Har dine medarbejdere efterladt vigtige arbejdsfiler hjemme eller på fjerncomputere?
Bruger virksomheden forskellige lagringssystemer til forskellige forretningsfunktioner?
E-mailer medarbejderne vigtige filer til sig selv for nem fjernadgang til filer?
Bruger din virksomhed filservere til interne applikationer, men bruger cloud-løsninger til deling?
Hvad er Data Spredning?
Dataspredning er spredningen af data til endepunkter, servere, applikationer, BYOD'er, operativsystemer, netværksmiljøer og endda servere i andre geografiske placeringer, hvilket kan være udfordrende at overvåge og kontrollere.
I dagene før cloud computing blev data spredning effektivt løst af virksomheders centraliserede filservere. Virksomheder opbevarer alle firmaets digitale aktiver på filservere. Ansatte standardiserede på Windows computere og stolede på VPN'er (virtuelt privat netværk) for at få adgang til forretningsfiler.
Spol frem til år 2006, hvor den første brug af "cloud computing" i sin moderne kontekst fandt sted, da daværende Google CEO Eric Schmidt introducerede udtrykket på en branchekonference. Samme år introducerede Amazon Amazon S3 (Simple Storage Service), efterfulgt af den første iPhone-udgivelse og den første Android-udgivelse.
Nu stoler virksomheder i "cloud computing"-æraen på et bredt udvalg af enheder, cloud-applikationer, cloud-lagringsplatforme og filservere til forretningsdrift. Alle forretningsoperationerne producerer digitalt indhold på forskellige enheder og forskellige lagringsplatforme. Det kan forårsage, at virksomheder mister vigtigt indhold, som er svært at genskabe. At finde nøjagtige oplysninger på tværs af separate lagringssiloer og blandt bunker af irrelevant data er også udfordrende og koster virksomheden penge i form af medarbejdereffektivitet.
I året 2020, da COVID-pandemierne ramte, skiftede mange medarbejdere til en fjernarbejdsordning hjemmefra. De kan have forretningsrapporter at oprette eller forretningsformler at beregne. Kilde filerne og de mellemliggende støttefiler kan af forskellige årsager være efterladt på hjemme- og fjerncomputere.
I flere brancher, såsom byggeri og fast ejendom, bruger feltteknikere mobile enheder til at inspicere steder og tage billeder af ejendomsinventar. Disse digitale aktiver kan blive på enhederne eller ved en fejl blive sendt til cloud-lagringsapplikationer i stedet for at sende dem til virksomhedens dataarkiver.
Forretningsapplikationer såsom databaseapplikationer, QuickBook eller CAD-applikationer kører stadig på virksomhedens filservere. Men når det kommer til ekstern kommunikation og deling af filer eksternt, kan medarbejdere vælge at bruge e-mails, Office 365, Dropbox, Google Drev eller andre værktøjer til at overføre data til en anden hostingtjeneste for at lette adgang til filer udefra. Over tid bidrager denne forretningspraksis til dataspredning.
Overgangen til rent cloud-baserede lagringstjenester fra interne lagringsløsninger har også øget Data Spredning. Cloud-lagring er ofte billigere for virksomheder, da det tilbyder en skalerbar løsning, der opbevares eksternt. Dog har denne udvikling øget Data Spredning, hvis der ikke holdes styr på datavæksten.
En typisk medarbejder, der arbejder hjemmefra, bruger muligvis sin mobile enhed til at få adgang til fildelingstjenester, e-mailsystemer og sin virksomheds ERP- eller CRM-software. Som følge heraf står virksomheder over for dataspredning. For at undgå at arbejde i kaotiske dataomgivelser, skal organisationer effektivt håndtere dataspredning.
I en virksomhed kan brugere gemme lignende data på forskellige servere eller enheder. Som et resultat er det ikke let at udføre meningsfuld dataanalyse på andre steder og i andre formater. Når information er svær at søge efter og lokalisere, er det lige så slemt som tabt. Når den eneste kopi af dataene er på en slutbrugers kantenhed, betyder tabet af enheden eller medarbejderens fratrædelse også tab af data.
Når det kommer til enheder, der har adgang til firmaets data, bliver sikkerhed en væsentlig bekymring. Cyberangreb er på fremmarch, men en mindre kendt og lige så farlig trussel er den ondsindede insider; dataspredning sætter virksomheder i højere risiko for at falde offer for angreb som datatyveri eller datakompromittering udført af medarbejdere. Endnu værre er det, at mange organisationer ikke bekæmper disse angreb, simpelthen fordi de ikke er opmærksomme på dem. Når der er flere steder at gemme data, er det svært at spore og overvåge.
Der er en ligetil måde!
Idéen er ligetil. Mange virksomheder har standardiseret på centraliserede filservere. Uanset om disse filservere er i et regionalt VMWare-miljø, i et Amazon AWS-datacenter eller et Windows Azure-datacenter, er de allerede i skyen på en SOM-ER-basis. Hvorfor ikke bare tilføje sikker fjernadgang til filer og web-link fildelingskapaciteter til dem og omdanne dem til virksomhedens skybaserede filservere?
Den samme filserver datalagring bruges til forretningskritiske applikationer, deling af filer i skyen og fjernadgang til filer. Konceptet med ét datalager reducerer dataspredningen.
Softwaren inkluderer funktioner til drevtilknytning og filspærring, samt adgang via webbrowser og deling af filer via weblink. Medarbejderne er fortrolige med disse funktioner uden yderligere træning, så naturligvis vil de arbejde inden for det samme drevbogstav for filer og mapper.
Der findes mobile applikationer og softwareagenter til PC- og Mac-enheder. Brugerne har det samme fil- og mappevisning på tværs af forskellige enhedsfaktorer uden at bruge VPN.
De traditionelle filservere er nu udstyret med skyfunktioner. Når det kommer til overholdelse af revisioner eller serverbackup, er den samme eksisterende forretningsproces stort set den samme som før, med et par ekstra trin. Det er meget lettere at overvåge og kontrollere ét datalagringssystem end flere forskellige scenarier.
Dine filservere tilbyder den bedste applikationskompatibilitet. Uanset om det er Office, Adobe, QuickBook, database eller CAD-applikationer, kørte de på filservere og kan fortsætte med at fungere på filservere. I stedet for at tage disse applikationer væk fra filserveren, kan vi tilføje funktionaliteter til fildeling i skyen og sikker fjernadgang til filserverne. Så når funktioner til fildeling via weblink og mobile applikationer tilføjes til filserverens funktioner, blev filserveren forfremmet fra en lokal filserver til en skyfilserver og blev det forenede dataopbevaringssted.
Medarbejdere som slutbrugere vil vælge den mest brugervenlige applikation til deres daglige drift. De ønsker at have filer og mapper ved hånden og følge dem. Løsningen inkluderer drev-mapping, fil-låsning og deling af filer via weblinks på tværs af forskellige enheder, herunder webbrowsere, pc'er, Macs og mobile enheder. Produktivitetsfunktionerne vil fastholde brugerne og tiltrække dem til at bruge virksomhedens cloud-fildelingstjenester. Under overfladen leverer de samme virksomhedsfilservere det forenede datalager.
Drevtilknytning er en kritisk funktion til online filadgang. Det er nemt for slutbrugere at få adgang til filer og mapper over internettet fra et tilknyttet drev med træk og slip-funktioner.
Filspærring er afgørende for teamsamarbejde for at undgå konflikter. Slutbrugere skal kunne styre global samtidig onlineadgang til filer ved at bruge filspærring for at opretholde konsistensen.
Få adgang til filserverindhold fra fjerne og mobile enheder uden behov for VPN. Webfilhåndteringen letter adgang, deling, samarbejde og styring, alt sammen fra dine standardwebbrowsere.
Vi eliminerer de almindelige ulemper ved traditionel filserveradgang og cloud-fildelingsløsninger og kombinerer dem i én løsning! Active Directory-sikkerhed og NTFS-tilladelsesmodeller opretholdes også.
Mobiliser din arbejdsstyrke med hurtig og nem sikker mobil filadgang til virksomhedens filservere uden VPN. Uanset om det er fra PC, Mac, iPhone, iPad eller Android-enheder, er der en softwareagent, der gør det muligt for dig.
Er du klar til at forene dine forretningsløsninger omkring dine forbedrede virksomhedsfilservere?