Jättivätkö työntekijäsi olennaisia työtiedostoja kotona tai etätietokoneissa?
Käyttääkö yrityksesi erilaisia tallennusjärjestelmiä eri liiketoimintatoimintoihin?
Lähettävätkö työntekijäsi tärkeitä tiedostoja itselleen sähköpostitse helpottaakseen etäpääsyä tiedostoihin?
Käyttääkö yrityksesi tiedostopalvelimia sisäisiin sovelluksiin, mutta jakaa tiedostoja pilviratkaisujen kautta?
Mikä on datan leviäminen?
Tiedon leviäminen on ilmiö, jossa data leviää päätelaitteisiin, palvelimiin, sovelluksiin, omiin laitteisiin, käyttöjärjestelmiin, verkkoympäristöihin ja jopa muihin maantieteellisiin sijainteihin oleviin palvelimiin, mikä voi olla haastavaa seurata ja hallita.
Ennen pilvilaskentaa yritysten keskitetyt tiedostopalvelimet ratkaisivat tehokkaasti tiedon hajanaisuuden ongelman. Yritykset säilyttivät kaikki yrityksen digitaaliset varat tiedostopalvelimilla. Työntekijät käyttivät standardina Windows-tietokoneita ja turvautuivat VPN-yhteyksiin (virtuaalinen erillisverkko) päästäkseen käsiksi yrityksen tiedostoihin.
Siirrytään vuoteen 2006, jolloin Google toimitusjohtaja Eric Schmidt esitteli termin "pilvilaskenta" nykyaikaisessa kontekstissaan teollisuuskonferenssissa. Samana vuonna Amazon esitteli Amazon S3 (Simple Storage Service), minkä jälkeen tulivat ensimmäisen iPhonen ja Androidin julkaisut.
Nyt yritykset "pilvilaskennan" aikakaudella luottavat monenlaisiin laitteisiin, pilvisovelluksiin, pilvitallennusalustoihin ja tiedostopalvelimiin liiketoiminnassaan. Kaikki liiketoiminta tuottaa digitaalista sisältöä eri laitteilla ja eri tallennusalustoilla. Tämä voi aiheuttaa yrityksille tärkeän sisällön menetyksiä, jota on vaikea toisintaa. Tarkkojen tietojen löytäminen erillisistä tallennuslokeroista ja merkityksettömien tietojen kasoista on myös haastavaa ja maksaa yritykselle rahaa työntekijöiden tehokkuuden muodossa.
Vuonna 2020, kun COVID-pandemia iski, monet työntekijät siirtyivät etätyöhön kotona. Heillä voi olla luotavana liiketoimintaraportteja tai laskettavana liiketoimintakaavoja. Lähde- ja välitiedostot voivat jäädä eri syistä koti- ja etätietokoneille.
Monilla toimialoilla, kuten rakennusalalla ja kiinteistöalalla, kenttäinsinöörit käyttävät mobiililaitteita kohteiden tarkastamiseen ja kiinteistöinventaarion valokuvaamiseen. Nämä digitaaliset aineistot saattavat jäädä laitteisiin tai ne voidaan vahingossa lähettää pilvitallennussovelluksiin yrityksen tietovarastojen sijaan.
Liiketoimintasovellukset, kuten tietokantasovellukset, QuickBook tai CAD-sovellukset, toimivat edelleen yritysten tiedostopalvelimilla. Kuitenkin ulkoisen viestinnän ja tiedostojen jakamisen osalta työntekijät saattavat valita sähköpostit, Office 365:n, Dropboxin, Google Driven tai muita työkaluja siirtääkseen tietoja eri isäntäpalvelimelle helpottaakseen ulkoista tiedostojen käyttöä. Ajan myötä tämä liiketoimintakäytäntö edistää tiedon hajaantumista.
Siirtyminen pelkästään pilvipohjaisiin tallennuspalveluihin sisäisistä tallennusratkaisuista on myös lisännyt Data Sprawlia. Pilvitallennus on usein yrityksille edullisempi, koska se tarjoaa skaalautuvan ratkaisun, joka on tallennettu ulkoisesti. Kuitenkin tämä kehitys on lisännyt Data Sprawlia, jos datan kasvua ei valvota.
Tyypillinen kotona työskentelevä työntekijä saattaa käyttää mobiililaitettaan päästäkseen käsiksi tiedostonjakopalveluihin, sähköpostijärjestelmiin sekä yrityksensä ERP- tai CRM-ohjelmistoon. Tämän seurauksena yritykset kohtaavat tiedon hajaantumisen ongelman. Jotta työskentely sekavissa tietoympäristöissä vältettäisiin, organisaatioiden täytyy hallita tiedon hajaantumista tehokkaasti.
Yrityksessä käyttäjät saattavat tallentaa samankaltaisia tietoja eri palvelimille tai laitteille. Tämän seurauksena merkityksellisen tietoanalyysin suorittaminen muissa sijainneissa ja muodoissa ei ole helppoa. Kun tietoja on vaikea hakea ja paikantaa, se on yhtä huonoa kuin kadonnut. Kun ainoa kopio tiedoista on loppukäyttäjän reunalaiteessa, laitteen menetys tai työntekijän irtisanominen tarkoittaa myös tietojen menetystä.
Kun on kyse laitteista, joilla on pääsy yrityksen tietoihin, turvallisuudesta tulee merkittävä huolenaihe. Kyberhyökkäykset ovat yleistymässä, mutta yhtä lailla tuntematon ja yhtä vaarallinen uhka on pahantahtoinen sisäpiiriläinen; tiedon hajaantuminen asettaa yritykset suuremmalle riskille joutua hyökkäysten, kuten tietovarkauksien tai tietojen komprometoimisen, kohteeksi, joita työntekijät toteuttavat. Pahempaa on, että monet organisaatiot eivät onnistu torjumaan näitä hyökkäyksiä yksinkertaisesti siksi, että eivät ole tietoisia niistä. Kun tietoja voi tallentaa moniin paikkoihin, on vaikea seurata ja valvoa.
On olemassa yksinkertainen tapa!
Ajatus on yksinkertainen. Monet yritykset ovat standardoineet keskitetyt tiedostopalvelimet. Olipa nämä tiedostopalvelimet sitten alueellisessa VMWare-ympäristössä, Amazon AWS -tietokeskuksessa tai Windows Azure -tietokeskuksessa, ne ovat jo pilvessä AS-IS-muodossa. Miksi ei siis lisätä niihin turvallista etätiedostojen käyttöä ja web-linkkien kautta tapahtuvaa tiedostonjakoa ja muuttaa niitä yrityksen pilvitiedostopalvelimiksi?
Samaa tiedostopalvelimen dataa käytetään liiketoimintasovelluksiin, pilvitiedostojen jakamiseen ja etätiedostojen käyttöön. Yksi data-varasto -konsepti vähentää datan leviämistä.
Ohjelmisto sisältää aseman kartoitus- ja tiedostonlukitusominaisuuksia, sekä pääsyn verkkoselaimeen ja tiedostojen jakamisen verkkolinkkien kautta. Työntekijät ovat tuttuja näiden ominaisuuksien kanssa ilman lisäkoulutusta, joten luonnollisesti he käyttävät samoja aseman kirjaimia tiedostoille ja kansioille.
Mobiilisovelluksia ja ohjelmistoagentteja on saatavilla PC- ja Mac-laitteille. Käyttäjillä on sama tiedostojen ja kansioiden näkymä eri laitetyypeillä ilman VPN:n käyttöä.
Perinteiset tiedostopalvelimet on nyt vahvistettu pilviominaisuuksilla. Kun on kyse vaatimustenmukaisuustarkastuksista tai palvelimen varmuuskopioinnista, sama olemassa oleva liiketoimintaprosessi on käytännössä sama kuin ennen, muutamalla lisävaiheella. On paljon helpompaa valvoa ja hallita yhtä tietojen tallennusjärjestelmää kuin useita erilaisia skenaarioita.
Tiedostopalvelimesi tarjoavat parhaan sovellusyhteensopivuuden. Olipa kyseessä Office, Adobe, QuickBook, tietokanta- tai CAD-sovellukset, ne toimivat tiedostopalvelimilla ja voivat jatkaa toimintaansa tiedostopalvelimilla. Sen sijaan, että veisimme nämä sovellukset pois tiedostopalvelimelta, voimme lisätä tiedostopalvelimiin pilvitiedostonjakamisen ja turvallisen etäkäytön toimintoja. Joten kun tiedostopalvelimen ominaisuuksiin lisätään web-linkkien tiedostonjakotoiminnot ja mobiilisovellukset, tiedostopalvelin on ylennetty paikallisesta tiedostopalvelimesta pilvitiedostopalvelimeksi ja siitä on tullut yhtenäinen tietovarasto.
Työntekijät loppukäyttäjinä valitsevat parhaan helppokäyttöisyyden sovelluksen päivittäiseen toimintaansa. He haluavat tiedostot ja kansiot sormenpäähänsä ja seuraamaan heitä. Ratkaisu sisältää aseman kartoituksen, tiedoston lukitsemisen ja web-linkin tiedostonjakokyvyt eri laitteilla, mukaan lukien verkkoselaimet, PC:t, Macit ja mobiililaitteet. Tuottavuusominaisuudet pitävät käyttäjät mukana ja houkuttelevat heitä käyttämään yrityksen tarjoamia pilvitiedostonjakotyökaluja. Pinnan alla samat yrityksen tiedostopalvelimet tarjoavat yhtenäisen tietovaraston.
Aseman määrittäminen on kriittinen ominaisuus tiedostojen online-käyttöä varten. Loppukäyttäjien on helppo käyttää tiedostoja ja kansioita Internetin yli määritetyn aseman sisällä vetämällä ja pudottamalla.
Tiedoston lukitseminen on elintärkeää tiimityöskentelyssä ristiriitojen poistamiseksi. Loppukäyttäjien on kyettävä hallitsemaan tiedostojen maailmanlaajuista samanaikaista verkkokäyttöä käyttämällä tiedoston lukitusta yhdenmukaisuuden ylläpitämiseksi.
Pääse käsiksi tiedostopalvelimen sisältöön etä- ja mobiililaitteista ilman VPN-yhteyttä. Web-tiedostonhallinta mahdollistaa pääsyn, jakamisen, yhteistyön ja hallinnan kaikki tavallisilla verkkoselaimillasi.
Poistamme perinteisten tiedostopalvelimien käytön yleiset haitat ja pilvitiedostojen jakamisen ratkaisut ja yhdistämme ne yhdeksi ratkaisuksi! Active Directory -turvallisuus ja NTFS-käyttöoikeusmallit säilytetään myös.
Mobilisoi työvoimasi nopeasti ja helposti turvallisella mobiilipääsyllä yrityksen tiedostopalvelimiin ilman VPN-yhteyttä. Olipa kyseessä PC, Mac, iPhone, iPad tai Android-laitteet, on olemassa ohjelmistoagentti, joka tekee siitä toimivan sinulle.
Oletko valmis yhdistämään yrityksesi ratkaisut parannettujen yritystiedostopalvelimiesi ympärille?