
Mjukvaran inkluderar funktioner för enhetsmappning och filspärrning, samt tillgång via webbläsare och delning av filer via webblänkar. Anställda är bekanta med dessa funktioner utan ytterligare utbildning, så naturligtvis kommer de att arbeta inom samma enhetsbokstav för filer och mappar.
Det finns mobila applikationer och mjukvaruagenter för PC- och Mac-enheter. Användarna har samma vy över filer och mappar på olika enhetstyper utan att använda VPN.
De traditionella filserverarna är nu förstärkta med molnfunktioner. När det gäller regelefterlevnadsrevisioner eller serverbackup är den befintliga affärsprocessen i stort sett densamma som tidigare, med några ytterligare steg. Det är mycket enklare att övervaka och kontrollera ett datalagringssystem än flera olika scenarier.
Dina filservrar erbjuder den bästa applikationskompatibiliteten. Oavsett om det är Office, Adobe, QuickBook, databas eller CAD-applikationer, de kördes på filservrar och kan fortsätta att fungera på filservrar. Istället för att ta bort dessa applikationer från filservern kan vi lägga till funktioner för molnfilutbyte och säker fjärråtkomst till filservrarna. Så när funktioner för webblänkfilutbyte och mobilapplikationer läggs till filserverns funktioner, blev filservern uppgraderad från en lokal filserver till en molnfilserver och blev det enhetliga datalagret.
Anställda som slutanvändare kommer att välja den mest användarvänliga applikationen för sin dagliga verksamhet. De vill ha filer och mappar vid sina fingertoppar och följa dem. Lösningen inkluderar funktioner för karta-enhet, filspärrning och delning av webblänkar för filer på olika enheter, inklusive webbläsare, PC, Mac och mobila enheter. Produktivitetsfunktionerna kommer att behålla användarna och locka dem att använda företagets molnbaserade fildelningsverktyg. Under ytan tillhandahåller samma företagsfilsservrar det enhetliga dataarkivet.
Kartläggning av enheter är en kritisk funktion för åtkomst till filer online. Det är enkelt för slutanvändare att komma åt filer och mappar över internet från inom en kartlagd enhet med dra och släpp-funktioner.
Filsäkerhet är avgörande för samarbete i team för att undvika konflikter. Slutanvändare behöver kontrollera global samtidig onlineåtkomst till filer genom att använda filsäkerhet för att bibehålla konsekvens.
Få åtkomst till filserverinnehåll från fjärran och mobila enheter utan behov av VPN. Webbfilhanteraren underlättar åtkomst, delning, samarbete och hantering, allt från dina standardwebbläsare.
Vi eliminerar de vanliga nackdelarna med traditionell åtkomst till filservrar och lösningar för delning av filer i molnet och kombinerar dem till en lösning! Säkerheten i Active Directory och NTFS-behörighetsmodellerna bibehålls också.
Mobilisera din arbetskraft med snabb och enkel säker mobil filåtkomst till företagets filservrar utan VPN. Oavsett om det är från PC, Mac, iPhone, iPad eller Android-enheter finns det en mjukvaruagent som gör det möjligt för dig.
Är du redo att förena dina affärslösningar kring dina förbättrade företagsfilservrar?